مذاکره تجاری چیست؟
شاید تعریف دقیق و مشخصی برای مذاکره تجاری وجود نداشته باشد. اما چیزی که می‌توان به صورت ساده و کامل بیان کرد این است که مذاکره تجاری به تمام گفت و گوها و مذاکراتی گفته میشود که رنگ و بوی مالی داشته و برای طرفین تبعات مالی به دنبال داشته باشد.
هدف از مذاکرات تجاری چیست؟
در واقع در مذاکره تجاری قصد و هدف جابجایی پول نیست اما صحبت در مورد فعالیت‌های مالی و اقتصادی انجام میشود. به عنوان مثال صحبت و گفتگو در مورد استخدام، اخذ نمایندگی، خرید و فروش، پزشک و بیمار، سازمان‌های مختلف، واحدهای صنفی و هر نوع معامله دیگری را می‌توان مذاکره تجاری نامید.
شاید شما با مفهوم مذاکره تجاری آشنا نباشید اما چندین بار از این مفهوم در فعالیت و کسب و کار خود استفاده کرده‌اید. آشنایی با اصول و فنون مذاکره و انجام درست آن می‌تواند به موفقیت شما در کسب و کار و حتی زندگی روزمره کمک کند.
مهم‌ترین مفاهیم در مذاکره تجاری
قبل از هر چیزی و آموزش در مورد ابزارها و روش‌های استفاده از این نوع مذاکره بهتر است برای رسیدن به آشنایی کاملی با مفاهیم پایه مذاکره تجاری از وبسایت Forbes به مقاله 15 Tactics For Successful Business Negotiations را مطالعه کنید. هر چه میزان تسلط شما بر مفاهیم پایه بیشتر باشد، شانس شما برای مذاکره تجاری موفق نیز بیشتر میشود.
تشخیص درست اینکه آیا در حال مذاکره هستیم یا خیر.
این نکته در عین سادگی بسیار مهم است. گاهی اوقات پیش می‌آید که ما در حال مذاکره هستیم اما اطلاعی از آن نداشته و با رفتار نادرست خود آینده شغلی یا کسب و کار خود را به خطر می‌اندازیم.
گاهی اوقات نیز برعکس موضوع پیش می‌آید. جلسه برگزار شده به هیچ عنوان مذاکره تجاری نیست اما ما با برداشت اشتباه و صحبت‌های نابجا جلسه را به مسیر اشتباهی می‌کشانیم.
آشنایی با انواع مذاکره
دومین مفهوم پایه و اساسی در مذاکره تجاری، آشنایی با انواع مذاکره است. مذاکره‌ها به دو دسته تلفیقی و توزیعی تقسیم می‌شوند. بهترین راه برای استفاده از این دو این است که در ابتدا از مذاکره تلفیقی استفاده شود تا بیشترین سهم حاصل شود، سپس به کمک مذاکره توزیعی به دنبال دریافت سهم بیشتری برای خود باشید.
پرورش مدل ذهنی مفید
مدل ذهنی در مذاکره یکی از مفاهیم مهمی است که با درک عمیق آن، درک مدیریت امکان پذیر میشود. در این زمینه باید ببینیم چه مدل ذهنی برای فرد مذاکره کننده مفید است؟ یا اینکه کدام مدل ذهنی است که باعث میشود فرد در روند مذاکره موفق شود؟
به عنوان مثال اینکه فرد مذاکره کننده یک تفکر کاملا استراتژیک داشته باشد، می‌تواند تسلط بیشتری بر منابع در دسترس داشته و در مذاکره به صورت حرفه‌ای ظاهر شود.
مورد دیگر در این زمینه این است که فرد می‌تواند تفکر نتیجه گرا داشته باشد، به این معنی که در تمام مراحل انجام مذاکرات، خواسته نهایی را فراموش نکند.
مهارتهای ارتباطی برای انجام مذاکره تجاری
داشتن مهارت ارتباطی می‌تواند مهم‌ترین بخش در یک مذاکره تجاری موفق باشد.
شما برای یادگیری برقراری ارتباط در مذاکره بایستی به نکات زیر توجه داشته باشید.
- هوش کلامی و تسلط کلامی خود را تقویت کنید.
- برای شناخت کلمات بیشتر به صورت روزانه تمرین کنید.
- خوب گوش دادن را بیاموزید. بسیاری از افراد تنها برای صحبت کردن و مهارت کلامی وقت می‌گذارند، در صورتی که گوش دادن نیز به عنوان یکی از مهارتهای بسیار تأثیرگذار مطرح میشود.
- مهارتهای غیرکلامی را آموزش ببینید و در حین مذاکره از آنها استفاده کنید. گاهی اوقات لازم است منظور خود را بدون صحبت کردن منتقل کنید.
مهم‌ترین تکنیک ها برای موفقیت در مذاکره تجاری
از آنجایی که مذاکره تجاری در تمام فعالیت‌های روزمره و کاری افراد پیش می‌آید، باید با روش و تکنیکهای لازم برای انجام موفقیت آمیز آن آشنا شوید.
آشنایی با اصول و فنون مذاکره تجاری موفق
همانطور که گفته شد قبل از انجام هر کاری باید با قوانین پایه و اصولی در زمینه مذاکره آشنا باشید. زمانی که قصد انجام مذاکره تجاری با فرد یا سازمان خاصی دارید، باید به اصول کلی مذاکره، انواع مذاکره، نحوه صحبت کردن، اصول مدیریت جلسه مذاکره و … آشنا باشید.
داشتن دید کلی در مورد مذاکره مسیر و جهت صحبت کردن را مشخص کرده و به شما می‌گوید بر روی چه مهارت‌هایی تمرکز کنید.
به صحبت‌های طرف مقابل گوش دهید.
گاهی اوقات افراد در جلسات مختلف مذاکره تجاری به صورت مداوم در حال صحبت کردن هستند و به هیچ عنوان حاضر به شنیدن و گوش دادن به صحبت‌های طرف مقابل نیستند.
در کلاس بازاریابی گفته شده است که باید بدانید بهترین مذاکره کنندگان کسانی هستند که با دقت و حوصله صحبت‌های طرف مقابل را می‌شنوند تا محدودیت‌ها و اهداف را به درستی درک کنند. پس از آن می‌توانند پاسخ مناسب و درست را آماده کنند.
در جریان مذاکره باید به محدودیت‌های طرف مقابل و همچنین مواردی که در آنها انعطاف به خرج می‌دهد آگاه شوید تا بتوانید در مسیر درست رسیدن به اهداف تجاری خود صحبت کنید.
آمادگی کامل برای مذاکره تجاری موفق
برای این منظور باید اطلاعات کاملی در مورد طرف مقابل خود به دست آورید.
می‌توانید از قبل با چک کردن وبسایت، شبکه‌های اجتماعی، مطالب یا مقالات نوشته شده در مورد شرکت و … اطلاعات کافی در مورد آنها کسب کنید. علاوه بر آن می‌توانید در مورد فرد مذاکره کننده نیز اطلاعات و بیوگرافی کاملی به دست آورده تا در هنگام مذاکره با آگاهی کامل صحبت کنید.
مورد بعدی این است که در مورد معاملات انجام شده قبلی این سازمان تحقیق کرده و پیشنهادها و قیمت‌هایی که در معاملات قبلی وجود داشته را بررسی کنید.
با نحوه قرارداد نویسی آشنا باشید
به پیشنهاد آکادمی بازار زمانی که در جلسه مذاکره حضور می‌یابید و با طرف مقابل به توافق می‌رسید، باید اقدام به نوشتن قرارداد نمایید. در این مورد باید حتما به صورت کاملا دقیق و اصولی قرارداد را به ثبت برسانید تا توافق حاصل شده دچار مشکل نشود.
گاهی اوقات علیرغم مذاکره مثبت، نوشتن قرارداد به صورتی انجام می‌گیرد که در آینده مشکلاتی را برای طرفین به همراه خواهد داشت. اگر مذاکره کننده با اصول قرارداد نویسی آشنا نباشد ممکن است با مشکل روبرو شده و تمام زحماتش برای انجام مذاکره به هدر برود.
تمام مذاکره کنندگان می‌توانند در دوره‌های آموزشی قراردادنویسی شرکت کرده و اطلاعات کاملی را کسب کنند. گاهی اوقات نیز افراد مذاکره کننده از وکلای باتجربه در این زمینه کمک گرفته تا بتوانند بدون مشکل قراردادهای مورد نظر را ثبت کنند.
داشتن توانایی چانه‌زنی در مذاکره
مذاکره در صورتی موفقیت آمیز است که فرد بتواند تخفیف خوبی از طرف مقابل بگیرد، یا اینکه به عنوان فروشنده با کمترین میزان تخفیف قرارداد را ثبت کند. به این صورت است که می‌تواند در مورد مذاکره تجاری موفق صحبت کند.
به همین دلیل فرد مذاکره کننده باید توانایی و مهارت بالایی در چانه زنی داشته تا بتواند طرف مقابل را راضی کرده و با بهترین قیمت معامله را انجام دهد.
این توانایی در هر دو طرف چه برای تخفیف دادن و چه تخفیف ندادن بسیار مهم است.
در انجام مذاکره تجاری مودب باشید.
بسیاری از افراد به قدری سخت‌گیر و بد دهان هستند که هرگز به یک مذاکره تجاری موفق نمیرسند و هیچ فرد و سازمانی تمایل با همکاری با آنها ندارد.
بهتر است در جریان مذاکره ادب را رعایت کرده و به صورتی صحبت کنید که طرف مقابل را برای انجام مذاکرات بعدی نیز جذب کنید.
علاوه بر آن برگزاری جلسات مذاکره آداب و تشریفات خاص خود را دارد. به عنوان مثال نحوه غذا خوردن در جلسه می‌تواند بر ارتباط و تعامل طرفین تأثیر داشته و حتی گاهی اوقات مانع از انجام توافق شود.
اولین پیشنهاد را قبول نکنید.
در مذاکرات تجاری هرگز به فکر قبول اولین پیشنهاد نباشید. این موضوع بسیار ساده است، شما زمانی که برای خرید لباس به فروشگاه‌ها مراجعه می‌کنید، معمولاً اولین لباس را خریداری نمی‌کنید. حتی اگر اولین لباس ویژگی‌های مورد نظر را داشته باشد، باز هم سعی می‌کنید چند مغازه دیگر را سر بزنید شاید گزینه بهتری را مشاهده کنید.
بهتر است موارد و پیشنهادهای مختلف را بررسی کنید. حتی اگر تنها یک پیشنهاد پیش روی شما باشد، نباید به سرعت آن را بپذیرید. این کار باعث میشود طرف مقابل تصور کند پیشنهاد عالی با قیمت مناسب پیشنهاد داده و از پیشنهاد خود پشیمان شود و حتی جلسه را ترک کند.
خود را برای ترک مذاکره آماده کنید
شاید گفتن این حرف ساده باشد اما در عمل به راحتی نمی‌توانید مذاکره را نیمه کاره رها کنید. باید قبل از شروع مذاکره قیمت نهایی مورد نظر و قیمت ترک مذاکره را مشخص کنید تا در صورتی که توافق مورد نظر حاصل نشد بتوانید جلسه مذاکره را ترک کنید.
از مشاوران و وکلای با تجربه کمک بگیرید
اگر مذاکره مورد نظر شما بزرگ و پیچیده باشد، حتما باید از وکلا و متخصصین با تجربه کمک بگیرید. شاید این افراد حق الزحمه زیادی را از شما دریافت کنند اما برای انجام معامله بزرگ ضروری است و باعث موفقیت شما در روند مذاکره میشود.
به عنوان مثال اگر قصد خرید یا فروش ملک دارید می‌توانید از وکلای ملکی کمک گرفته تا معامله را به بهترین شکل ممکن و با بیشترین میزان سود انجام دهید.
مراحل انجام مذاکره تجاری موفق
تا به اینجا به طور مفصل در مورد مذاکره تجاری صحبت شد. حال می‌خواهیم ببینیم برای انجام یک مذاکره تجاری موفق چه مراحلی را باید دنبال کنیم.
اگر روند انجام مذاکره را به بخش‌های مختلفی تقسیم کنیم، به راحتی می‌توانید مذاکرات قبلی خود را بررسی و نقاط ضعف و قوت خود را در هر مرحله مشخص کنیم. این کار باعث بهبود انجام مذاکره میشود.
بر اساس منابع موجود الگوهای مختلفی برای مراحل مذاکره تجاری وجود دارد. در ادامه به بررسی یکی از این موارد ، می‌پردازیم.
این توصیف به 7 مرحله تقسیم میشود، البته تمام این موارد در تمام مذاکرات دارای مصداق مشخص نیستند، اما در حالت کلی می‌توانند مذاکره را تقسیم بندی کنند.
آمادگی برای انجام مذاکره تجاری موفق
قبل از هر کار اطلاعات کامل و مفیدی در زمینه موضوع مذاکره به دست بیاورید. تمام مسائلی که قصد دارید در حین مذاکره در مورد آنها صحبت کنید، یادداشت کنید. تمام مواردی که تصور می‌کنید در حین مذاکره در مورد آن ها صحبت میشود را یادداشت کرده و خود را برای پاسخ دادن و صحبت در مورد آنها آماده کنید.
شروع بحث و گفتگو (شروع مذاکره)
در این مرحله بحث و گفتگو در مورد موضوع مذاکره آغاز شده و طرفین خواسته‌ها و پیشنهادات خود را ارائه می‌دهند.
در شروع مذاکره تجاری باید هم به درستی صبحت کنید و موارد مورد نظرتان را تا جایی که نیاز می بینید به صورت ساده بیان کنید. همچنین ششما باید کامل و دقیق به صحبت‌های طرف مقابل خود گوش دهید و اطلاعات مهم و ضروری را برای مدیریت درست جلسه مذاکره یادداشت کنید.
مشخص کردن اهداف
اهداف خود را به صورت کاملا شفاف بیان کنید. گاهی اوقات در مذاکره اهداف متفاوت بوده و همین موضوع باعث اختلافات و تعارض در مذاکره می شود. به همین دلیل بهتر است تمام هدف‌ها بیان شده تا از بین آنها به نقاط مشترک دست یابید.
تفکر برنده داشتن
مذاکره باید به صورتی پیش رود که دو طرف احساس رضایت داشته باشند. این مذاکره برد برد است. که نتایج عالی برای هر دو طرف مذاکره به همراه دارد که با مدیریت درست جلسه مذاکره حاصل خواهد شد.
اجرایی کردن توافقات مذاکره
پس از توافق مهم‌ترین کار اجرایی کردن توافق است. در این مرحله باید دقت بسیار زیادی به کار گرفته و دقیقا مشابه با توافق صورت گرفته فعالیت موردنظر انجام گیرد. در صورت نیاز به ثبت قرارداد باید به صورت اصولی و مطابق با دستورالعمل‌ها انجام گیرد.
در یک مذاکره تجاری این کارها را نکنید! بخشی از کلاس فنون مذاکره در تهران
درگیر احساسات نشوید
در مذاکرات تجاری نباید درگیر احساسات شوید و اجازه بدهید که احساسات رویکرد شما را تعیین کنند. داشتن واکنش های احساسی نه تنها با تفکر منطقی شما تداخل می کند، بلکه ممکن است منجر به اشتباهات بسیار سنگین و جبران ناپذیری شود. گاهی اوقات رویکرد احساسی یکی از طرفین باعث توقف مذاکرات یا شکست خوردن آن می شود. در طول مذاکرات آرام و صمیمی بمانید، حتی اگر طرف مقابل درگیر مسایل احساسی می شود.
از ارزش خود غافل نشوید
یکی از بزرگترین مشکلات در مذاکره، به ویژه برای کسانی که تازه وارد مذاکرات تجاری شده اند، دست کم گرفتن خود ( یا سازمان) در مقایسه با طرف مقابل است. بدین منظور باید قبل از شروع مذاکره، دستاوردها یا نقاط قوت سازمانتان را یادداشت کنید تا زمانی که می خواهید از خودتان دفاع کنید، آنها را در ذهن داشته باشید.
نگرش “همه یا هیچ” نداشته باشید
همواره به یاد داشته باشید که مذاکره تجاری مستلزم سازش است. بهترین تاکتیک های مذاکره، آنهایی هستند که بر ایجاد یک معامله سودمند متقابل برای هر دو طرف (برد – برد) تمرکز دارند. از این رو در نظر داشته باشید که قرار نیست شما طرف برنده یا بازنده باشید. لیستی از امتیازاتی که می خواهید دریافت کنید و مواردی که می توانید به طرف مقابل بدهید، را همراه داشته باشید تا در طول جلسه به آن استناد کنید.
پس از بردن در مذاکرات، ابراز خوشحالی نکنید
اگر به کار بستن تاکتیک های مذاکره باعث شد که به نتیجه دلخواه برسید، ذوق زده نشوید! همان گونه که در طول جلسه حرفه ای عمل کرده اید، در انتها نیز رفتار حرفه ای داشته باشید. همواره در ذهن داشته باشید که شرایط کسب و کار به سرعت تغییر می کند. ممکن است همین شخصی که امروز در مذاکره شکست خورده، در آینده نیز همکار یا مافوق شما شود.
کسی را دست کم نگیرید
هرگز طرف مقابل را به دلیل اینکه توان مالی یا اعتبار کمتری از شما دارد، دست کم نگیرید! ارزش مالی و حجم کسب و کار ممکن است ابزاری قدرتمند باشد، اما میزان آمادگی، داشتن یک برنامه قوی و تاکتیک موثر ابزارهای ارزشمندتری در مذاکرات تجاری هستند.
حتی بهترین مذاکره کننده ها نیز برای موفقیت در مذاکرات تجاری نیاز به تمرین و تکرار تاکتیک های موثر دارند. آکادمی بازار با برگزاری کلاس فنون مذاکره در تهران این فرصت را برای شما فراهم می آورد تا این روش ها را در کنار اساتید حرفه ای مذاکره تمرین کنید.
جمع‌بندی مذاکره تجاری
تمام افراد روزانه درگیر مذاکرات تجاری مختلف هستند، حتی اگر هیچ آشنایی در این زمینه نداشته باشند. برای خرید به فروشگاه مراجعه می‌کنید، قصد استخدام در شرکت خاصی دارید، می‌خواهید قرارداد مهمی را با شرکت دیگری به ثبت برسانید و بسیاری از فعالیت‌هایی که در زمینه‌های مختلف برای فعالیت‌های مالی و اقتصادی انجام می‌شوند، در دسته مذاکرات تجاری قرار می‌گیرند.
به دلیل اهمیت بسیار بالای این نوع مذاکره در این مقاله به بررسی اصول اولیه مذاکرات تجاری، مفاهیم، تکنیک ها، اصول و مراحل آن پرداخته ایم. از این رو امیدواریم این مقاله از تیم تحریر آکادمی بازار برایتان مفید واقع شده باشد.
