در این مقاله از مجموعه آکادمی بازار قصد داریم دربارۀ مذاکرات گروهی و اهمیت اصول و فنون مذاکره صحبت کنیم. اگر شما یک مذاکره کننده مبتدی یا حرفه‌ای هستید، شک نکنید که در یکی از این جلسات مذاکره بالاخره با یک تیم یا گروه مواجه می‌شوید. بنابراین بهتر است قبل از رسیدن چنین روزی، اطلاعات کافی دربارۀ مدیریت جلسه مذاکره گروهی داشته باشید. در این مقاله قصد داریم به آموزش مذاکرات گروهی بپردازیم و مرحله به مرحله پیش رویم.
نحوه مذاکره گروهی موثر
فرقی ندارد شما به شکل تیمی مذاکره می‌کنید یا فردی. اگر شما بتوانید یک مذاکره مؤثر و اثر بخش داشته باشید، نتیجه لازم را دریافت خواهید کرد. در هر دو روش تیمی و انفرادی اطلاع از اصول و فنون مذاکره به شما کمک خواهد کرد. گام اول در فرآیند مذاکره، شناسایی تیم مقابل است. در ادامۀ این مطلب از مجموعه بازار آکادمی این موضوع را کاملاً توضیح داده‌ایم.
1.شناسایی افراد تیم مقابل
مهمترین نکته در تکنیک ها و اصول مذاکره گروهی یا انفرادی این است که هر دو طرف از یکدیگر شناخت داشته باشند. هنگامی که شما فقط با یک نفر مذاکره دارید، قطعاً شناخت ویژگی‌ها و شخصیت این شخص بسیار راحت خواهد بود. اما در مذاکره گروهی چندین نفر در مقابل شما هستند که هر کدام ویژگی‌های شخصیتی و اخلاقی خود را دارند. برخی از آنها ممکن است در مذاکره حرفه‌ای بوده و برخی دیگر مبتدی باشند.
بیشتر بخوانید: تیپ‌های شخصیتی مذاکره کنندگان؛ با کی چطور مذاکره کنیم
2. مذاکره اصولی براساس شناخت تیم مقابل
تعدادی از افراد تیم مقابل ممکن است به تمامی اصول مذاکره تسلط داشته باشند و تکنیک های مذاکرات گروهی شما را به راحتی شناسایی کنند. همچنین ممکن است شخصی در میان این تیم حضور داشته باشد که بیان و قدرت تکلم بالایی داشته باشد و بتواند بر شما غالب شود.
بنابراین قبل از انجام تکنیک‌ها و اصول مذاکرات گروهی شناخت روحیات تیم مقابل بسیار اهمیت دارد. اگرچه ممکن است کسب اطلاعات دربارۀ ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری هر یک از اعضای تیم مقابل کار راحتی نباشد. اما اگر نتیجۀ مذاکره برای شما اهمیت بسیار زیادی دارد، بهتر است تلاش کنید و ریسک مذاکره را کاهش دهید.
3.حفظ قدرت کلام در مذاکره گروهی
اگر اعضای گروه مقابل تصمیم گرفته باشند از تکنیک آدم خوب آدم بد در مذاکره استفاده کنند، احتمال اینکه شما در میانه مذاکره روحیه خود را از دست بدهید وجود دارد. بنابراین سعی کنید تمرین کنید تا قبل از انجام مذاکره گروهی قدرت کلام خود را حفظ کنید. قدرت بیان و رفتار یک شخص، قادر است نه تنها ۱۰ نفر، بلکه صد نفر را زمین بزند.
اگر اعتماد به نفس لازم را برای بیان درخواست‌های خود داشته باشید و بدانید که چگونه باید موقعیت خود را حفظ کنید، به راحتی می‌توانید در مذاکرات گروهی نیز پیروز شوید. اگر شما نیز به شکل گروهی در مذاکره شرکت کرده‌اید، سعی کنید حتماً شخصی را انتخاب کنید که قدرت کلام مناسبی دارد و بیشتر سخنرانی مذاکره را این شخص بر عهده بگیرد. شما باید فرآیندهای جانبی مذاکره را بر عهده یک نفر بگذارید.
4.ارتباط چشمی مؤثر در مذاکره
فرقی نمی‌کند شما به صورت گروهی در مذاکره شرکت کرده باشید یا انفرادی، در هر صورت اگر طرف مقابل شما به شکل تیمی وارد مذاکره شده باشد، در مقابل او چندین نفر حضور دارند که همۀ آنها شنوندۀ سخنان و درخواست او هستند. نکتۀ مهمی که در رابطه با مذاکره با تیم مقابل وجود دارد، ارتباط چشمی است شما باید سعی کنید هر یک از افراد تیم مقابل را مخاطب قرار دهید و ارتباط چشمی مناسبی با آنها برقرار کنید.
این اشتباه در بسیاری از مذاکرات گروهی رخ می‌دهد. مثلاً مذاکره کننده سعی می‌کند صرفاً با مدیر گروه مقابل یا رئیس آن گروه ارتباط چشمی برقرار کرده و مذاکره داشته باشد. این اتفاق نتیجۀ مذاکره را کامل تغییر می‌دهد.
مثلاً فرض کنید شخصی که با او ارتباط چشمی نداشته‌اید، یک شخص مهم در گروه مقابل باشد. در این حالت قطعاً برای بیان نتیجۀ مذاکره این شخصیت باید نظر خود را بیان کند و در صورتی که شما ارتباط خوبی برقرار نکرده باشید، با درخواست شما موافقت نخواهد کرد.
بیشتر بخوانید: راهنمای قدم به قدم برقراری ارتباط در مذاکره
5.بیان سخنان به شکل صحیح
هنگامی که شما با یک گروه مذاکره می‌کنید، در واقع با سلیقه‌ها و علایق مختلفی روبه‌رو هستید. ممکن است شما یک جمله ساده را بیان کنید و هر شخصی برداشت خاصی از آن جمله داشته باشد. همچنین ممکن است نظرات شما برای برخی از افراد جالب و خوشایند باشد و در عین حال ممکن است که برخی از افراد نظرات شما را نپذیرند و با آن مخالف باشند.
با توجه به اینکه این امکان وجود دارد که از سخنان شما برداشت‌های متفاوتی شود، بهترین راه حل این است که جملات خود را به گونه‌ای بیان کنید که با تمامی سلیقه‌ها و برداشت‌ها همخوانی داشته باشد.
6.تقسیم وظایف بین اعضا هنگام مذاکره
مهم نیست که شما در چه مذاکره‌ای قصد شرکت دارید، آنچه که اهمیت دارد این است در صورتی که به صورت گروهی در مذاکرات شرکت می‌کنید، وظایف خوبی را بر اساس توانایی‌ها و شایستگی‌های هر فرد به او محول کنید. در واقع مجموع اتحاد گروه شما در مذاکره باید به گونه‌ای باشد که هیچ کس بدون انجام وظایف خود، از اتاق مذاکره خارج نشود. هر چه که تعداد شما بیشتر باشد، یعنی توانایی بیشتری برای اجرای تکنیک ها و اصول مذاکره گروهی و متقاعد کردن تیم مقابل خواهید داشت، ترجیحاً از قبل به تیم خود آموزش مذاکرات گروهی را ارائه دهید.
اگر طرف مقابل شما فقط یک نفر باشد و به شکل انفرادی در مذاکرات شرکت کرده باشد، کار شما بسیار راحت خواهد بود؛ اما در صورتی که قصد دارید با یک گروه مذاکره کنید، می‌توانید از این روش برای پیروزی در مذاکره استفاده کنید.
مثلاً اگر گروه شما از چهار نفر تشکیل شده است و قصد دارید گروه طرف مقابل را برای فروش محصول متقاعد کنید، می‌توانید به یکی از اعضای گروه خودتان وظیفۀ سخنوری و بیان مسئله در مذاکره را محول کنید. شخص دیگر قادر است وظیفۀ تأیید و برقراری ارتباط چشمی با اعضای گروه را بر عهده بگیرد. همچنین یکی از افراد گروه می‌تواند از زبان بدن برای متقاعد کردن گروه مقابل استفاده کند.
در هنگام آموزش مذاکره گروهی حتما مبحث زبان بدن را نیز به تیم خود آموزش دهید.
7.عدم تصمیم گیری خودخواهانه و دید گروهی
هر یک از گروه‌هایی که برای مذاکره حاضر می‌شوند، قصد دارند به اهداف سازمان و کسب و کار خود کمک کنند. بنابراین اعضای هر گروه نباید به صورت جداگانه عملکردی داشته باشند. تمامی عملکرد‌های هر عضو باید در جهت اهداف دسته جمعی صورت بگیرد. در واقع به این معنا که هر گروه علاوه بر اینکه از اعضای جداگانه با ویژگی‌های متمایز تشکیل شده است، باید در عین حال کاملاً اتحاد و انسجام داشته باشد.
اگر حتی یکی از اعضای گروه بخواهد ساز خودش را بزند، قطعاً مذاکره برای این گروه با شکست مواجه خواهد شد. هنگام مذاکره هیچ یک از اعضای گروه نسبت به دیگری برتری ندارد و همۀ آنها باید در کنار یکدیگر با نشان دادن استعداد و مهارت خود در مذاکره به یک نتیجه یکسان دست پیدا کنند.
بیشتر بخوانید: اصول و فنون رسیدن به مذاکره برنده برنده
8. مدیریت اقدامات تیم حین مذاکرات گروهی
فرض کنید با بیان تمامی درخواست‌ها و استفاده از تکنیک های متفاوت در مذاکره باز هم، تیم طرف مقابل، درخواست شما را رد کرده و با آن مخالفت کند. در زمان مذاکره خیلی سخت خواهد بود که اعضای گروه با یکدیگر مشورت کنند. مگر این که در اواسط اجرای تکنیک ها و اصول مذاکره گروهی علناً بیان کنید که اعضای گروه نیاز به مشورت دارند. هنگامی که گروه مقابل با درخواست شما مخالفت کند، ممکن است اعضای تیم شما کاملاً مضطرب شوند و دقیقاً ندانند که باید چه کاری انجام دهند.
شما برای این قسمت از مذاکره نیز باید برنامه‌ریزی‌های خاص خود را داشته باشید.
به عنوان مثال باید تعیین کنید که در این زمان چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار کنید و از نظرات یکدیگر مطلع شوید. برای انجام این کار شما می‌توانید ارتباط درونی قوی داشته باشید. مثلا در صورتی که با یکدیگر ارتباط چشمی برقرار کنید، به راحتی نظر دیگر اعضای گروه را تشخیص خواهید داد. معمولاً در این گونه مواقع یکی از اعضای گروه استعداد بیشتری در بیان و حل مشکلات به وجود آمده خواهد داشت.
9.تصمیم گیری در مورد تفکر سیستمی
اگر قصد دارید به صورت گروهی در یک مذاکره شرکت کنید، خوب به اعضای تیم خود دقت کنید و ببینید که چه کسی تفکر سیستمی دارد. به خصوص کسی که به عنوان مدیر گروه تعیین شده است، قطعاً تفکر سیستماتیک خواهد داشت. تفکر سیستماتیک باعث می‌شود که شخص نتواند به راحتی از برنامه ریزی که قبل از مذاکره انجام داده است، دور شود.
چنین شخصی قبل از مذاکره گروهی، لیست بلند بالایی از اتفاقاتی که قرار است طی مذاکره رخ دهد، می‌نویسد. بنابراین با توجه به اینکه مدیران گروه یا افرادی که تفکر سیستماتیک دارند معتقدند باید طبق برنامه پیش بروند، از هر گونه خلاقیت و ایده پردازی لحظه‌ای هنگام مذاکره جلوگیری می‌کنند. البته باید گفت که گاهی اوقات این تفکر خلاقانه و آنی تیم مذاکره خطرناک است. زیرا ممکن است باعث تصمیم گیری بزرگی شود که به ضرر گروه شما باشد؛ اما در بسیاری از مواقع نیز کارساز بوده است.
افرادی که می‌توانند ایده‌های خلاقانه و راه حل‌های سریع را بیان کنند، تفکر سیستماتیک ندارند. شما باید حتماً از این گونه افراد در گروه مذاکره خود استفاده کنید. زیرا باعث می‌شوند در مواقعی که هیچ راه چاره‌ای برای حل مشکل وجود ندارد، موضوع دقیقاً 360 درجه تغییر کند و مشکلات به کمک آنها حل شود.
10.رایج ترین تکنیک مذاکره گروهی
طی مذاکرات گروهی این تکنیک به وفور مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ زیرا هنگامی که در گروه مذاکره چندین نفر حضور داشته باشند، انجام این تکنیک بسیار راحت‌تر خواهد بود. در این روش از مذاکره یکی از اعضای حریف شما سعی می‌کند موضع بالاتری داشته باشد و با نشان دادن رفتارهایی مثل خشم و عصبانیت باعث ایجاد استرس و اضطراب در شما می‌شود. همچنین ممکن است که چنین شخصی مذاکره را برای زمان کوتاهی ترک کند.
در این حالت دیگر اعضای حریف سعی می‌کنند مهربانانه‌تر با شما برخورد کنند.
به عنوان مثال ممکن است از طرف شخصی که موضع بالاتری داشت عذرخواهی کنند یا از شما بخواهند که اگر ممکن است در درخواست خود تجدید نظر کنید. افرادی که با این تکنیک آشنایی ندارند، ممکن است به سرعت خود را باخته و تغییر مسیر دهند. اما اگر شما یک مذاکره کننده حرفه‌ای باشید، باید بدانید که در مذاکرات گروهی ممکن است با این تکنیک به وفور مواجه شوید.
بنابراین نباید از چیزی که می‌خواهید دست بکشید. بلکه باید به حریف یادآوری کنید که شما این تکنیک را می‌شناسید و نیازی نیست که طرف مقابل شما از این تکنیک استفاده کند.
بیشتر بخوانید: راهنمای مدیریت و رفع تعارض در انواع مذاکره
11.فریب ظاهر را نخورید
یکی از ترفندهایی که در مذاکرات گروهی از آن استفاده می‌شود، این است که اعضای گروه با یکدیگر به اتحاد موقت می‌رسند و سعی می‌کنند از این طریق شما را فریب دهند. برای اینکه این ترفند را متوجه شوید، برای شما مثالی می‌زنیم. فرض کنید که اعضای گروه مقابل قصد دارند گروه شما را متقاعد کنند که با افزایش سود حاصل از فروش محصولاتشان، موافقت کنید.
در این حالت ممکن است که یکی از اعضای گروه شروع به ارائه درخواست‌ها و استفاده از تکنیک‌های مختلف مذاکره کند و دیگر اعضا گروه با نشان دادن موافقت خود با این شخص و همچنین بیان مزایا و تأیید کردن سخنان او سعی کنند که امتیازات و ویژگی‌های مثبت این درخواست را برای شما پر رنگ‌تر کنند. شما نباید در این حالت فریب ظاهر را بخورید. کاملاً منطقی و استراتژیک فکر کنید و تا زمانی که درخواست طرف مقابل برای شما منفعتی نداشته باشد، به هیچ وجه آن را نپذیرید.
سخن پایانی
در این مقاله از مجموعه آکادمی بازار دربارۀ تکنیک ها و اصول مذاکره گروهی و آموزش مذاکرات گروهی صحبت شد. امروزه مذاکرات به هر دو روش انفرادی و گروهی انجام می‌شوند. از مذاکرات انفرادی بیشتر برای رفع مشکلات و اختلافات بین‌المللی استفاده می‌شود.
در موقعیت‌های پایین‌تر ممکن است که از مذاکره گروهی برای تاثیرگذاری بیشتر بر طرف مقابل استفاده شود. آنچه که مهم است، این است که شما به تکنیک‌ها و اصول مذاکره گروهی هر دو روش آگاهی کامل داشته باشید و در زمان مذاکره گروهی از آنها استفاده کنید تا بتوانید به یک نتیجه برد برد در پایان مذاکره با طرف مقابل برسید.
دوره های آکادمی بازار برای ارتقای کسب و کار شما
آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار با بهره گیری از دانش به روز و تجربیات منحصر به فرد استاد محمدی و با ارائه مشاوره تخصصی در حوزه کسب و کار، توانسته موجب شکوفایی و بالندگی دهها سازمان و کسب و کار گوناگون شود. همچنین بیش از هزاران نفر با بهره گیری از دوره های جامع بازاریابی و فروش، دوره مشتری مداری، دوره اصول و فنون مذاکره، دوره آموزشی حرفه ای بازاریابی و فروش تلفنی و مشاوره فروش، توانسته اند موانع موجود در مسیر شغلی خود را برطرف کنند و به سوی آینده شغلی روشن خود گام بردارند.
