مذاکره درون سازمانی
بخشی از مذاکرات، مذاکرات درون سازمانی یا بین سازمانی است. مذاکره بین مدیران یک سازمان یا مذاکره بین هیات مدیران و اصول فنون مذاکرات سازمانی که بین اعضای بلند مرتبه سازمان‌های مختلف با یکدیگر صورت می‌گیرد.
در این مقاله سعی داریم به نمونه‌ای از این مذاکرات بپردازیم. مذاکراتی که در سازمان‌های مختلف صورت می‌گیرد و البته این قبیل مذاکرات درون سازمانی یا حتی بین سازمانی با اصول و فنونی خاص خود همراه است.
مذاکراتی که در آن تامین رضایت دو طرف و نیل به خواست‌ها و اهداف برای هر دو طرف مذاکره کننده مهم‌ترین رکن اساسی این قبیل مذاکرات است.
اما در ادامه آنچه که در این قبیل مذاکرات قابل توجه و مهم است؛ رسیدن به اهداف مشترک و قابل قبولی است که ضروری است تا مذاکره کنندگان برای رسیدن به آن، نسبت به یکسری اصول و فنونی خاص شناخت و آگاهی کافی داشته باشند تا مذاکره با توجه به این اصول پیش برود.
4 اصل طلایی در اصول و فنون مذاکره سازمانی
در ادامه به بررسی سرفصل های اصول و فنون مذاکره سازمانی را بررسی می‌کنیم:
اصل اول: خوش رویی و خوش بیانی
خوشرویی و خوش‌زبانی یکی ازعوامل بسیار مهم در مذاکرات است می‌خواهد این مذاکره؛ مذاکرات درون سازمانی باشد یا مذاکرات بین سازمانی و حتی مذاکرات تجاری یا سایر مذاکراتی که در مقاله‌های قبل بدان‌ها اشاره شد.
از اینروی باید گفت؛ خوشرویی و خوش کلامی یکی از عمده ارکان موفقیت در هرنوع مذاکره است و البته در چگونگی روند مذاکره سازمانی نیز تاثیر قابل توجهی خواهد داشت و به عنوان اولین گام در اصول و فنون مذاکره سازمانی از آن یاد می‌شود.
بدون شک همه ما با دیدن چهره‌های بشاش و خوش‌رو احساس خوبی پیدا می‌کنیم و در برقراری ارتباط با اینگونه اشخاص پیش‌قدم می‌شویم. اما در مقابل با دیدن چهره‌های گرفته و اخمو تمایلی به برقراری ارتباط نداریم.
از اینروی در مذاکره‌های سازمانی سعی کنید با رویی گشاده و زبانی آرام توام با احترام سخن بگویید. چرا که احترام گذاشتن یعنی پذیرفتن و گرامی داشتن بی قید و شرط طرف مقابل. که این رفتار تاثیر مثبت و سازنده‌ای بر دیگران خواهد داشت.
همچنین در طول مذاکره سعی کنید از برخوردهای شخصی، رفتارهای پرخاشگرانه و تهاجمی بپرهیزید. حتی اگر از رفتار طرف مقابل ناراحت هم شدید شما همچنان با خوشرویی برخورد کنید و احساس و واکنش خود را به شکلی درست مدیریت کنید.
در واقع چگونگی رفتار و کنترل هیجانات و نیز خوش بیانی و بیان شیوا، به عنوان اولین گام در اصول و فنون مذاکره سازمانی از اهمیت خاص و ویژه‌ای برخوردار است.
اصل دوم: صداقت در گفتار و راستی در عمل از اصول و فنون مذاکره سازمانی
صداقت در گفتار و راستی در عمل به عنوان دومین اصلی محسوب می‌شود که در حوزه اصول و فنون مذاکره سازمانی از اهمیت خاصی برخوردار است.
زمانی که شما به مذاکره با طرف مقابل می‌پردازید حتی اگر تصور می‌کنید که بیان برخی موارد حتی ممکن است در تداوم مذاکره ایجاد مشکل کرده یا به روند مذاکره ایرادی وارد کند از دروغ بپرهیزید.
لذا در مذاکره سازمانی یا حتی بین سازمانی نیز هرگز صداقت و راستی را فراموش نکنید و از دروغ بپرهیزید. همه تلاشتان را بکنید تا هر آنچه را که در عمل انجام می‌دهید دقیقا همانی باشد که در زبان بیان کرده‌اید.
در واقع به تعبیری، زبان و عملتان یکی باشد و به گفته‌هایتان در عمل ایمان داشته باشید. مگر نه اینکه هر دو طرف دارای هدف و منظور مشترکی هستید، پس در طول مذاکره دوری از صداقت و پنهان کاری معنایی ندارد.
درغیر اینصورت ایجاد هر گونه مشکل و ضرر و زیان، متوجه شما و سازمان مربوطه خواهد شد که جبران آن نیز بسیار سخت و حتی غیر ممکن خواهد بود.
اصل سوم: دوری از اصرار و هرگونه پافشاری
دوری از هر گونه اصرار و پافشاری بر مواضع خود، از دیگر اصول و فنون مذاکره سازمانی است. چرا که با توجه به تعریف مذاکره که نوعی تبادل نظر و ایجاد ارتباط برای رسیدن به یک توافق واحد است، اصرار و تحت فشار قرار دادن طرف مقابل به قبول خواسته‌ها و اهداف مورد نظرمان، خارج از اصول و فنون مذاکره محسوب می‌شود.
درواقع مذاکره نوعی تبادل افکار است که با توجه به منافع مشترک دو طرف، می‌بایستی در کنار یافتن راه‌حل‌های اصولی به یک موافقت معقول نیز منجر شود.
در حالیکه اصرار و پافشاری روی مواضع یکی از طرفین مذاکره، در نهایت به توافق‌های غیرمعقول منتهی خواهد شد که فقط با منافع یک طرف مذاکره همراه است و این نیز خارج از اصول و فنونی می‌باشد که در مذاکره‌های سازمانی به آن توجه می‌شود.
اصل چهارم: از زیاده گویی بپرهیزید
در یک مذاکره سازمانی همانطور که مشتاق صحبت کردن هستید و تمایل دارید تا همه اهداف و خواسته‌هایتان را بیان کنید، در مقابل به همان میزان نیز به طرف مقابلتان فرصت دهید تا صحبت کرده و خواسته‌هایش را مطرح کند.
لذا ادب و سپس اصول و فنون مذاکره سازمانی حکم می‌کند که؛ هرگز میان صحبت‌های طرف مقابل نپرید و با سوالات پی‌درپی گفته‌هایش را قطع نکنید که رشته کلامش گسسته شود. لذا اجازه دهید تا با آرامش از اهداف و خواسته‌هایش بگوید و آنچه را که لازم می‌داند بیان کند.
در واقع شنونده خوبی باشید و با اشتیاق صحبت‌های طرف مقابل را دنبال کنید. البته در این میان از زیاده گویی بپرهیزید و به اندازه صحبت کنید. در این فاصله شما حتی می‌توانید تمرکز لازم پیدا کنید تا سوال‌های ضروری خود را پرسیده و مذاکره را به سمت و سویی درست هدایت نمایید. البته به عنوان یک اصل مهم از پیش داوری و قضاوت‌های زود هنگام نیز باید بپرهیزید و اجازه دهید تا مذاکره روند طبیعی خود را طی کند.
مهم ترین اصول و فنون مذاکره سازمانی
از مهم‌ترین اصول و فنون سازمانی می‌توان به خوشرویی و خوش زبانی اشاره کرد و در ادامه یادآور شد که احترام و ارزش گذاری به طرف مقابل در مذاکره سازمانی از اهمیت خاصی بر خوردار است.
همچنین صداقت و دوری از پنهان کاری از دیگر اصول و فنون مذاکره سازمانی است که باید به آن توجه داشت چرا که نادیده گرفتن این اصل نه تنها منافع طرف مقابل بلکه منافع خود شخص را نیز چه بسا با خطر روبه‌رو می‌کند که در بسیاری از مواقع جبران آن غیرممکن است. دوری از اصرار و پافشاری، در مذاکره سازمانی از جمله اصول دیگری است که در این رابطه توجه خاصی به آن می‌شود.
چرا که مذاکره نوعی تبادل افکار و رسیدن به اهداف مشترکی است که دربرگیرند منافع هر دو طرف مذاکره است. نه آنکه با اصرار و تحت فشار قرار دادن طرف مقابل خارج از اصول رفتار نماییم و فقط به فکر منافع شخصی باشیم.
در مذاکره سازمانی از زیاده گویی و خسته کردن طرف مقابل بپرهیزید. همانطور که شما خواسته‌ها و نیازهای خود را مطرح می‌کنید این حق را باید برای طرف مقابل خود هم قائل باشید تا او نیز فرصتی برای بیان خواسته‌های خودش داشته باشد.
لذا، هرگز تا صحبت‌های طرف مقابل تمام نشده حرفش را قطع نکنید و اجازه دهید تا او هم با آرامش صحبت‌هایش را تمام کند. در واقع شنونده خوبی باشید و از زیاده گویی بپرهیزید. اجازه دهید تا طرف مقابل شما هم در بیان صحبت‌هایش تمرکز لازم را داشته باشد.
فراموش نکنید نکته طلایی مذاکرات سازمانی در پرهیز از پیش داوری و قضاوت‌های شخصی است. تا بدین وسیله بتوان روند مذاکرات را در جهتی درست تامین و هدایت کرد.
چگونه مذاکره کنیم؟
مذاکره یا به تعبیری گفتگو، نوعی ارتباط محسوب می‌شود که با بیان اهداف و اشاره به نیازها و خواسته‌ها، در غالب کلمات و جملات مختلف شکل می‌گیرد که هدف از آن رسیدن به نتایج و دستاوردهای مثبتی است که با رشد و توسعه همراه است.
رشد و توسعه‌ای که قرار است منافع هر دو طرف مذاکره کننده را تامین کند. برای هر مذاکره یکسری اصول و فنونی وجود دارد که با به کارگیری آن‌ها در طول مذاکره می‌توان به نتایج آن امیدوار بود.
در کنار مذاکراتی که در حوزه‌های مختلف صورت می‌گیرد، مذاکره سازمانی یکی از نمونه مذاکره‌هایی است که از این امر مستثنی نیست و دارای یکسری اصول و فنونی است که طرفین مذاکره با توجه به آن‌ها می‌توانند به اهداف و خواسته‌های خود دست پیدا کنند.
