مدیریت زمان در مذاکره، تکنیک‌های زمانبندی در جلسه مذاکره

اهمیت مدیریت زمان در مذاکره

شاید مدیریت زمان در مذاکره برای همه ما ارزشمند است و همواره باید سعی کنیم از اتلاف زمان در آن جلوگیری کنیم.

البته در روند مذاکره گاهی اوقات لازم است سرعت خود را افزایش داده تا در زمان کمتری مذاکره صورت گیرد و گاهی اوقات نیز کاهش سرعت ممکن است به نفع شما پیش برود.

نکته‌ای که در اینجا بسیار مهم است، این است که تأثیر مدیریت زمان بر مذاکره را درک کرده و با نحوه مدیریت آن آشنا باشید. قبل از هر چیز ابتدا با اهمیت مدیریت زمان آشنا می‌شویم.

وقتی یک فرد مذاکره کننده با اصول مدیریت زمان آشنا باشد، می‌تواند در این زمان مشخص صحبت‌ها و نظرات خود را بیان کرده و صحبت‌های طرف مقابل را نیز به دقت گوش دهد. معمولا هنگامی که به پایان مذاکره نزدیک می‌شویم، طرفین مخصوصا فردی که نتیجه مذاکره به نفع او نباشد دچار استرس و اضطراب می‌شود.

شاید بتوان اهمیت مدیریت زمان را در کاهش میزان استرس و کنترل روند مذاکره دانست. توجه داشته باشید که نباید به دلیل مدیریت زمان فشار بیش از حد به طرف مقابل وارد کنید، در این حالت ممکن است از بحث و گفتگو با شما پرهیز کرده و مذاکره را خاتمه دهد.

مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان

حال که با اهمیت مدیریت زمان در روند مذاکره آشنا شدیم، به نظر شما چگونه می‌توان زمان را مدیریت کرد؟ در ادامه به نکات و تکنیک‌های مهمی در این زمینه می‌پردازیم.

صبور بودن در مذاکرات

همان‌طور که گفته شد استرس و اضطراب مخصوصا در لحظات پایانی مذاکره برای طرفین ایجاد می‌شود. این استرس باعث می‌شود فرد نتواند به درستی تصمیم‌گیری کند. گاهی اوقات در این شرایط اشتباهات تکنیکی از او سر می‌زند و یا اینکه هر توافقی را می‌پذیرد.

نکته‌ای که در این زمینه وجود دارد این است که طرف مقابل شما نیز دچار همین استرس و اضطراب می‌شود و فردی که بتواند آرامش خود را حفظ کرده و صبور باشد، قطعا می‌تواند شرایط را به نفع خود تغییر دهد.

داشتن اطلاعات کافی و آشنایی با تاکتیک‌ها قبل از مذاکره

زمانی که با اطلاعات کامل و آشنایی با اصول و فنون مذاکره حرفه ای وارد بحث می‌شوید، می‌توانید زمان خود را نیز مدیریت کنید. باید سرعت خود را افزایش داده و اگر خواسته‌های شما مورد پذیرش قرار نگرفت، پیشنهادات دیگری را ارائه دهید.

نکته دیگر این است که باید سرعت جمع‌آوری اطلاعات خود را افزایش دهید. در این موضوع باید از طرف مقابل خود سرعت بیشتری داشته و در حین صحبت کردن نکات و اطلاعات جامعی را به دست آورید.

اگر با سرعت بالا اطلاعات کامل و مفیدی در حین انجام مذاکره جمع‌آوری کنید، این اطلاعات مخصوصا در زمان‌های پایانی مذاکره بسیار برای شما مفید خواهند بود و می‌توانند برگ برنده شما شوند. همچنین استرس شما را کمتر کرده و زمان کمتری هدر می‌دهید.

وقت را تلف نکنید و به مدیریت زمان در مذاکره پایبند باشید

گاهی اوقات مذاکره به صورتی پیش می‌رود که می‌توان در کمترین زمان آن را به پایان رساند و دو طرف نیز از آن سود کنند. در واقع هر چه مذاکره زودتر به اتمام برسد، سود بیشتری حاصل می‌شود. این مورد مخصوصا در مذاکرات برد – برد استفاده می‌شود.

تصور کنید برای انجام معامله‌ای به دفتر املاک مراجعه کرده‌اید. در بسیاری از اوقات افراد برای اینکه معامله انجام شود، برخی از مواردی را که در سود خود تأثیر زیادی ندارد، کنار گذاشته و امتیازاتی را به طرف مقابل می‌دهند.

در نهایت می‌توان گفت در چنین مواردی با افزایش سرعت و هدر ندادن وقت می‌توان مذاکره‌ای همراه با سود بالا انجام داد. به این صورت زمان به نفع شما پیش می‌رود و مذاکره‌ای با نتیجه ارزشمند حاصل می‌شود.

مدیریت زمان : نپرداختن به مسائل حاشیه‌ای

یکی از مواردی که معمولا در جلسات مذاکره باعث اتلاف وقت می‌شود، پرداختن به مسائل و موضوعات حاشیه‌ای است که هیچگونه تأثیری در روند مذاکره نخواهند داشت. این مشکل مخصوصا زمانی پیش می‌آید که طرفین اطلاعات کافی در مورد موضوع نداشته و تخصصی در زمینه مدیریت جلسه مذاکره ندارند.

قبل از ورود به جلسه مذاکره برنامه ریزی درست و اصولی انجام داده، موضوعات و مسائلی که قصد مطرح کردن آن‌ها را دارید به طور دقیق مشخص کنید و با اطلاعات کامل وارد شوید. هرگاه بحث مذاکره به مسائل حاشیه‌ای کشیده شد، به سرعت به موضوع اصلی برگردید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید.

بیشتر بخوانید: چک لیست مذاکره [قدم به قدم] برنامه‌ ریزی مذاکره

نکات مهم در زمانبندی مذاکرات

در زمینه زمانبندی مذاکرات نکات و سوالات مختلفی وجود دارد که افراد قبل از شروع مذاکره باید به آن‌ها توجه داشته باشند.

آیا زمان مناسبی برای انجام مذاکره است؟

قبل از هر کار باید زمان مناسب برای انجام مذاکره را در نظر بگیرید. گاهی اوقات افراد مجبور می‌شوند در زمان نامناسب معامله‌ای را انجام دهند. مثلا به مواد اولیه برای تولید محصولات نیاز دارند. در این حالت نمی‌توان برای دستیابی به زمان مناسب صبر کرد.

اما در شرایط غیر ضروری حتما باید زمان مناسب برای انجام مذاکره را در نظر گرفته تا بتوانید نتیجه مذاکره را به نفع خود به پایان برسانید.

با مدیریت زمان در مذاکره می فهمید که با گذشت زمان چه اتفاقی می‌افتد؟

دومین سوالی که قبل از وارد شدن به مذاکره باید از خود بپرسید، این است که اگر زمان بیشتری را صبر کنیم یا مذاکره را طولانی کنیم، چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا به سود ما خواهد بود یا ضرر بیشتری را متحمل می‌شویم؟ اگر زمان مذاکره طولانی شود چه سود و زیانی برای ما به همراه خواهد داشت؟

به عنوان مثال اگر با گذشت زمان قدرت شما کمتر می‌شود، باید قرارداد بلند مدتی را ایجاد کنید. اما اگر قدرت شما بیشتر می‌شود، می‌توانید قرارداد را برای مدت کوتاه‌تری ایجاد کنید.

ترتیب درست ارائه موضوعات در مذاکره چیست؟

موضوع دیگری که می‌تواند در کنترل و مدیریت زمان مذاکره تأثیرگذار باشد، آشنایی با ترتیب درست ارائه موضوعات است. به این منظور باید ابتدا اهداف خود را مشخص کرده و میزان اهمیت موضوعاتی که قصد دارید در جلسه مذاکره عنوان کنید را تعیین کنید.

این کار به شما کمک می‌کند، زمان بررسی و عنوان کردن هر کدام از موضوعات را بدانید و دقیقا در زمان مناسب آن‌ها را بیان کنید.

بیشتر بخوانید: خردمندانه مذاکره کنیم(هدف از مذاکره) | استراتژی‌هایی برای داشتن یک مذاکره هدفمند

زمان مناسب برای پیشنهادات، پیشنهادات متقابل و دادن امتیازات چیست؟

در حالت ایده آل، هر دو طرف از مراحل مذاکره برای کشف اطلاعات مربوطه، مانند منافع اساسی، مفروضات، محدودیت‌ها و مناطق چانه زنی استفاده می‌کنند. با این حال، زمان مناسب برای پیشنهاد بستن معامله چه زمانی است؟

با یافتن پاسخ این سوالات می‌توانید در بهترین زمان ممکن پیشنهادات خود را ارائه داده و از رد شدن پیشنهادات خود توسط طرف مقابل جلوگیری کنید.

نکته مهم دیگر حول محور چگونگی پرداختن به چندین موضوع در یک مذاکره پیچیده می‌چرخد. برخی از مذاکره کنندگان رویکرد خطی را ترجیح می‌دهند و هر موضوع را به طور موثر مورد توجه قرار داده و حل می‌کنند. دیگر مذاکره کنندگان به این سو و آن سو خواهند رفت و موضوعات را با هم ترکیب می‌کنند.

زمان مناسب برای درخواست تایم اوت چه زمانی است؟

تایم اوت می‌تواند یک تاکتیک بسیار موثر برای تغییر حرکت باشد. همچنین به شما کمک می‌کند در رویکرد خود تجدید نظر کنید و اعتماد به نفس خود را بازسازی کنید.

زمانی که حس کردید مذاکره به بن بست خورده و یا حریف به صورتی پیش می‌رود که به موفقیت نزدیک‌تر است می‌توانید از تایم اوت استفاده کرده تا انرژی و توان خود را بازیابی کرده و با قدرت دوباره به مذاکره برگردید.

دوره اصول و فنون مذاکره آکادمی بازار

مذاکره در تمام مراحل زندگی فردی و اجتماعی افراد پیش می‌آید. گاهی اوقات نتیجه مذاکرات می‌تواند آینده افراد را تحت تأثیر قرار دهد. به همین دلیل قبل از ورود به مذاکره و در حین انجام بحث باید نکات و اصول و فنون مذاکره را رعایت کنید.

یکی از مسائل مهم در روند انجام مذاکره مدیریت زمان است. شاید دوره فنون مذاکره گزینه ای بسیار مناسب برای رسیدن به تجربه عملی و کاربردی، در استفاده از تکنیک های مدیریت زمان باشد که با استفاده از آنها و رعایت نکات مختلف، می‌توانید از زمان مذاکره به بهترین شکل استفاده نمایید و نتیجه مذاکره را به نفع خود به پایان برسانید.