مراحل مذاکره + 5مرحله مهم برای رسیدن به موفقیت در مذاکره

دلایل اهمیت مراحل مذاکره (چک لیست مذاکره)

دانستن مراحل مذاکره بسیار مهم است و دانستن آن به موفقیت مذاکره کمک زیادی می کند… شاید بپرسید چطور؟ شاید نیاز به توضیح بیشتری دارید :

در اکثر موارد داشتن نقشه راه(چک لیست) برای انجام روتین و ساده تر کارها کمک می کند. مذاکره هم از این قانون پیروی می‌کند و دانستن مراحل و تیک زدن چک لیست مذاکره به پیشرفت سریعتر و ساده تر آن کمک می کند(به موارد زیر دقت کنید.)

1. دانستن مراحل و انجام گام به گام برای ساده تر شدن مدیریت جلسه مذاکره
2. رفتن از نقطه A به B و … برای بالا بردن سرعت مذاکرات
3. ساده شدن مذاکره و جلوگیری از بروز تعارض در مذاکره
4. رسیدن به نتیجه برد برد در مذاکره

مراحل مذاکره

به منظور دستیابی به یک نتیجه مطلوب، پیروی از یک رویکرد ساختاریافته برای مذاکره مفید و تأثیرگذار است. به عنوان مثال، گاهی اوقات لازم است در یک جلسه کاری، طرف‌های درگیر دور هم جمع شده و برای رسیدن به توافق با یکدیگر صحبت کنند.

فرآیند مذاکره شامل مراحل زیر است :

آماده سازی

قبل از انجام هر مذاکره‌ای، باید درباره زمان و مکان برگزاری جلسه برای بحث در مورد مشکل و اینکه چه کسی در آن شرکت خواهد کرد، تصمیم گیری شود. در نظر گرفتن یک مقیاس زمانی محدود نیز می‌تواند برای جلوگیری از ادامه اختلاف مفید باشد.

این مرحله شامل اطمینان از شناخته شدن تمام حقایق مربوط به موقعیت است تا به طور کامل جزئیات مشخص شود. سازمان شما ممکن است خط مشی‌هایی داشته باشد که می‌توانید در آماده سازی برای مذاکره به آن‌ها رجوع کنید. انجام آمادگی قبل از بحث در مورد اختلاف نظر به جلوگیری از درگیری بیشتر و اتلاف بی مورد زمان در طول جلسه کمک می‌کند.

در این مرحله می‌توانید در مورد طرفین مذاکره تحقیق کنید، نتایج احتمالی را تعیین کنید و مطلوب‌ترین و کم مطلوب‌ترین نتایج ممکن را نیز مشخص کنید. فهرستی از امتیازاتی که می‌توانید به طرف مقابل بدهید آماده کنید، همچنین می‌توانید اهداف و امتیازاتی که قصد رسیدن به آن‌ها را دارید نیز مشخص کنید.

دقت داشته باشید که رسیدن به آمادگی از مهم ترین مراحل مذاکره است و باید به آن دقت کنید.

بحث و گفت و گو در طول مراحل مذاکره

در این مرحله، افراد یا اعضای هر یک از طرفین قضیه را آن‌گونه که می‌بینند، یعنی درک خود از موقعیت، مطرح می‌کنند. مهارت‌های کلیدی در این مرحله شامل پرسش، گوش دادن و شفاف سازی است. این مرحله از مذاکره بیشتر برای مبادله مواضع اولیه طرفین مذاکره است.

گاهی اوقات یادداشت برداری در مرحله بحث مفید است، زیرا می‌توان تمام نکات مطرح شده را ثبت کرد و در صورت نیاز از آن‌ها استفاده نمود. گوش دادن بسیار مهم است، زیرا زمانی که اختلاف نظر رخ می‌دهد، اشتباه گفتن زیاد و کم گوش دادن آسان است. هر یک از طرفین باید فرصت برابر برای ارائه نظر خود داشته باشند.

شفاف سازی اهداف برای دو طرف مذاکره

در هنگام بحث و گفتگو باید اهداف، منافع و دیدگاه‌های دو طرف کاملا مشخص و روشن شود. فهرست کردن این عوامل نیز بسیار مهم است.

از طریق این شفاف سازی معمولا امکان شناسایی یا ایجاد زمینه‌های مشترک وجود دارد. شفاف سازی بخش مهمی از فرآیند مذاکره است، بدون آن ممکن است سوء تفاهم‌هایی(تعارض) رخ دهد که ممکن است مشکلات و موانعی را برای رسیدن به یک نتیجه مفید ایجاد کند.

اگر طرف مذاکره کننده چیزی می‌گوید که شما با آن موافق نیستید، باید در کمال آرامش نظر خود را بیان کرده تا به تفاهم برسید.

برای یک نتیجه برد-برد مذاکره کنید

این مرحله بر چیزی متمرکز است که مذاکره برد برد نامیده می‌شود، جایی که هر دو طرف احساس می‌کنند چیز مثبتی را از طریق فرآیند مذاکره به دست آورده‌اند و هر دو طرف احساس می‌کنند دیدگاه آن‌ها در نظر گرفته شده است. یک نتیجه برد-برد معمولا بهترین نتیجه است.

در بسیاری از مواقع و در انجام بسیاری از مذاکرات ممکن است نتیجه برد – برد اتفاق نیفتد، اما همواره باید هدف نهایی مذاکره باشد. بهتر است در روند مذاکره احساسات خود را کنترل کنید. افرادی که از مهارت‌های ارتباط کلامی قوی استفاده می‌کنند، موفقیت بیشتری به دست می‌آورند.

رسیدن به توافق شفاف در مذاکره

زمانی می توان به توافق رسید که دیدگاه‌ها و منافع هر دو طرف در نظر گرفته شود. دستیابی به یک راه حل قابل قبول، برای همه افراد درگیر در مذاکره ضروری است و تمام افراد باید با ذهنی باز وارد مذاکره شوند. هر توافقی باید کاملاً شفاف باشد تا هر دو طرف بدانند چه تصمیمی گرفته شده است.

اجرای توافقات

پس از انجام توافق، تصمیمات گرفته شده باید عملی شوند. از این بخش به عنوان آمادگی برای انجام مذاکرات بعدی نیز یاد می‌شود. اجرای توافقات و عمل کردن به تعهدات می‌تواند روابط مثبتی میان طرفین ایجاد کرده تا مذاکرات دیگری نیز در آینده صورت گیرد.

سخن آخر

هر زمان که مذاکره می‌کنید باید انتخاب‌هایتان به صورتی باشد که روند مذاکره موفقیت آمیز بوده و تأثیر مثبتی بر کسب‌ و کارتان داشته باشد. گاهی اوقات مذاکره به سادگی پیش می‌رود اما برخی اوقات نیز روند مذاکره بسیار سخت و پرچالش می‌شود.

موفقیت شما در روند مذاکره به نوع برنامه‌ریزی و آمادگی شما برای شرکت در مذاکره بستگی دارد. بهتر است قبل از ورود به مذاکره اطلاعات خود را تکمیل و با آمادگی بالا وارد شوید تا نتیجه مثبتی حاصل شود.