مدیریت داخلی به چه معناست؟
بسیاری از شرکت‌ها استراتژی‌های برون سازمانی همانند تبلیغات و روابط عمومی را در اولویت قرار می‌دهند و از تأثیر ارتباطات داخلی غافل هستند. طبق مقاله «افزایش تعامل کارکنان از طریق ارتباط ویدیویی» که در سایت noodle منتشر شده، ۷۲ درصد از کارمندان باور ندارند استراتژی سازمان را به طور کامل متوجه شده‌اند. این مطلب نشان‌دهنده، انتقال ضعیف پیام‌های داخلی است.
استراتژی‌های ارتباطات داخلی ضعیف می‌تواند منجر به بازدهی پایین و کمتر شدن درآمد شود. حتی می‌تواند بر ارتباطات مهم برون سازمانی تأثیر بگذارد (چگونه کارمندان می‌توانند دیدگاه کارفرما را به اشتراک بگذارند وقتی آن را متوجه نشده‌اند؟)
طبق گفته مک‌کینزی، یک کسب و کار با تیم‌هایی با ارتباطات مطلوب شاهد افزایش بهره‌وری بین 20 تا 25 درصد بوده است. (منبع)
سازمان‌های برتر به کارمندانشان کمک می‌کنند تا انجام وظایفشان را با اهداف مدیران سطح بالا و سایر ذینفعان هماهنگ کنند. مدیران ارتباطات داخلی در این میان نقش ویژه‌ای دارند و باعث تسهیل ارتباطات میان کارکنان جهت دستیابی به اهداف شرکت می‌شوند.
مدیر داخلی کیست؟ (کار مدیر داخلی چیست)
مدیر داخلی یک فرد درون سازمان است که وظیفه آن نظارت بر فرآیندها، کنترل شرکت و عملکرد داخلی کارکنان، مدیریت ارتباطات می‌باشد. مدیر داخلی به عنوان نیروی مرکزی سازمان به حساب می‌آید که روی همه عوامل سازمان و فرآیندها نظارت مستقیم دارد.
نقش مدیران ارتباطات داخلی، اطمینان حاصل کردن از رسیدن اطلاعات به تمامی کارمندان است. اگر چه شرح وظایف شغلی مدیران داخلی ممکن است تفاوت‌هایی داشته باشد، اما آنان باید مطمئن شوند ارتباطات داخلی با استراتژی ارتباطات خارجی همسو است. یعنی مدیران ارتباطات داخلی باید کارمندان را درباره پیشرفت‌های جدید در استراتژی‌های برند یا موقعیت‌های بحرانی آگاه کنند.
همچنین مدیران داخلی با مدیران اجرایی و مدیران تیم جهت ایجاد برنامه‌های ارتباطی برون سازمانی باید همکاری کنند. آن‌ها بیانیه‌های مطبوعاتی یا یادداشت‌های داخلی سازمان را جهت ارائه تصویر مثبت از سازمان آماده می‌کنند.
وظایف مدیر ارتباطات داخلی بسیار سنگین بوده و به دلیل حجم کاری بالا باید از مهارتهای مدیریت زمان و مدیریت پروژه علاوه بر مهارت های ارتباطی و نوشتاری برخوردار باشد. کاندیدای ایده‌آل این شغل باید دارای مهارتهای ارتباطی بین فردی جهت ایجاد انگیزه در کارکنان، تیم ارتباطات و تسهیل تعامل کارکنان باشد.
تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی
مدیر داخلی و مدیر اجرایی مسئولیت و نقش‌های متفاوتی در یک سازمان دارند مدیر داخلی مسئولیت ارزیابی و نظارت بر فرآیندهای داخلی سازمان را دارد، در حالی که مدیر اجرایی مسئول اجرای راهبرد‌ها و مدیریت عملیات روزمره سازمان است. در ادامه به تفاوت‌های مدیر داخلی و مدیر اجرایی اشاره شده:
- نقش و مسئولیت‌های اصلی
- محدوده مسئولیت
- موقعیت سازمانی
- تخصص و مهارت‌ها
خصوصیات مدیر داخلی
مدیر داخلی سازمان باید دارای مجموعه‌ای از مهارت‌ها و خصوصیات باشد تا بتواند وظایف و مسئولیت‌ها را به خوبی انجام دهد. در ادامه به خصوصیات و ویژگی های مدیر داخلی اشاره شده است:
- اخلاق و صداقت: از مدیر داخلی انتظار می‌رود که در فرایند تدوین و اجرای استراتژی‌های صداقت داشته باشد و با اخلاق حرفه‌ای خود دیگر کارکنان را جذب کند.
- توانایی تحلیل: مدیر داخلی باید توانایی تجزیه و تحلیل اطلاعات را داشته باشد تا بتواند فرصت‌ها و ریسک‌های موجود را پیش‌بینی و شناسایی کند.
- تعامل و ارتباطات: مدیر داخلی باید توانایی برقراری ارتباط موثر و کارآمد را با دیگر اعضای سازمان داشته باشد.
- مهارت اداری: توانایی مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی، مدیریت زمان برای انجام وظایف و مسئولیت‌ها از خصوصیات مهم مدیر داخلی است.
- حل مساله: مدیران داخلی باید توانایی حل مساله و پیدا کردن بهترین راه‌حل برای آن را داشته باشند.
- توانایی ایجاد تغییر: یکی از ویژگی‌ها و خصوصیات مدیران داخلی، توانایی ایجاد تغییر است. مدیر داخلی باید توانایی ایجاد تغییرات و بهبودهای مورد نیاز در سازمان را داشته باشد.
- تصمیم‌گیری: یکی از خصوصیات بارز مدیر داخلی تصمیم‌گیری‌های سریع است که باید با توجه به شرایط موجود بتواند بهترین تصمیمات را بگیرد.
- دانش فنی و تخصصی: یکی از خصوصیات مدیر داخلی اطلاع از همه زمینه‌ها و واحدهای تخصصی سازمان است که بتواند نظارت کامل روی همه داشته باشد.
این خصوصیات و توانایی‌ها به مدیر داخلی کمک می‌کند تا بتواند وظایف خود را به خوبی انجام دهد.
مهارت های مدیر داخلی چیست؟
مهارت های مدیر داخلی در هر سازمان به منظور پیشبرد برنامه های سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد. در اینجا لیستی از مهارت های مورد نیاز مورد داخلی آورده شده است:
- رهبری و مدیریت کردن: مدیر داخلی در یک سازمان باید توانایی مدیریت و رهبری کردن داشته باشد. مدیر داخلی باید بتواند اعضای تیم را به سوی برنامه مد نظر هدایت کند و تحول بزرگ در سازمان رقم بزند.
- مدیریت ارتباطات: داشتن مهارت های ارتباطی برای مدیر داخلی اهمیت زیادی دارد تا بتواند با همه اعضای سازمان و سایز ذینفعان ارتباطی موثر ایجاد کند. داشتن ارتباطات مفید و موثر با اعضای سازمان به ایجاد تعاملات سازنده کمک می‌کند.
- تصمیم گیری استراتژیک: مدیر داخلی باید بتواند توانایی تجزیه و تحلیل موقعیت‌ها، ارزیابی گزینه‌ها و تصمیم‌گیری استراتژیک داشته باشد. این مهارت شامل تشخیص فرصت‌ها، مدیریت ریسک و تعیین اولویت‌ها است.
- مهارت مذاکره: مدیر داخلی یک سازمان باید مهارت مذاکره خوبی داشته باشد تا بتواند برای مذاکره با شرکا تجاری و کارکنان همیشه آماده باشد.
- مدیریت زمان: داشتن مدیریت زمان برای مدیر داخلی اهمیت ویژه‌ای دارد تا بتواند برای برنامه‌ها و مسئولیت‌های خود به طور موثر برنامه‌ریزی کند.
- توسعه فردی و تیم: یکی از مهارت های مدیر داخلی داشتن برنامه توسعه فردی و تیمی می‌باشد. این مورد شامل ارائه بازخورد سازنده و ارزیابی عملکرد، توسعه مهارت‌ها و ارتقای اعضای تیم است.
- مدیریت تغییر: مدیر داخلی باید توانایی مدیریت تغییرات سازمانی را داشته باشد. محیط سازمان مدام در حال تغییر و تحول می‌باشد که اگر مدیر نتواند خود را این تغییرات بیرونی و درونی سازگار کند مشکل به وجود خواهد آمد. بنابراین، یکی از مهارت های مدیر داخلی تطبیق پذیری و مدیریت تغییر است.
- مهارت های مالی و مدیریتی: مدیر داخلی باید توانایی تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی را داشته باشد تا بتواند در صورت نیاز تصمیم‌های مالی موثری اتخاذ کند. مدیریت منابع، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی از مهارتهای مدیر داخلی می‌باشد.
در بالا به چند مورد از مهارت های مدیر داخلی اشاره شد و البته به این نکته دقت داشته باشد که هر سازمان و محیط کاری ممکن است نیازهای خود را داشته باشد و مهارتهای متناسب با آن را طلب کند.
شرح وظایف مدیر داخلی
مدیر داخلی وظایفی دارد که باید به صورت روزانه انجام دهد و وظایفی دارد که بعد از ورود به هر سازمانی باید انجام دهد. در ادامه این وظایف را به صورت کامل مورد بررسی قرار می‌دهیم:
1. ایجاد نقشه تمام راه‌های ارتباطی
یکی از شرح وظایف مدیر داخلی، ترسیم نقشه تمام ارتباطات سازمان فعلی است. بعد از آن باید تمام یافته‌های خود را به مدیریت انتقال دهد. به این معنا که از طریق تمام کانال‌های ارتباطی به صورت روزانه، کارکنان، مدیران و تمام افراد دپارتمان به اطلاعات منتشر شده دسترسی داشته باشند.
همچنین باید سطح اهمیت و مدت استفاده هر کانال مشخص باشد و بدانند هر کانال برای چه استفاده‌ای است؛ آیا مدیران از این کانال باید استفاده کنند و اطاعات را به دست آورند یا مخصوص کارمندان است؟
سؤالات دیگری که مدیران ارتباطات داخلی باید پاسخ دهند، عبارت‌اند از:
- آیا اطلاعات این کانال‌ها در جای دیگری ذخیره می‌شود؟
- از چه بستری در حال حاضر استفاده می‌شود (به عنوان مثال واتس‌اپ، تلگرام، ایمیل یا موارد دیگر)؟
2. بهبود کانال‌های ارتباطی
بعد از ترسیم نقشه ارتباطی سارمان، حرکت بعدی مدیر داخلی، مشخص کردن مشکلات ارتباطی است. همچنین باید بررسی کند آیا تمام افراد متوجه نحوه عملکرد کانال‌های ارتباطی شده‌اند یا نه.
در این مرحله باید راه‌حل‌های جایگزینی برای حل مسئله وجود داشته باشد و توسط مدیر داخلی پیشنهاد شود. بعد از تعیین جایگزین باید مشخص شود چه فرایندی برای جایگزینی باید طی شود و تعیین بشود چه بستر ارتباطی جدیدی مورد نیاز است.
3. استفاده از ابزارهای تکنولوژی
در این مرحله مدیر ارتباطات داخلی باید نقشه تمام ابزارهای تکنولوژی مورد استفاده توسط سازمان را ترسیم کند. آن‌ها ممکن است از خودشان بپرسند آیا ابزارهای در حال حاضر مورد استفاده قرار می‌گیرند و عملکرد خوبی دارند یا نه؟ همچنین این سؤال مطرح می‌شود که آیا سازمان نیاز دارد ابزارهای جدیدی را جهت ارتباطات بهتر خریداری کند یا نه؟
مسلماً این یک قدم مهم در چرخه عمر هر سازمانی است. بدون استفاده از ابزارهای مناسب، به انجام رساندن کار بسیار سخت و دشوار است. چگونه با کارمندانی که پشت کامپیوترشان نیستند ارتباط برقرار می‌کنید؟ چگونه به کارمندانی که از ایمیل استفاده نمی‌کنند، دسترسی دارید؟ اگر پاسخ شما استفاده از تخته، پیامک، تلفن یا فکس است، معلوم است راه سختی را در پیش دارید.
اما فکر نکنید همه چیز از دست رفته است. امکان اینکه یک استراتژی ارتباطی داخلی در سازمان به وجود آورید ممکن است. حتی می‌توانید از برخی ابزارها که توسط سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، خلاص شوید. می‌توانید از یک اپلیکیشن برای ارتباط کل سازمان استفاده کنید. به این ترتیب برای تمام مشکلات ارتباطی موجود در سازمان راه‌حل پیدا کرده‌اید و کارها بهتر جلو می‌رود.
4. برای کانال‌ها برنامه پشتیبانی وجود داشته باشد
در این مرحله، مدیر داخلی باید برای موقعیت‌های پیش‌بینی نشده برنامه پشتیبانی داشته باشد تا اگر اطلاعات از دست برود بتواند آن‌ها را بازگرداند. به عنوان مثال باید بدانید ترافیک‌های ارتباطی کجا باید ذخیره شود تا در صورت روبرو شدن مسئله در یکی از کانال‌های اصلی، به اطلاعات دسترسی داشته باشد.
این مثال را در نظر بگیرید، فرض کنید قرار است یک قرارداد امضا شود، اما فرد مسئول در حال حاضر در دسترس نیست. چه فردی باید در ارتباط با این موضوع، فایل را در جایی ذخیره نگه دارد؟ اگر کانال بسته شود یا بیش از حد پیام در آن باشد و فرد نتواند قرارداد را پیدا کند، چگونه باید به این مطلب دسترسی داشت؟
5. برنامه برای ارتباطات ضروری
در موقعیت‌های اضطراری واکنش سازمان می‌تواند جایگاهش را ارتقا دهد یا تنزل بخشد. موقعیت‌های دشوار مانند اخبار دزدی یا حتی بیماری همه‌گیر می‌تواند بحران ایجاد کند. در این مواقع مهم است برنامه‌ای برای مواجه با مسئله وجود داشته باشد.
این برنامه باید شامل اطلاعات و فرایندهای واضح در مواجهه با این موقعیت باشد. سازمان چگونه می‌خواهد این بحران را کنترل کند؟ از کدام کانال‌ها باید اخبار منتشر و به‌روز رسانی شود. تمامی این موارد باید مشخص و از قبل تعیین شده باشد.
6. فرایند پشتیبانی ارتباطات داخلی
وجود رویه‌ها به اجرای برنامه‌های مدیر ارتباطات داخلی کمک می‌کنند. در صورت دزدی، به چه فردی باید گزارش شود؟ در صورت بروز مشکلات افراد به چه کسی می‌توانند شکایت کنند؟ وجود رویه‌های مشخص و واضح برای چنین رویدادهایی ضروری و حیاتی است.
وجود کانالی که تعریف کرده باشد در صورت مواجه با مشکل چطوری باید گزارش اتفاق ارائه شود، اهمیت دارد. اگر چنین رویه‌هایی وجود نداشته باشد، بهتر است رویه‌های ایجاد شوند و مطمئن شوید تمام کارمندان از وجود آن‌ها باخبر هستند.
7. تعهد شغلی
یکی از نقش‌های کلیدی مدیر داخلی درگیر کردن کارمندان با ارزش‌ها، ماهیت، اهداف و مدیریت است. بدین ترتیب کارکنان به سازمان احساس تعلق می‌کنند و فکر می‌کنند جزوی از سازمان هستند. این مسئله در زمان‌های بحران حیاتی است تا کارمندان تعهدشان را به سازمان حفظ کنند.
به عنوان مثال، کارمندی بعد از کار همراه خانواده‌اش در خانه نشسته است و به صورت اتفاقی روزنامه‌ای را باز می‌کند یا تلویزیون را روشن می‌کند و با اخباری در ارتباط با سازمانش مواجه می‌شود که روحش هم از این اتفاق خبردار نیست. در این لحظه کارمند ممکن است احساس تعهد کمی به سازمان کند. در مثالی دیگر: در سازمان کارمند برتر ماه اعلام می‌شود اما حتی هم تیمی‌های او از این خبر، باخبر نیستند و موضوع کاملاً محو می‌شود.
تمامی این مثال‌ها نشان می‌دهد مدیر ارتباطات داخلی باید یک استراتژی ارتباطی برای کل سازمان داشته باشد تا همه افراد از اخبار مرتبط با سازمان مطلع شوند.
وظایف روزانه مدیر داخلی
از شما انتظار می‌رود به عنوان مدیر داخلی وظایف زیر را به صورت روزانه انجام دهید:
- استراتژی ارتباطات داخلی جهت ارتباط با مدیران ارشد داشته باشید.
- مطمئن شوید پروژه‌های سازمانی با موفقیت به کارکنان و ذینفعان منتقل می‌شوند.
- برای انواع رسانه‌های ارتباط داخلی اصول برنامه ریزی، ویراستاری و نوشتن محتوا انجام دهید.
- مشتریان را در جریان پیشرفت مسائل قرار دهید و پاسخگوی تمام سؤالاتشان باشید.
- ایده‌ها را به تیم خلاقیت مدیران هنری یا طراحان انتقال دهید.
- از شبکه‌های اجتماعی برای برقراری ارتباط داخلی با کارکنان استفاده کنید.
- ارتباطات داخلی یا کل تیم را مدیریت کنید.
- در رویدادهای سازمانی، ارائه داشته باشید.
- پیام‌های مدیران را به صورت نوشتاری یا گفتاری به کارمندان منتقل کنید.
- مطمئن شوید پیام‌های منتقل شده در تمامی رسانه‌ها و بخش‌های مختلف سازمان یکسان هستند.
- مطمئن شوید پیام‌های داخلی با پیام‌های بیرون از سازمان یکسان هستند.
- به بازخورد کارمندان توجه داشته باشید و به آن‌ها پاسخ دهید و محتوای ارتباطات را بر اساس آن تنظیم کنید.
- در موقعیت‌های بحرانی پاسخ ارتباطات داخلی را که بر شهرت سازمان تأثیر می‌گذارند، مدیریت کنید.
- به مدیران ارشد در مورد تحولات رخ داده در سازمان، چه به صورت حضوری و چه از طریق مکاتبه کتبی منظم، مشاوره دهید.
مدیر داخلی نیازمند چه توانمندی‌هایی است؟
اگر به عنوان مدیر داخلی می‌خواهید فعالیت خود را آغاز کنید، حتماً باید دارای مهارتهای زیر باشید:
مهارتهای نوشتاری: همانند یک روزنامه‌نگار باید توانایی نگارش داستان‌های کارمندان را داشته باشید. بنابراین باید قلم بسیار خوبی داشته باشید و بتوانید کار ویراستاری را انجام دهید. در اصل یک داستان بی‌عیب‌ونقص بر مبنای گفته‌های کارمندان بنویسید.
مهارتهای گفتاری: از آنجایی که ممکن است لازم باشد برای کارمندان سخنرانی کنید، باید از مهارتهای کلامی قوی برخوردار باشید. مدیر داخلی باید نسبت به اهداف و ارزش‌های سازمان حساس باشد و بتواند آن‌ها را به کارمندان انتقال دهد.
مهارتهای ارتباط بین فردی: باید بتوانید ارتباط خوبی با افراد بسازید تا بتوانید با بخش منابع انسانی و ارتباطات سازمان همکاری کنید. همچنین باید از اعتماد به نفس بالایی برخوردار باشید تا بتوانید با مدیران ارشد به خوبی مذاکره کنید و تکنیک‌های ارتباطی را به آن‌ها توضیح دهید.
خلاقیت: باید فردی خلاق باشید تا بتوانید استراتژی‌های مهارتهای ارتباطی دیجیتال را طراحی کنید. با تکنولوژی‌های اطلاعاتی، به خصوص دیجیتال و ویدئو در خصوص برقراری ارتباط آشنا باشید. همچنین دانستن اینکه در چه بخشی (خصوصی، عمومی یا داوطلبانه) می‌خواهید کار کنید، مهم است.
چطور بفهمیم که وظایف مدیر داخلی به خوبی انجام شده است؟
اگر مدیر داخلی وظایف خود را به خوبی انجام دهد، بخش‌های مختلف سازمان از آن منفعت می‌برند و می‌توان از دیدگاه آنان موضوع را بررسی کرد:
از دیدگاه مدیرعامل:
اگر یک موقعیت ضروری رخ دهد، آیا می‌توان سریعاً به تمام کارمندان دسترسی داشت؟ آیا دستورالعمل‌ها و تصمیمات اتخاذ شده توسط مدیریت، بدون هیچ مانعی به کارمندان منتقل می‌شود؟ آیا همه چیز قابل اندازه‌گیری است و می‌توان گفت چه فردی اطلاعات را دریافت کرده و چه فردی هنوز به اطلاعات دسترسی ندارد؟
اگر پاسخ به تمام این سؤالات «بله» است، مدیر داخلی ارتباطات وظیفه‌اش را به خوبی انجام داده است.
از دیدگاه مدیریت:
مدیران نیاز دارند بدانند دسترسی آسانی به همه کارکنان دارند و می‌توانند دستورالعمل‌ها را به آن‌ها انتقال دهند و معیاری برای اندازه‌گیری وجود دارد. اگر مدیریت منابع انسانی بتواند به سرعت و به راحتی به کارکنان دسترسی پیدا کند، بدین معنی است که مدیر ارتباطات داخلی، کانال‌های ارتباطی خوبی ایجاد کرده است.
به عنوان مثال: شما برای تعطیلات هدیه‌ای مدنظر گرفتید و نیاز دارید خود کارمندان از بین هدایا انتخاب کنند. چقدر دسترسی به کارمندان و تصمیم‌گیری بر مبنای اولویت آن‌ها آسان است؟
از دیدگاه کارمندان:
وجود کانال‌هایی جهت برطرف کردن مشکلات کارمندان و ارائه راه‌حل‌های فوری، برای کل سازمان ضروری است. کارمندان نیاز دارند بدانند سازمان به آن‌ها اهمیت می‌دهد و بستر خدمات ارتباطی وجود دارد.
مثل زمان‌هایی که نیاز به کابل دارند یا می‌خواهند اینترنتشان درست شود، تمام اطلاعاتی که کارمندان نیاز دارند باید به خوبی پاسخ داده شود و به تمام سؤالاتشان به نحوی اثرگذار جواب داده شود.
از دیدگاه منابع انسانی:
کارمندان باید با سازمان و اهدافش در ارتباط باشند. دپارتمان منابع انسانی می‌تواند کارهایی را که انجام می‌دهد در کانال‌هایی در دید کارمندان قرار دهد. این موارد می‌تواند شامل تصاویری از تیم‌های تشکیل شده در سازمان، جوایز برای کارمندان یا گرفتن امتیاز خاصی برای آنان باشد. حتی این تصاویر می‌تواند شامل اعلام اسامی بهترین کارمندان در ماه شود.
بیشتر بخوانید: منابع انسانی یا hr چیست؟ وقتی از HR حرف می‌زنیم، از چه حرف می‌زنیم
از دیدگاه مدیر بازاریابی:
آیا تمام کارمندان سازمان از برنامه‌های بازاریابی اطلاع دارند و همگام هستند؟ آیا جهت پیدا کردن ایده‌های بازاریابی طوفان فکری وجود دارد و ایده‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود؟ تمام این اتفاقات می‌تواند رویداد بزرگ‌تری را در سازمان رقم بزند و نرخ تعامل را بین کارمندان و سازمان افزایش دهد، زیرا کل کارمندان در حال مشارکت هستند و به عنوان یک سازمان در جهت رسیدن به اهداف تلاش می‌کنند.
منابع بیشتر جهت مطالعه
در این مقاله به شرح وظایف مدیر داخلی و مهارتهای مورد نیاز، توصیف وظایف روزانه مدیر داخلی پرداخته شده است و گفتیم نقش او در سازمان چه اهمیتی دارد. اگر مدیر داخلی هستید جهت ارتباطات بهتر می‌توانید از دوره های آکادمی بازار از قبیل دوره زبان بدن، دوره فن بیان و دوره اصول و فنون مذاکره استفاده کنید. همانطور که می‌دانید نحوه برقراری ارتباط در حوزه شما از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
