خلاصه کتاب انجام کارها، هنر بهره وری به دور از استرس (2)

برنامه ریزی پروژه:

جهت آغاز موفقیت آمیز پروژه، از 5 فاز برنامه ریزی بهره بگیرید. این گام ها مولفه عمودی مدیریت بهره وری را تشکیل می دهند. این گامها شیوه اندیشه ناآگاهانه و برنامه ریزی به هنگام تکمیل یک کار کم و بیش آسان را به نمایش می گذارند. با این همه، انبوه مردم این گام ها را آگاهانه دنبال نمی کنند. بدین سبب، برنامه ریزی طبیعی و غیررسمی اغلب به نتایج بهتر می انجامد. برنامه ریزی طبیعی نوعی از فرآیند اندیشه به هنگام انجام کارها مانند لباس پوشیدن، ناهار خوردن یا یک گفتگوی ساده را بازتاب می دهد. در این مورد 5 گام زیر ضروری است:
1. تعریف هدف و اصول: آنچه برایتان کارسازست را تعریف کنید، کانون توجهتان را روشن کنید و منابع و انگیزه تان را با شرایط کاری همسو گردانید.
2. بینش سازی درباره نتایج: کانون توجهی را ایجاد می کنیم که به ما کمک می کند ایده ها و الگوهای فکری را تولید کنیم. با این شفافیت می توانیم نتایج مطلوبمان را تصور کنیم و به نتیجه موفقیت آمیز برسیم.
3. هماندیشی: جهت بررسی چندین ایده، از ابزارهایی (مانند نقشه ذهنی و توالی تصویری در ذهن) استفاده کنید که به شما کمک می کند گزینه هایی را بیابید. یا ایده ها را یادداشت کنید. ذهن خود را باز کنید. نه داوری کنید نه ایراد بگیرید. بر کمیت تاکید کنید نه بر کیفیت. می توانید این ایده ها را در آینده آنالیز و سازماندهی کنید.
4. سازماندهی: قطعات با اهمیت پروژه تان را شناسایی نمایید و آنها را بر حسب مولفه ها، فرآیندها یا الویت های گوناگون رده بندی نمایید.
5. شناسایی کنش های آینده: گام بعد در این پروژه و برنامه ریزی آینده را انتخاب نمایید. کارهایی را لحاظ کنید که چشم براهید دیگران آن را کامل کنند.

با این روش بهانه ها را کنار گذاشته و از زمانتان بیشترین بهره را ببرید
بخوانید

بهره وری دور از استرس:

اکنون این اصول پایه را در قالب گام های زیر جامه عمل بپوشانید:

زمان، فضا و ابزارها را تعیین کنید

یک برهه زمانی را ایجاد کنید و یک جایگاه کاری با فضا، مبلمان و ابزارهای ضروری را آماده سازید. نیاز به یک سطح جهت نوشتن دارید و اتاقی می خواهید که دارای قفسه باشد. شاید بخواهید دستگاه فکس، پرینتر و دستگاه های دیگر را نیر نصب نمایید. اگر در محیط بیرون از خانه، دفتر دارید، باز هم فضایی از خانه را به محیطی شبیه محیط دفتر درآورید. ابزارهایتان اقلام هر روزه مانند سازمانگر و سالنامه، پوشه های کاری، نوار اسکاچ، کش و یادداشت های چسبان هستند.

Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity

وسائلتان را گردآوری کنید یا بدست آورید

برای انجام این گام، چند ساعت زمان بگذارید. کار را با یافتن چیزهایی آغاز کنید که کامل نیستند. آنها را در جعبه بگذارید. ابزارها، ارجاعات، وسائل دکوری و دستگاه ها را در جایشان بگذارید. اگر چیزی که نیاز دارید بسیار بزرگ است و در قفسه یا گنجه جای نمی گیرد، بر روی تکه ای کاغذ نامش را بنویسید تا نمایانگر همان وسیله باشد. وسائل را درون دراورها، کابینت ها، قفسه ها و گنجه ها مرتب کنید. فهرستی از آیت مهای ناقص مانند فهرستی از پروژه هایی که باید آغاز شوند، پروژه هایی که آغاز شدند ولی پایان نیافتند، تعهداتی که باید تحقق یابند، محدودیت های مالی، ارتباط هایی که باید انجام گیرند و سمینارهای آموزشی که باید برگزار شوند را تهیه کنید.

آیا تفاوت میان افسرده بودن و استرس داشتن را می دانید؟
بخوانید

محتوای جعبه ها را پردازش کنید

هر آنچه نیاز ندارید را کنار بگذارید، هر کاری را که می توانید در دو دقیقه انجام دهید تمام کنید، انجام هر آنچه می خواهید را به فرد دیگر واگذار کنید، کارهای آینده را یادآوری نمایید و پروژه های بزرگتر را شناسایی کنید. برای اثربخشی کار، آیتم های بالایی را نخست پردازش نمایید، هر بار به یک آیتم بپردازید و هرگز چیزی را به جعبه ها بازنگردانید.

از گامها و ابزارهای سازماندهی برای کمک به این فرآیند بهره بگیرید

فهرست ها و رده بندی هایی از چیزهایی را که می خواهید سازماندهی کنید ایجاد نمایید. از پوشه های دیجیتال و کاغذی جهت انجام این کار کمک بگیرید.

بهترین انتخابها را انجام دهید

اکنون که سازمان یافتید، آنچه در ادامه باید انجام دهید را بر اساس بافتار پروژه، زمان و انرژی و الویت ها تعیین کنید.

نکات طلایی:

  • مردم اغلب به کارهای بی اهمیت توجه بسیار می کنند و به کارهای با اهمیت کم توجهی می کنند.
  • یک ذهن تهی از استرس واکنشی که به کارهای تازه نشان می دهد به مانند سنگریزه ای ست که به درون آب می افتد. سنگ های بزرگ موج های بزرگ و سنگ های کوچک موج های کوچک ایجاد می کنند.
  • یک نظام سازمانی مطلوب به همه کارها واکنش مطلوب نشان می دهد.
  • هر کاری را که می بایست هم اکنون و در آینده انجام دهید را در یک چارچوب منطقی محقق سازید.
  • اگر می دانید کاری را باید در سیستم انجام دهید، دیگر نیاز نیست درباره اش نگران باشید.
  • همه وسایل خود را درون گنجه ها، جعبه ها و سبدها جای دهید.
  • از کنترلگرهای افقی برای سازماندهی هر آنچه توجهتان را به خود معطوف می کند استفاده کنید.
  • از کنترلگرهای افقی برای طرح ریزی کارآمد پروژه ها بهره بگیرید.
  • برای پیشبرد پروژه ها، هدف و اصول را تعریف کنید، نتایج را تجسم نمایید، هم اندیشی کنید و کارها را سازماندهی نمایید.
چگونه بر ترس از قضاوت شدن توسط دیگران غلبه کنیم؟
بخوانید

ثبت ديدگاه