مذاکره حرفه ای چیست؟
مذاکره حرفه ای نوعی بحث است که برای حل و فصل اختلافات و دستیابی به توافقات بین دو یا چند طرف استفاده میشود یا بهتر است بگوییم مذاکره فرایندی از «دادن و گرفتن» است که منجر به مصالحه میشود.
یک مذاکره حرفه ای با کمترین تنش و اتلاف وقت به نتیجهای با بالاترین بهرهوری ممکن و رضایت طرفین منجر میشود. حقیقت این است که شما میتوانید یک مذاکرهکننده خوب یا موفق باشید اما برای آنکه یک مذاکرهکننده حرفهای شوید میبایست ویژگیها و مهارتهای مذاکره حرفهای هم داشته باشید.
چهار اصل مذاکره حرفهای
1. آماده سازی
موفقیت در مذاکره با آمادگی تضمین میشود.
مذاکره یک فرایند است، نه یک رویداد، تنها دلیل رخ دادن یک مذاکره موفق، برنامه ریزی است.
خانم دکتر لی تامپسون (Leigh Thompson)، پروفسور دانشگاه نورث وسترن، در کتاب خود به نام ذهن و قلب مذاکره کننده (The Mind and Heart of the Negotiator)، بر روی دو سؤال اصلی تأکید دارد و از ما میخواهد قبل از هر مذاکره و در جریان آماده سازی خود برای مذاکره آتی از خود بپرسیم:
- من چه میخواهم؟
- بهترین پیشنهاد جایگزین من برای رسیدن به توافق چیست؟
من چه میخواهم؟
آنچه شما در یک مذاکره میخواهید، نقطه هدف شما (TP) نامیده میشود. برای تعیین TP خود، باید علایق خود را درک کنید. علایق شما «چرایی» مذاکره است، دلیلی که در پس موقعیت شما وجود دارد.
با این حال، از آنجایی که TP شما نتیجه ایده آل شماست، احتمال رسیدن به آن کمی بعید است. به همین دلیل تعیین آنچه نمیخواهید به همان اندازه مهم است.
پس برای خود بدترین نقطه توافق که در صورت رسیدن به آن شما متضرر خواهید شد را به عنوان نقطه RP یعنی نقطه رزرو را مشخص کنید.
خوب حالا با دانستن این دو حد مرز یعنی نقطه ایده آل و آخرین حد پذیرش شما بازه چانهزنیتان را مشخص کردهاید و در حقیقت میدانید چه میخواهید. هرگاه مذاکره از این مرز خارج شد شما باید پیشنهاد جایگزین را به کار ببرید؛ چون دیگر در مسیر حال حاضر به نتیجه نخواهید رسید.
بهترین پیشنهاد جایگزین(Alternative) من برای رسیدن به توافق چیست؟
اگر مذاکره آنطور که برنامه ریزی کردهاید پیش نمیرود و توافق محتمل به نظر نمیرسد، BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) شما، محافظ شما برای یک توافق مطلوب است.
برخلاف نقطه هدف و نقطه رزرو، BATNAی شما خارج از مذاکره است. از هیچ کاری که طرف مقابل انجام میدهد یا حرفی که میزند، تحت تأثیر قرار نمیگیرد. یک BATNA قوی بزرگترین دارایی شما در مذاکره است.
به عنوان مثال، هدف شما ممکن است این باشد که ماشین خود را به مبلغ X بفروشید تا برای یک آپارتمان پیش پرداختی داشته باشید. تقاضای زیادی وجود دارد و بلافاصله پس از تبلیغات، خریدارها با شما تماس میگیرند. در حالی که خریدار اول مایل به پرداخت قیمت درخواستی شما نیست، خریدار های دیگری مایل به مذاکره هستند. دو روز بعد خریدار دوم به شما مراجعه میکند. اگر نمیتوانید با خریدار اول به توافق مطلوب برسید، رسیدن به توافق با خریدار دوم، BATNA شما خواهد بود.
در این سناریو، این یک BATNA قوی در نظر گرفته میشود، زیرا حتی اگر با اولین خریدار به توافق نرسیدید، همچنان این فرصت را دارید که به هدف خود برای پیشپرداخت آپارتمان برسید.
با این حال، در شرایطی که تقاضای کمی وجود دارد، تنها خریدار اول ممکن است به شما مراجعه کند. BATNA شما ممکن است این باشد که ماشین را نگه دارید یا آن آپارتمان را اجاره کنید که هیچ کدام برای شما جذاب نیستند، زیرا در پرداخت کمکی نمیکنند. این یک BATNA ضعیف در نظر گرفته میشود، زیرا اگر نتوانید با اولین خریدار به توافق برسید، ممکن است به هدف خود نرسید.
در حالی که نقطه هدف و علایق شما در مذاکره مورد بحث قرار میگیرد، مهم است که نقطه رزرو خود را فاش نکنید. اینکه BATNA خود را فاش کنید بستگی به شرایط دارد، اما اگر BATNA ضعیفی دارید، معمولاً عاقلانه نیست که آن را برای طرف مقابل فاش کنید، زیرا میتواند به آنها قدرت چانهزنی بیشتری در مذاکره بدهد.
2. مذاکره یکپارچه (Integrative Negotiation)
مذاکره نباید یک موقعیت برد – باخت باشد که در آن یک طرف بیشتر و طرف دیگر کمتر میبرد.
در یک مذاکره یکپارچه تلاش هر یک از طرفین برای رسیدن به توافقی است که برای هر دو طرف سودمند است و یک موقعیت برد – برد ایجاد میکند.
بیشتر بخوانید : مذاکره برد برد چیست؟
اگر موضوعی را که در حال مذاکره در مورد آن هستید تصور کنید که یک کیک گرد است، اگر یک قطعه بزرگتر از کیک را به دست آورید، طرف مقابل باید یک قطعه کوچکتر را دریافت کند.
اما در یک مذاکره یکپارچه طرفین در حال بزرگتر کردن کیک هستند تا همه طرفهای مذاکره سهم بیشتری داشته باشد.
تکنیکهای مختلفی برای انجام این کار وجود دارد، اما درک منافع طرف مقابل و ایجاد اعتماد از روشهای مذاکره یکپارچه هستند. سؤال پرسیدن و گوش دادن و همچنین به اشتراک گذاشتن علایق شما جزء جداییناپذیر مذاکره یکپارچه است.
رفتارها در یک مذاکره اغلب متقابل است، بنابراین ارائه برخی اطلاعات میتواند طرف مقابل را تشویق به انجام همین کار کند. هنگام به اشتراک گذاری اطلاعات، عاقلانه است که اطلاعاتی را به اشتراک بگذارید که الهام بخش مبادلات عاقلانه باشد.
توسعه کیک (Expanding the Pie)
سادهترین راه برای درک چگونگی روش توسعه کیک این است که به یک مذاکره افزایش حقوق و دستمزد فکر کنید.
در ابتدا، ممکن است به نظر برسد که یک مسئله واحد روی میز بین کارمند و کارفرما وجود دارد که ارزش یا مقدار حقوق است. اگر اینطور باشد، درست است که هر چه حقوق کارمند بالاتر باشد، بودجه کارفرما کمتر میشود و مذاکره یک سناریوی برد – باخت ساده است.
با این حال، اگر مسائل بیشتری روی میز برای مذاکره وجود داشته باشد، ممکن است شرایطی ایجاد شود که همه خوشحال باشند. با در نظر گرفتن زمان تعطیلات، فرصتهای کار از راه دور، پاداشها، پوشش کمکهای پزشکی، بستههای بازنشستگی و سایر مسائل مرتبط، به احتمال زیاد هر یک از طرفین احساس میکنند که چیزی به دست آوردهاند کنار میروند.
اگر کارمند به دلیل داشتن فرزندان کوچک برای کار در خانه ارزش قائل است، کارفرما ممکن است بتواند با گنجاندن گزینه کار از خانه در قرارداد، حقوق کمی کمتری ارائه دهد.
این نمونهای از این است که چگونه هر دو طرف با توسعه کیک، یا تفکیک موضوع برنده میشوند. هر چه در جداسازی خلاقیت بیشتری داشته باشید، فرصتهای بیشتری را میتوانید برای موقعیتهای برد – برد ایجاد کنید.
مبادلات عاقلانه (Wise trade-offs)
غالباً، مذاکره کنندگان برای هر چیز ارزش متفاوتی قائل میشوند. وقتی چندین موضوع روی میز دارید، میتوانید زیرکانه خواستههای طرف مقابل را شناسایی کنید و آن چیزهایی که برای او ارزش بیشتری دارند و برای شما کمارزشتر است به او بدهید و به این روش برد، برد را ایجاد کنید.
3. مذاکره اصولی
نگرش، استراتژی و سبک از عناصر مهم مذاکره مؤثر هستند.
بیشتر مردم مذاکره را به دو روش میشناسند: یا به شیوهای سخت و رقابتی مذاکره میکنند، یا رویکردی دوستانه و سازگار در پیش میگیرند.
مذاکره اصولی شیوه جدیدی از تفکر در مورد مذاکره را معرفی میکند که نیازی به رقابت یا سازش از شما ندارد. با حذف موضوع از افراد درگیر، مذاکره اصولی رویکردی کار گروهی برای حل مشکل دارد.
بیشتر بخوانید : استراتژیهایی برای داشتن یک مذاکره هدفمند
برای کمک به دستیابی به این هدف، روی این چهار عنصر مذاکره اصولی تمرکز کنید:
فرد را از مشکل جدا کنید
یکی از بزرگترین مسائل این روزهای جامعه کسب و کار این نکته است که بیشتر افراد مشکل را با خودشان اشتباه میگیرند. در آغاز هر مذاکره ابتدا برای فرد مقابل مشخص کنید مذاکره بر سر حل مشکل است نه برای پیروزی یا شکست فردی او.
با جدا کردن مسئلهای که هر دوی شما سعی در حل آن دارید، طرف مقابل را به عنوان شریکی در حل مشکل خود ببینید. در مورد مشکلی که در دست دارید صحبت کنید، نه در مورد شخصی که با او مذاکره میکنید یا اینکه چگونه با آن موضوع مرتبط است.
فعالانه گوش کنید تا موقعیت و منافع آنها را در مذاکره درک کنید و آنها را به عنوان بخشی از مشکلی که میخواهید با هم حل کنید، تصدیق کنید.
بیشتر بخوانید : انواع نگرش در مذاکره؛ نگرش خود را در مذاکره پیدا کنید
روی علایق تمرکز کنید نه موقعیتها
دلیل مذاکره طرف مقابل و دلیل اتخاذ موضع فعلی خود را بشناسید.
موقعیت آنها مشخص میکند که آنها چه میخواهند و منافع آنها مشخص میکند که چرا آنها آن را میخواهند. اگر روی موقعیتها تمرکز کنید، ممکن است در بهترین حالت به مصالحه برسید.
با این حال، اگر تفکر پشت این موقعیت را درک کنید، ممکن است بتوانید راه حلی ارائه دهید که مناسب هر دو طرف باشد.
فرض کنید مسئله شما تقسیم یک لیمو باشد. موضع شما روشن است، زیرا هر دوی شما لیمو را میخواهید. در این مرحله ممکن است مصالحه کنید و آن را به نصف ببرید. نیمه خود را آب میگیرید و پوست آن را دور میاندازید، در حالی که طرف مقابل پوست لیمو را رنده میکند تا لیموناد درست کند و داخل آن را دور میاندازد.
اگر سؤالاتی پرسیده بودید و متوجه شده بودید که چرا لیمو را میخواهید، هر دوی شما میتوانستید با مقدار بیشتری از آنچه میخواستید کنار بروید و ارزش بیشتری برای هر یک از شما ایجاد کنید و در این فرایند یک موقعیت برد – برد ایجاد کنید.
گزینههایی را برای سود متقابل بررسی کنید
یک مذاکره باید یک طوفان مغزی باشد، جایی که هر دو طرف با هم سعی میکنند تا حد امکان راهحلهای بیشتری برای مشکل ارائه دهند. هدف این است که مشکل را به طور مشترک حل کنیم تا راهحلهای بالقوه متعلق به هر دو طرف باشد و زمانی که تصمیم نهایی گرفته میشود، یک احساس مالکیت مشترک وجود داشته باشد.
از معیارهای عینی استفاده کنید
از آنجایی که مفاهیم انصاف و حقیقت میتوانند تا حد زیادی ذهنی باشند، یافتن استانداردی که هر دو طرف به عنوان حقیقت به آن تکیه میکنند، میتواند در تصمیم گیری که هر دوی شما نتیجهای منصفانه یا غیرمنصفانه در نظر میگیرید، حیاتی باشد.
خواه این قانون، سیاستهای شرکت یا قیمت بازار یک کالا باشد، داشتن استانداردی خنثی برای بحث در مورد موضوعات در مذاکرات که ذاتاً اتفاقی پرتنش است، بسیار مفید است.
4. آگاهی فرهنگی (Cultural Awareness)
آگاهی فرهنگی باید زیربنای هر تکنیک، استراتژی یا سبک مذاکره باشد.
البته درک این نکته مهم است که یک فرد نمیتواند به طور خاص فقط در یک گروه فرهنگی خاصی قرار بگیرد، رفتارها و تجربیات اجتماعی مشخصی وجود دارد که نحوه رفتار آنها در یک مذاکره را نشان میدهد.
مثلاً ممکن است یک مذاکره کننده مردی چینی باشد که مسلمان هم هست و در یک کشور اروپایی تحصیلکرده است. برای او نمیتوان از استانداردهای معروف که برای یک مرد چینی متصور است استفاده کرد. به نظر میرسد همه فاکتورهای فرهنگی را باید بشناسیم و در ضمن رفتارهای حضوری او را به آنها اضافه کنیم.
داشتن درک کامل از هنجارها و ارزشهای فرهنگ آنها قبل از ورود به مذاکره، نه تنها محترمانه است، بلکه از ارتباطات نادرست و رفتارهای نادرست در حین آشکار شدن مذاکره جلوگیری میکند.
مهمتر از همه، داشتن هوش هیجانی برای تطبیق رفتار خود با انتظارات فرهنگی که با شما همخوانی ندارد بسیار مهم است.
برای مثال، اگر در حال مذاکره با فردی با فرهنگ غالباً رسمی هستید، باید آماده باشید تا مطابق با آن رفتار کنید. با این حال، اگر متوجه شوید که همتای شما در واقع معمولی است و شما با این رفتار سازگار هستید، برای شما و تجربه کلی مذاکره مفید خواهد بود.
بیشتر بخوانید : با کی چطور مذاکره کنیم؟
باتوجه به این چهار اصل مذاکره، باید در مذاکره آتی کمی متفاوت برخورد کنید. مایکل ویلر (Michael Wheeler) در کتاب خود به نام «هنر مذاکره: چگونگی بداهه سازی توافق در یک جهان آشفته» (The Art of Negotiation: How to Improvise Agreement in a Chaotic World ) میگوید: «مذاکره را نمیتوان برنامه ریزی کرد».
اهداف شما ممکن است تغییر کند، فرصتهای غیرمنتظرهای به وجود بیاید، یا طرف مقابل شما ممکن است متفاوت از نحوه برخورد شما با مذاکره برخورد کند. چابکی و انعطافپذیری به اندازه آمادگی کامل و درک استراتژیها هنگام تلاش برای رسیدن به توافق مهم است.
مهارتهای مذاکره خود را توسعه دهید و به نتیجه دلخواه خود برسید.
10 مهارت برای مذاکره حرفه ای
کیت شانک در مدرسه حقوق هاروارد در یک مقاله کوتاه و موجز که سال 2021 منتشر شده است ما را با ده مهارت برتر برای مدیریت جلسه مذاکره و انجام مذاکره حرفه ای آشنا می کند.
1. همیشه BATNA هایتان را همراه داشته باشید
BATNA مختصر شده اصطلاح “Best Alternative To a Negotiated Agreement” است.
در هر مذاکرهای چندین راه برای برندهشدن وجود دارد اما کسی یک مذاکرهکننده حرفه ای است که تعداد زیادی از این پیشنهادها برای به توافق رسیدن مذاکره را پیش از نقطه شروع مذاکره آماده کرده باشد.
2. روند جلسه مذاکره را معین کنید
به قول بعضی متخصصین میز مذاکره را بچینید. این موضوع باعث میشود افراد بدانند با چه کسانی، چه زمانی و کجا ملاقات خواهند کرد و این امنیت روانی امکان بیشتری برای اعتماد بین افراد را فراهم میکند.
3. گزارش آماده کنید
برای آنکه هر دو طرف سریعتر به قول معروف به مغز کاهوی مذاکره برسند و توافق شیرین و لذیذ را بچشند. لازم است جزئیات و حواشی را پاک کنید و به مختصر شدن و متمرکز شدن مذاکرهکننده کمک کنید.
4. شنود مؤثر
از قدیم گفتهاند: کم گوی و به جز مصلحت خویش مگوی/ چـیزی که نپرسند تو از پیش مـــگوی، دادنـد دو گــوش و یـــک زبـان از آغــاز/ یعنی که دو بشنو و یکی بیش مگوی هر چه توان دارید در جلسات مذاکره صرف شنیدن و خوب شنیدن کنید. هر چه بیشتر از طرف مذاکره بدانید راهحلهای بهتری برای به توافق رسیدن به ذهنتان میرسد.
5. سؤالات مناسب بپرسید.
سؤالات بله، خیر ممنوع. اجازه دهید طرف مذاکره در حین پاسخ به سؤال شما اطلاعات بیشتری از خودش، خواستههایش و نیازهایش به شما بدهد.
6. دنبال مبادلات هوشمندانه باشید.
گاهی اوقات مذاکرهکنندگان بر سر یکی از جنبههای مذاکره مثل قیمت پافشاری میکنند در حالی که این کیفیت است که حرف اول را میزند.
به طور مثال لازم است مشتری را متوجه مرغوب بودن خاک یک ملک برای ساخت یک مزرعه کشت داروهای گیاهی کنید و سود طولانی مدتی که از آن آگاه نیست را بهعنوان برگ برنده رو کنید تا توجه اشتباهش که بر قیمت متمرکز شده از آن برداشته شود.
7. حواستان به دام های مذاکره باشد: تله لنگر
گاهی اوقات طرف مذاکره شما به صورت حرفه ای از دام های مذاکره استفاده می کند. طرف مذاکره با یک حرکت لنگر خود را میاندازد و شما از هر نوع حرکت به سمت دلخواه ناتوان میشوید. حال باید به سرعت BATNA خود را رو کنید و پیشنهاد متفاوتی که از پیش به آن فکر کردهاید را اعلام کنید تا لنگر از جا کنده شود و کشتی مذاکره در دریای تجارت به سمت اسکله دلخواه شما حرکت کند.
8. چند پیشنهاد همزمان بدهید
اگر حتی همه پیشنهادها رد شدند میتوانید از طرف مقابل بپرسید کدام یک را بیشتر میپسندید و با این روش او را به مسیری نزدیک راهحل موردنظر خود هدایت کنید.
9. یک قرارداد احتمالی را امتحان کنید
مذاکرهکنندگان اغلب به دلیل اختلاف نظر در مورد چگونگی اجرای یک سناریوی خاص نمیتوانند تصمیم بگیرند و مذاکره را نهایی کنند. در چنین مواردی، سعی کنید موقعیتهای احتمالی را پیشبینی کنید و آنها را در قرارداد بگنجانید.
به طور مثال کافی است در قرارداد پیمانکار امدیاف ساختمان بالارفتن یا کمیاب شدن ورق امدیاف را بگنجانید و اجازه دهید در صورت اثبات این مورد متریال را با نظارت شما بهعنوان کارفرما تغییر دهد و در صورت نیاز افزایش بها دریافت کند و یا در صورت عدم توانایی اتمام تعهدات جریمههایی برایش مشخص کنید. اگر ادعاهای او واقعی باشد با پذیرش چنین شرایطی مشکلی ندارد.
10. برای بستن مذاکره و مرحله اجرا برنامهریزی کنید
یکی دیگر از راههای بهبود و دوام طولانی مدت قرارداد، قراردادن نقاط عطف و ضرب الاجلهایی قبل از بستن مذاکره در قراردادتان است تا اطمینان حاصل کنید که تعهدات انجام میشوند. همچنین ممکن است بهصورت کتبی موافقت کنید که در فواصل زمانی منظم در طول مدت قرارداد برای بررسی و در صورت لزوم مذاکره مجدد با یکدیگر ملاقات کنید.
مذاکره غیرحرفهای بدون استفاده از اصول مذاکره
منظور از مذاکره غیرحرفهای، مذاکرهای است که در آن تاکتیکهای غیراخلاقی برای فریب دادن یا آسیب رساندن به دیگران استفاده میشود و به دنبال اصول مذاکره حرفه ای نباشید.
یک تاکتیک بیشتر از اینکه صرفاً غیراخلاقی باشد، ممکن است از نظر اخلاقی مبهم باشد. به این معنا که بسته به استدلال اخلاقی و شرایط، تاکتیک ممکن است نامناسب باشد یا نباشد.
مثال: استفاده کردن از یک عطر تند در جلسهای که از بیماری آسم طرف مقابل اطلاع دارید، شاید غیرقانونی نباشد ولی علیرغم ایجاد تنش و از دست رفتن تمرکز طرف مقابل غیرحرفهای و غیراخلاقی است.
بییشتر بخوانید : 9 پیشنهاد کاربردی در آداب مذاکرات حرفهای
نمونههایی از تاکتیکهای رایج مذاکره که در یک موقعیت خاص غیراخلاقی هستند عبارتاند از :
- چانهزنی رقابتی: چانهزنی رقابتی به طور کلی مفروض و اخلاقی است. با این حال، استفاده از تاکتیکهایی که برای فریب یا اجبار طرف مقابل استفاده میشود، ممکن است در یک موقعیت خاص غیراخلاقی تلقی شود.
- دستکاری عاطفی: استفاده از تاکتیکهایی که عمداً بر وضعیت عاطفی طرف مقابل تأثیر میگذارد و در تلاش برای تحت تأثیر قراردادن تصمیمگیری منطقی اوست ممکن است غیر اخلاقی تلقی شود.
کلاس مذاکره حرفه ای آکادمی بازار
وقتی پان استاف لیست ده مذاکره برتر جهان را میشمارد، لیستی از بزرگترین و تأثیرگذارترین مذاکرات جهان مثل مذاکرات کره شمالی، مذاکرات انرژی هستهای ایران، مذاکرات طرفین در سوریه و… پشت سرهم ردیف میشوند.
اما من معتقدم یک مذاکرهکننده حرفهای تنها یک مرد سیاست یا یک تاجر بزرگ نیست. شما در هر موقعیت و مقامی، تکرار میکنم در هر موقعیت و مقامی ده مهارت بالا را به کار ببرید پیروز مذاکره خواهید بود.
بررسی اصول و دانستن مهارت های مذاکره حرفه ای برای شما لازم ولی کافی نیست. شما نیاز به تمرین و بررسی مشکلاتتان در پیاده سازی اصول و تکنیک های مذاکره دارید. از همین رو پیشنهاد می کنیم که در یک کلاس مذاکره حرفه ای که به صورت کارگاهی همه موارد را بررسی می کند شرکت کرده و تجربیات خود را در این زمینه بیشتر کنید.
آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار با در اختیار داشتن مربیان اصول مذاکره و روانشناسان میتواند برای سازمانها و افرادی که نیازمند دانستن اصول و فنون مذاکره حرفهای هستند جلسات مشاوره و دورههای آموزشی برگزار نماید.
مخاطب اصلی در پلتفرم مشاوره کسب و کار تمامی افرادی هستند که میخواهند تعامل مؤثرتر و بهتری با همکاران، مشتریان، مدیران و … داشته باشند. اما باید بدانید که کاربرد مذاکره به فضای کسبوکار محدود نیست و شما میتوانید برای ارتباط با دوستان، خانواده و نزدیکان خود و همچنین در زندگی شخصی از این اصول بهره ببرید.
آکادمی آموزش کسبوکار متناسب با نوع نیاز شما و نوع مذاکره بهترین روشها برای انجام مذاکرهای بینقص را به شما آموزش خواهد داد.
2 پاسخ
مقاله اصول مذاکره حرفه ای عالی بود ممنون از نگارش خوب و اشاره به تکنیک های کاربردی
الیاس عزیز خوشحالیم که مقاله مورد استفاده شما واقع شده است .
توصیه می کنم که مقالات مرتبط با مذاکره رو مطالعه کنید تا در این حوزه مهارت پیدا کنید .