اهمیت مذاکره؛ بررسی اهمیت، مراحل و تحلیل اصول مذاکره موفق

مذاکره چیست؟

برای فهمیدن اهمیت مذاکره باید اول تعریف آن را بدانید.

نویسندگان کتاب رسیدن به بله ” Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In ” مذاکره را اینگونه تعریف می کنند: «مذاکره ارتباطات رفت و برگشتی طراحی شده برای رسیدن به یک توافق است. هنگامی که شما و طرف مقابل دارای تعدادی منافع مشترک و تعدادی منافع متقابل هستید».

تعریف مذاکره از نگاه سایر متخصصان

سایر متخصصان نیز مذاکره را با اصطلاحات مشابهی تعریف می کنند. لی تامپسون در کتاب خود ، ذهن و قلب مذاکره کننده ” Mind and Heart of the Negotiator “، از مذاکره به عنوان یک «فرایند تصمیم گیری بین فردی» یاد می کند که «هرگاه نتوانیم به تنهایی به اهداف خود دست یابیم، مذاکره ضروری است». و ماکس اچ. بازرمن و دان آ. مور در کتاب خود به نام «قضاوت در تصمیم گیری مدیریتی Managerial Decision Making» می نویسند: «وقتی دو یا چند طرف نیاز به تصمیم مشترک دارند اما ترجیحات متفاوتی دارند، مذاکره می کنند.»

این تعاریف مجموعا طیف وسیعی از مذاکرات را در بر می گیرد که ما در زندگی شخصی یا محل کار با افراد غریبه یا آشنایان انجام می دهیم.

هفت اصل کلی اهمیت مذاکره

متأسفانه، بیشتر مردم مذاکره کنندگان ذاتی نیستند. خبر خوب این است که تحقیقات نشان می دهد که بیشتر افراد می توانند مهارت های مذاکره را از طریق آموزش، مطالعه و تمرین به طور قابل توجهی بهبود بخشند.

پاتون در کتاب راهنمای حل اختلاف ” The Handbook of Dispute Resolution ” می نویسد : “اهمیت مذاکره دارای چارچوبی با هفت اصل کلیدی است.”

این موارد ابزارهای ضروری برای شناسایی اهداف، آماده سازی موثر برای به حداقل رساندن غافلگیری ها و استفاده از فرصت ها در هنگام مذاکره هستند.”

این هفت اصل کلی عبارتند از:

منافع (Interests) در مذاکره

به گفته پاتون، منافع “محرک های اساسی مذاکره” هستند. منافع در واقع همان نیازها، خواسته ها و انگیزه های اساسی ما هستند. منافع هدایتگر تمام آن کارهایی هستند که انجام می دهیم و حرف هایی که می گوییم. مذاکره کنندگان باتجربه با بررسی دقیق همتایان خود در طرف مقابل، منافع اساسی آنها را بهتر درک می کنند.

انصاف یا مشروعیت (Legitimacy) در مذاکره

تلاش برای یک معامله مشروع یا منصفانه، بسیاری از تصمیمات ما را در مذاکرات هدایت می کند. اگر احساس می کنید طرف مقابل از شما سوء استفاده می‌کند، احتمالا پیشنهاد او را رد می‌کنید، حتی اگر پیشنهاد او روی کاغذ به نفع شما باشد. برای موفقیت در مذاکره، باید پیشنهادهایی ارائه کنید که دیگران آن را مشروع و منصفانه بدانند.

اهمیت روابط (Relationships) در مذاکره

فرقی نمی کند که ارتباطی دائمی با طرف مقابل مذاکره داشته باشید یا دیگر هرگز او را نبینید. باید رابطه خود را به طور موثری مدیریت کنید تا جریان مذاکره روان پیش برود. پویایی روابط زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که یک ارتباط مداوم با طرف مقابل داشته باشید. در آن صورت تجارت آینده، شهرت و روابط شما با دیگران ممکن است وابسته به روابطی باشد که اکنون شکل می دهید. شما می توانید با صرف زمان برای ایجاد رابطه و با رعایت استانداردهای اخلاقی خود در طول فرآیند مذاکره، این رابطه را تقویت کنید.

بیشتر بخوانید: راهنمای قدم به قدم برقراری ارتباط در مذاکره

اهمیت داشتن پیشنهادهای جایگزین (Alternatives and BATNA) در مذاکره

حتی زمانی که در مذاکره شرکت می کنیم و از گزینه های پیشنهادی آگاه هستیم، باید بدانیم اگر توافق فعلی به نتیجه نرسد، چه خواهیم کرد. آماده سازی برای مذاکره باید شامل تجزیه و تحلیل پیشنهادهای جایگزین برای توافق در مذاکره باشد.

به عنوان مثال، کسی که پس از مصاحبه شغلی انتظار کسب آن موقعیت شغلی را دارد، باید بداند که اگر نتیجه مصاحبه مطابق میل او نبود، می تواند برای ادامه تحصیل در مقطع بالاتر درخواست بدهد.

اهمیت داشتن گزینه ها (Options) در مذاکره

گزینه ها در مذاکرات، به هر انتخابی که طرفین برای برآوردن منافع خود در نظر می‌گیرند، از جمله شرایط، موارد احتمالی و معاملات، گفته می شود. به گفته پاتون، استفاده از گزینه ها در مذاکره ارزش ایجاد می کند و رضایت طرفین را بهبود می بخشد.

تعهدات (Commitments) در فرایند مذاکره

در مذاکرات، تعهدات به معنای توافق، تقاضا، پیشنهاد یا قول هایی است که توسط یک یا چند طرف داده می شود. یک تعهد می تواند از یک توافق برای ملاقات در یک زمان و مکان خاص تا یک پیشنهاد رسمی برای امضای قرارداد باشد.

شیوه برقراری ارتباط (Communication) در مذاکرات

چه به صورت آنلاین، چه از طریق تلفن یا حضوری در حال مذاکره باشید، در یک فرآیند ارتباطی با یک یا چند طرف دیگر قرار دارید. موفقیت مذاکره به انتخاب های ارتباطی شما بستگی دارد، مانند اینکه در حالت پذیرش هستید یا رویکردی جسورانه دارید، به طور مشترک طوفان فکری می کنید یا مطالبات قاطعانه ای دارید، درباره طرف مقابل پیش داوری می کنید یا برای بررسی عمیق تر آنها سؤال می پرسید.

دلیل اهمیت مذاکره

شکی نیست که داشتن مهارت های مذاکره بخش مهمی از توانایی مدیریت یک کسب و کار است. در بازار بیش از حد رقابتی امروزی، توانایی مذاکره موثر بیش از هر زمان دیگری ارزش دارد.

در واقع، بر اساس یک مطالعه در بریتانیا، کسب وکارهایی که توانایی مذاکره ندارند، حدود 9 میلیون پوند در ساعت ضرر می کنند. همچنین این مطالعه خاطر نشان می کند که در صورت داشتن مهارت مذاکره، کسب و کارها می توانند سودآوری کلی خود را تا 7 درصد در سال افزایش دهند.

پنج دلیل اهمیت مذاکره و مهارت در آن، در دنیای تجارت امروز

مذاکره در تجارت روز جهان بسیار مهم است زیرا که دنیای امروز دنیای ارتباطات و روابط است و مذاکره یکی از مهم ترین اصول ساخت این دو مورد در دنیای تجارت روز است.

بیشتر بخوانید: مذاکره تجاری چیست

1. دانستن اصول و فنون مذاکره برای همه سودمند است

اگر چه با شنیدن اهمیت اصول و فنون مذاکره توجه ما به جلسات هیئت مدیره و بستن قراردادهای بزرگ معطوف می شود، اما در واقع کاربردهای مذاکره بسیار بیشتر است.

برای مثال، کارمندی که دارای مهارت های مذاکره است، می تواند در بحث درباره مسئولیت های جدید یا میزان افزایش حقوق هوشمندانه عمل کند و اطمینان حاصل کند که هر دو طرف دقیقا به آنچه انتظار دارند، دست می یابند.

بیشتر بخوانید: راهنمای جامع مذاکره برای افزایش حقوق

دوره اصول فنون مذاکره برای تمامی افراد در طول زندگی مفید است. موارد زیر چند نمونه از اهمیت مذاکره در زندگی می باشد:

• زندگی روزمره
• موارد حقوقی و پیشرفت شغلی
• مذاکرات مدیریتی برای رسیدن به هدف کسب و کار
• روابط شخصی و کاری

2. مذاکره موقعیت های برد-برد ایجاد می کند

بر خلاف آنچه برخی معتقدند، داشتن مهارت های مذاکره به معنای شکست دادن طرف مقابل نیست. در واقع، بهترین مذاکره کنندگان کسانی هستند که قادر به ایجاد مذاکره برد-برد هستند، که در آن همه به این نتیجه می رسند که معامله خوبی داشته اند.

شاید دستیابی به یک نتیجه برد-باخت در لحظه اول یک پیروزی به نظر برسد، اما فقدان حسن نیت ناشی از چنین معامله ای می‌تواند مشکلاتی را در آینده ایجاد کند.

البته رسیدن به معامله ای که همه را خوشحال کند دشوار است، اما دقیقا به همین دلیل است که بسیار ارزشمند است.

3. مذاکره خوب، به نتیجه بهتری ختم می شود

در نهایت، هدف از مذاکره، دستیابی به بهترین معامله ممکن برای شما و سازمانتان است. آگاهی از مهارت های مذاکره و به کار بردن آنها شما را در رسیدن به این هدف یاری می کند. به عنوان مثال، اگر بتوانید با یک مذاکره مؤثر، میزان هدر رفت سرمایه را 10 درصد کاهش دهید، آن پول مستقیما به حاشیه سود شما می رود.

4. تسلط به مهارت های مذاکره و افزایش اعتماد به نفس شما در جلسات

اعتماد به نفس بخش مهمی از مهارت مذاکره کنندگان است. اگر هنگام ورود به مذاکره تسلط کاملی به مباحث جلسه و مهارت های خود داشته باشید، می توانید بدون نگرانی روی معامله تمرکز کنید. علاوه بر این، ارائه محکم و با اعتماد به نفس منجر به معاملات بهتر می شود.

5. استفاده از مهارت های مذاکره در رسیدن به احترام متقابل

احترام بخشی ضروری از تجارت است. به کار بستن مهارت های مذاکره باعث افزایش بهره وری و ایجاد احترام بین شما و کارمندان، فروشندگان، مشتریان و هر فرد دیگری که با شما در حال مذاکره است، می شود.

مراحل مذاکره

برای اجرای یک مذاکره موفق بایستی مراحلی طی شود تا جلسه مذاکره روندی منطقی و پربازده داشته باشد. این یکی از مهم ترین اصول برای فهمیدن اهمیت مذاکره موفق است.

بیشتر بخوانید: مراحل مذاکره + 5مرحله مهم برای رسیدن به موفقیت در مذاکره

4 مرحله فرآیند مذاکره

1. آماده سازی و برنامه ریزی (Preparation): گردآوری تمامی اطلاعات مرتبط در مورد مباحث جلسه مذاکره و تمایلات طرف مقابل
2. تبادل اطلاعات و توضیحات (Exchanging Information): ارائه پیشنهاد مطلوب و توجیه منطقی طرح پیشنهادی و شنیدن طرح طرف مقابل
3. چانه زنی و حل مسئله (Bargaing): چانه زنی و تلاش برای رسیدن به راه حل برد-برد
4. بستن قرارداد و اجرا (Closing): نوشتن قراردادی مبنی بر توافق طرفین و تعیین ضمانت های اجرایی

برای اطلاعات بیشتر در مورد شیوه انجام مذاکره و جزییات هر مرحله پیشنهاد می کنیم مطلب مدیریت مذاکره | آموزش مدیریت لحظه به لحظه جلسه مذاکره را مطالعه کنید.

جمع بندی اهمیت مذاکره و سخن پایانی

اهمیت مذاکره در زندگی روزمره هر یک از ما نقش پررنگی دارد. تسلط بر مهارت مذاکره کمک می کند تا علاوه بر رسیدن به اهداف مطلوب خود، تاثیری ماندگار بر طرف مقابل داشته باشید. این مساله بر شکل گیری آینده کسب و کار و شهرت شما در صنعت تاثیر قابل توجهی می گذارد. اگر مذاکره کننده خوبی باشید، افراد بیشتری تمایل به همکاری با شما خواهند داشت و این به رونق کسب و کار شما کمک شایانی می کند. پیشنهاد می کنیم همین حالا شروع کنید و با ۱۰ تکنیک برای شروع مذاکره موفق آشنا شوید.

دوره های آکادمی بازار برای ارتقای کسب و کار شما

آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار با بهره گیری از دانش به روز و تجربیات منحصر به فرد استاد محمدی و با ارائه مشاوره تخصصی در حوزه کسب و کار، توانسته موجب شکوفایی و بالندگی دهها سازمان و کسب و کار گوناگون شود.

همچنین بیش از هزاران نفر با بهره گیری از دوره های جامع بازاریابی و فروش، دوره مشتری مداری، دوره اصول و فنون مذاکره، دوره آموزشی حرفه ای بازاریابی و فروش تلفنی و مشاوره فروش، توانسته اند موانع موجود در مسیر شغلی خود را برطرف کنند و به سوی آینده شغلی روشن خود گام بردارند.