اهمیت رعایت اصول و آداب مذاکره حضوری
قبل از درک آداب مذاکره باید بدانید که مذاکره فرایندی است بین دو یا چند طرف (هر یک با اهداف، نیازها و دیدگاه‌های خاص خود) که به دنبال کشف زمینه مشترک و دستیابی به توافق برای حل یک موضوع متقابل، حل تعارض و تبادل ارزش‌ها هستند.
تابه‌حال سعی کرده‌اید آب تنگ ماهی قرمز کوچک عید را عوض کنید. تجربه‌ای ساده از گرفتن یک موجود ظریف دوست‌داشتنی به روشی که به آن آسیبی هم نرسد. بی‌اغراق مذاکره موفق چیزی شبیه گرفتن آن ماهی کوچک گلی سهل و ممتنع است.
آداب مذاکره حرفه ای برای متعادل سازی رفتار شما در جلسه مذاکره است. وارد کردن بیش از حد فشار به طرف مقابل باعث از بین رفتن روابط بین طرفین می‌شود. از طرفی اگر بیش از حد نرم رفتار کنید، خود را فردی با اعتماد به نفس و استقامت کم جلوه می‌دهید.
همین امر بر اهمیت آشنایی با آداب مذاکره می‌افزاید. هر چه با آداب و اصول مذاکره آشنایی بیشتری داشته باشید، به موفقیت نزدیک‌تر می‌شوید.
مهم‌ترین و کاربردی ترین آداب مذاکره حرفه ای
رفتار درست با اطرافیان در هر موقعیت و جایگاهی نه تنها به موفقیت شما کمک می‌کند بلکه تصویر مثبتی از شخصیت شما در ذهن اطرافیان ایجاد می‌کند. مذاکره گفتگویی است که برای رسیدن به اهدافی خاص شکل می‌گیرد. برای موفقیت در این مسیر نیز نیازمند رعایت اصول و آداب خاصی هستید.
· تعیین وقت مذاکره
اولین قدم برای یک مذاکره موفق تعیین وقت مذاکره است. کمتر کسی از مهمان سرزده خوشش می‌آید، زیرا ممکن است آما‌دگی لازم برای پذیرایی از مهمان را نداشته باشد.
زمانی که شما بدون وقت قبلی با فرد یا گروهی وارد مذاکره می‌شوید، فرصتی برای آماده‌سازی به آنها نداده‌اید و قطعاً میزبان بی‌خبر از همه‌جا هم از برگزاری جلسه با شما خوشحال نمی‌شوند. این کار باعث می‌شود روند مذاکره به‌خوبی پیش نرفته و طرفین به توافق نرسند. بهتر است از چند وقت پیش از زمان جلسه به آنها اطلاع داده و با توافق طرفین بهترین زمان برای برگزاری مذاکره تعیین شود.
· مشخص‌کردن افراد در مذاکره گروهی
قبل از انجام مذاکره لازم است در مورد طرف مقابل اطلاعات کاملی به دست بیاورید. به همین دلیل لازم است ابتدا افراد مذاکره‌کننده مشخص شوند. اگر چندین نفر قصد انجام مذاکره گروهی را دارند، باید وظایف و رتبه هرکدام مشخص شود.
· در طول مذاکره اصیل و محترم بمانید
صرف نظر از اینکه آیا معامله با موفقیت صورت می‌گیرد یا خیر، نگرش محترمانه را نسبت به سرمایه‌گذاران و مخاطبین تجاری خود حفظ کنید. این قانون شماره 1 آداب معاشرت است.
حتی اگر لازم باشد نظر خود را با قطعیت بیان کنید یا دیگران را با شجاعت متقاعد کنید که از اهداف شما حمایت کنند، اما هرگز از شوخی، تمسخر، شکایت، توهین یا تحقیر استفاده نکنید.
وقتی مذاکره می‌کنید، فقط یک محصول را نمی‌فروشید، یک ایده را تبلیغ نمی‌کنید و یا خدمات خود را بازاریابی نمی‌کنید، بلکه خودتان را به دیگران معرفی می‌کنید. با این نوع رفتار سرمایه‌گذاران و شرکای بالقوه شما را فردی صمیمی، صادق و دوست داشتنی می‌بینند که کار کردن با او آسان است.
صمیمانه تشکر کنید و متواضع باشید. هدف این است که ثابت کنید نه تنها محصولات شما ارزشمند هستند، بلکه مهارت‌ها، علایق و تخصص شما ارزش سرمایه‌گذاری دارند.
· در مدیریت جلسه مذاکره صبور باشید و خوب گوش دهید
برای گوش‌دادن وقت بگذارید. شاید تصور کنید برای مدیریت زمان در مذاکره وقت کافی ندارید، اما بهتر است عجله نکنید. اگر برای گوش‌دادن به دیدگاه‌ها، اهداف و مقاصد طرف دیگر وقت نگذارید، به‌هیچ عنوان نمی‌توانید برداشت درستی داشته باشید و درگیر تعارض در مذاکره می‌شوید.
سؤالاتی مانند “امیدوارید از این مذاکرات چه نتیجه‌ای کسب کنید؟” یا “به نظر شما شرکت ما چگونه می‌تواند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند؟” بپرسید.
در این فرایند موارد بسیار مهمی یاد می‌گیرید که می‌تواند به شما در نهایی کردن یک معامله برد – برد کمک کند.
· نتیجه نهایی خود را بدانید
قبل از ورود به جلسه مذاکره، هدف و برنامه ریزی مذاکره را مشخص کنید. در غیر این صورت، ممکن است مجبور شوید به صورت مداوم نظر خود را تغییر داده و وقت خود و طرف مقابل را هدر دهید. همچنین با آگاهی از این مورد، بیش از حد به طرف مقابل امتیاز نمی‌دهید.
· بدانید چه زمانی باید عقب نشینی کنید
مؤدب باشید و اگر مذاکرات با مشکل روبرو شد عقب‌نشینی کنید.
استفاده از کلمات و جملات تهدیدآمیز به فرایند مذاکره آسیب می‌زنند و معمولاً طرف مقابل را مجبور به واکنش می‌کند. در این شرایط سعی کنید زمینه‌های مشترک را دوباره ایجاد کنید، اهداف مشابه را مرور کنید و از رقابت یا بحث و جدل خودداری کنید.
هدف اصلی مذاکره تجاری یافتن راه‌حل‌هایی است که هر دو طرف را راضی کند. هیچ‌کدام از طرفین دوست ندارند که در مذاکره شکست‌خورده و بدون نتیجه مثبت مذاکره را به اتمام برسانند. اگر با بحث و گفتگو به نتیجه مثبتی نرسیدید، می‌توانید به صورت محترمانه مذاکره را خاتمه دهید.
· آداب مذاکره بین‌المللی را رعایت کنید
قبل از انجام مذاکرات تجاری بهتر است با فرهنگ کشورهای مقابل آشنا شوید. بیشتر کشورها عرف‌ها و روابط سنتی خاصی دارند که بر مذاکرات تجاری حاکم است.
به‌عنوان‌مثال، در مذاکره با همکاران چینی، رتبه بسیار مهم است. در واقع شما برای مذاکره باید کارکنان ارشد و هم رده نماینده گروه مقابل را انتخاب و پای میز مذاکره بنشانید.
از دیگر آداب مذاکره حرفه ای در چین این است که دیر رسیدن به یک جلسه بی‌احترامی و توهین تلقی می‌شود یا در مذاکره با طرفین فرانسوی باید یک برنامه سفت و سخت داشته و به آن پایبند باشید اما لحن صحبت و برخورد خود را خوب و خوش نگه دارید.
متوجه باشید که ما ایرانی‌ها هم در بین خودمان اصول ناگفته‌ای داریم که به طور معمول از پیش آنها را می‌دانیم. بدون آنکه خودمان هم بدانیم رعایت نشدن همان اصول به نظر ساده از طرف مقابل برای ما هم احساس ناخوشایندی ایجاد می‌کند و حتی ناخودآگاه مسیر مذاکره را منحرف خواهد کرد.
خارج از لطف نیست که برخی نمونه های مذاکره تجاری موفق را برای درک بهتر موضوعات بالا مطالعه نمایید.
· داشتن نگرش غیر تقابلی
مذاکره نباید به عنوان یک تقابل تلقی شود. در روند مذاکره می‌توان از هر دو طرف انتظار داشت که قویاً از مواضع خود دفاع کنند، اما هدف یک پیروزی یک‌طرفه نیست. در واقع نتیجه مذاکره می‌تواند به صورت برد – برد بوده و هر یک از طرفین چیزی از رابطه به دست آورند.
بیشتر بخوانید: مذاکره برد برد چیست؟
· رعایت پوشش مناسب
از دیگر آداب مذاکره، نوع پوشش افراد است. نوع پوشش در جلسه مذاکره مخصوصاً مذاکرات رسمی بسیار مهم است.
نوع پوشش شما تعیین می‌کند که موضوع و جلسه چقدر برای شما اهمیت دارد.
نکات زیر را در مورد پوشش در نظر داشته باشید :
- از لباس‌های رسمی برای جلسه مذاکره استفاده کنید.
- در جلسات مختلف از یک لباس ثابت استفاده نکنید.
- در مذاکرات بین‌المللی با توجه به فرهنگ و عرف هر کشور لباس مناسب انتخاب کنید.
- اگر با قشر آسیب دیده جامعه مذاکره می‌کنید از لباس‌های گران قیمت استفاده نکنید.
- به هیچ عنوان لباس‌های اسپرت نپوشید.
جمع بندی آداب مذاکره
رالف والدو امرسون، نویسنده و شاعر آمریکایی در مورد اهمیت آداب معاشرت در زندگی اجتماعی می‌گوید :
“رفتارهای شما همیشه تحت نظر است و پاداش یا طرد بابت رفتارهایتان توسط این هیئت منصفه کما بیش بدگمان، زمانی که اصلاً توقعش را ندارید، هزینه بسیار هنگفتی برایتان دارد.”
همه ما در زندگی روزمره و موقعیت‌های شغلی درگیر مذاکرات مختلفی می‌شویم. برخی از این مذاکرات از اهمیت بیشتری برخوردار است و برای دستیابی به موفقیت در آنها باید اصول و قوانین خاصی را رعایت کنیم.
آشنایی با آداب مذاکره و رعایت آنها از جمله مهم‌ترین فعالیت‌ها در روند مذاکره است. در این مقاله سعی کردیم مهم‌ترین آداب و اصول مذاکره را بیان کنیم. به نظر شما چه موارد دیگری در این زمینه وجود دارد؟
دوره های آکادمی بازار برای ارتقای کسب و کار شما
آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار با بهره گیری از دانش به روز و تجربیات منحصر به فرد استاد محمدی و با ارائه مشاوره تخصصی در حوزه کسب و کار، توانسته موجب شکوفایی و بالندگی دهها سازمان و کسب و کار گوناگون شود. همچنین بیش از هزاران نفر با بهره گیری از دوره های جامع بازاریابی و فروش، دوره مشتری مداری، دوره اصول و فنون مذاکره، دوره آموزشی حرفه ای بازاریابی و فروش تلفنی و مشاوره فروش، توانسته اند موانع موجود در مسیر شغلی خود را برطرف کنند و به سوی آینده شغلی روشن خود گام بردارند.
