اصول جلسات کسب و کار
در هر حرفه و کسب و کاری که فعالیت کنید می‌دانید که داشتن جلسات کسب و کار راهگشای بسیاری از مشکلات مالی و غیرمالی شماست. در این نوشتار هفت قاعده پیشنهاد می‌شود که لازم است در جلسات کاری رعایت کنید. جلسات کسب و کار آداب خاصی دارند و با جلسات عادی تفاوت زیادی دارند.
چند وقت پیش در یک جلسه کسب و کار با یک مشتری بالقوه، خودم و دیگران متعجب شدیم. مدت زمان کوتاهی بعد از این که یکی از مدیران اجرایی نمایندگی تبلیغاتی شرکت ما شروع به صحبت کرد و در مسیر مناسبی در ارائه مفاد تبلیغاتی خود بود از جای خودم بلند شدم به سمت صندلی وی رفتم و صفحه لپ‌تاپ وی را بستم.
در حالی که متوجه خروج انرژی از فضای جلسه بودم توضیح دادم که اگرچه ۲۰ مورد کاری مناسب از مشتریان در اختیار دارم که مایلم ارائه کنم ولی می‌خواهم حرکت سریع‌تری به سوی جلو داشته باشم.
روش بهتر برای اثبات این امر به غیر از تغییر رویکرد در جلسات معرفی چیست؟ با این توضیح در واقع دستور جلسه را در سطل آشغال پرت کرده بودم. در حالی که برنامه‌ای نداشتم که این گرد‌همایی را خراب کنم از آنچه بعدا اتفاق افتاد خوشحال بودم. ما مکالمه مناسبی درباره اهداف و چالش‌های مشتری بالقوه و تخصص‌های خود داشتیم.
آنچه به عنوان یک ارائه رایانه‌ای شروع شده بود تبدیل به مباحثه رو در رو تعاملی شد. آن مشتری بالقوه اکنون یکی از مشتریان اصلی شرکت ما است.
هفت قاعده در جلسات کسب و کار
و ما توانستیم جلسه کسب و کارمان را با مشاوره کسب و کار به بهترین شکل اجرا کنیم و این برای کسب و کار ما یک پیروزی بزرگ بود. تجربه‌ای که در آن روز به دست آوردم، برای همیشه همراه من بود و همیشه از آن استفاده کرده‌ام.
مطمئنا گروه من از این حرکت من شگفت‌زده شدند و من بعدا از آن‌ها عذرخواهی کردم اما وقتی بحث از جلسات کسب و کار می‌شود مایلم جلسات کوتاه، تعاملی و مولد باشند.
این قواعد را در هر جلسه‌ای که بوده‌ام انجام داده‌ام و موفقیت آمیز نیز بوده است. پس می‌توانید با خیال راحت از این روش‌ها که اطلاعات سال‌ها شرکت در جلسات مختلف است استفاده کنید. در زیر، هفت قاعده پیشنهاد می‌شود که لازم است در جلسات کسب و کار رعایت شوند:
۱. سر وقت و به موقع شروع کنید
اگر باید پنج نفر در یک اتاق کنفرانس در ساعت ۱۰ صبح گرد هم آیند نباید ۵ دقیقه برای یک فرد مزاحم منتظر بمانید. درب اتاق را ببندید و جلسه را شروع کنید. منتظر ماندن برای افرادی که تاخیر دارند تنها قدرت آن‌ها را تقویت می‌کند.
اگر این کار را انجام دهید احتمال تکرار رفتار افرادی که دیر می‌رسند و باعث ناراحتی سایرین می‌شوند کاهش می‌یابد و همه متوجه اهمیت وقت دیگران می‌شوند و برای آن ارزش قائل می‌شوند.
منتظر بقیه ماندن بی احترامی به کسانی است که سر وقت به جلسه آمده‌اند و زمانشان را برای شما تنظیم کرده‌اند. پس سر وقت جلسه را شروع کنید.
۲. اهداف خود را بیان کنید و واضح باشید
به آنچه در ابتدا جلسه کسب و کار تصمیم می‌گیرید یا می‌خواهید به آن دست یابید توجه کنید. همه چیز را واضح بیان کنید و هدف خود را یادآور شوید.
اگر دستور جلسه‌ای وجود دارد، آن را کوتاه کنید تا اهداف در قالب دستور جلسه طولانی و بیش از حد مفصل تعریف نشود و دیگران را خسته نکنید.
۳. تعداد افراد را محدود کنید
همانطور که در مقاله How To Run a Meeting در وبسایت Harvard Business Review Home اشاره شده است، تا آنجایی که می‌توانید تلاش کنید تا جلسات کسب و کار را به پنج تا هفت نفر در صورت امکان محدود کنید. وقتی گروه بزرگ‌تر می‌شود تعدادی از شرکت کنندگان، تبدیل به تماشاگر می‌شوند و جلسه آنچنان مفید نخواهد بود. پس فقط افراد مهم را دعوت کنید.
۴. جلسات کسب و کار را کوتاه کنید
اغلب، میزان زمانی که برنامه‌ریزی می‌کنید تا یک اقدام را عملی کنید مدت زمانی است که در واقع برای اجرای آن عمل ضرورت دارد.
به نظر می‌رسد که یک ساعت به شکل پیش فرض برای عملی کردن یک اقدام مناسب باشد. ۱۵ تا ۳۰ دقیقه نیز می‌تواند به عنوان وقت اضافی در نظر گرفته شود.
۵. از تمام شرکت کنندگان بخواهید به اهداف جلسات کمک کنند
در شرکت ما اگر در جلسات کسب و کار صحبت نکنید مجددا به جلسات دعوت نخواهید شد. تعامل و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها ضرورت دارند و از همه بخواهید همکاری کنند.
۶. قواعد جدیدی را برای ارائه نکات ضروری وضع کنید
وقتی به ارائه بصری نیاز باشد چند رهنمود در این باره وجود دارد. از تصاویر بیشتر از کلمات استفاده کنید و ذهن همه را به سمت خود بکشید.
قاعده‌ای در شبکه اجتماعی توئیتر وجود دارد که اجازه ورود بیش از ۱۴۰ کلمه را به کاربر نمی‌دهد مایلم از این قاعده الهام بگیرم. در نهایت خلاصه‌ای از تصمیمات داریم و اکنون نوبت گام بعدی است.
۷. جلسه را به بیرون از اتاق کنفرانس منتقل کنید
وقتی یک گروه کوچک گرد هم می‌آیند تمایل داریم تا جلسه را به بیرون از اتاق مذاکره انتقال دهیم. گاهی قدم می‌زنیم یا جایی در بیرون برای نشستن پیدا می‌کنیم. از نظر من، اتاق کنفرانس حتی اتاقی که بسیار شیک باشد افراد را در فضای کلاس درس قرار می‌دهد پس خیلی درگیر تشریفات اتاق نباشید.
رویکرد متحرک برای جلسات، ایده‌ها را جاری می‌سازد. وقتی در جایی گیر کرده باشیم یا بی‌حرکت باشیم آماده تغییر موضوع، رها کردن دستور جلسه یا حتی خاتمه جلسه کسب و کار خواهیم بود.
نقش آکادمی بازار در جلسات کسب و کار
آکادمی بازار با هدف ترویج علم و دانش مربوط به مدیریت و رهبری موفق یک کسب و کار و ایجاد شادی و انگیزه بین افراد جامعه، علاوه بر انتشار روزانه مقالات مفیدی همچون مقاله فوق که حاوی دستورالعمل‌های حرفه‌ای برای نحوه برگزاری جلسات کسب و کار است که باعث بازدهی بیشتر جلسات و صرفه جویی در زمان و انرژی افراد می‌شود، در وبسایت خود را فراهم آورده است. جلسات کسب و کار را با راهنمایی‌های انجام شده به بهترین شکل و بیشترین بازده انجام دهید تا کسب و کار موفقی داشته باشید.
