گزارش‌های تیم فروش چه اهمیتی برای کسب و کارها دارد؟
تیم فروش شما وظایف بسیار زیادی را بر عهده دارد و روزانه با چالش‌های بسیار زیادی سروکار دارد پس این یک موضوع بسیار مهم است که شما به صورت منظم گزارش‌های تیم فروش را جمع‌آوری کنید و آن‌ها را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهید. اجازه دهید تا با هم به‌طور مختصر اهمیت گزارش‌های تیم فروش را بررسی کنیم.
- زمانی‌که شما از تیم فروش خود گزارش‌های منظم می‌خواهید به‌طور موثرتر می‌توانند تیم خود را در راه رسیدن به اهداف شرکت هدایت کنند.
- زمانی‌که شما گزارش‌های تیم فروش خود را به‌صورت منظم دریافت می‌کنید، باعث می‌شود تا کارمندان شما مسئولیت‌پذیرتر شوند و در ارائه عملکرد خود کاملا شفاف عمل کنند.
- زمانی‌که شما گزارش‌های مختلف تیم های فروش خود را جمع‌آوری می‌کنید و با هم مقایسه می‌کنید، می‌توانید با این کار سایر تیم‌های فروش را تشویق کنید که عملکرد خود را بهبود ببخشند. به شما توصیه می‌کنیم برای تیم‌های فروشی که بالاترین عملکرد را دارند، جایزه‌های نقدی یا غیرنقدی در نظر بگیرید.
- گزارش‌های تیم فروش می‌تواند تصویرسازی درستی از درآمد شما در آینده را نشان دهد. این تصویرسازی می‌تواند بر روی همه استراتژی‌های شرکت شما تاثیرگذار باشد.
- گزارش‌های تیم فروش به شما کمک می‌کند تا ارزیابی تیم فروش خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید.
اکنون که با اهمیت گزارش‌های تیم فروش آشنا شدید نوبت به آن رسیده است تا با انواع گزارش تیم فروش آشنا شوید.
انواع گزارش‌های تیم فروش
همان‌طور که در بالا اشاره شد، گزارش‌های تیم فروش دید بسیار خوبی به صاحبین کسب و کارها برای تصمیماتی که در آینده باید اتخاذ کنند، می‌دهد بعلاوه گزارش‌های تیم فروش جزئیات فروش شما را مشخص می‌کند که مهمترین فاکتور برای هر کسب و کار است.
گزارش‌های تیم فروش شبیه به هم نیستند و هر کدام از آن‌ها بر اساس برخی داده‌های خاص تنظیم شده است. در ادامه با انواع گزارش‌های تیم فروش بیشتر آشنا خواهیم شد.
گزارش میزان درآمد
قطعا یکی از مهمترین گزارش‌های تیم فروش، گزارش میزان درآمد است. این گزارش دید کامل و کلی درباره وضعیت کلی کسب و کار به شما ارائه می‌دهد. گزارش میزان درآمد با هدف ارزیابی قیف فروش و میزان درآمد شرکت انجام می‌شود. شما می‌توانید از تیم فروش خود بخواهید که گزارش‌های خود را به‌صورت دوره‌ای (یک ماهه یا دو ماهه) تنظیم کنند.
شما با بررسی این گزارش‌ها به اطلاعات بسیار مهم و کاربردی دسترسی پیدا خواهید کرد. اگر گزارش‌های تیم فروش نشان دهنده این است که میزان فروش شما افزایش پیدا کرده است، این موضوع به این معنی است که تمامی کارها و استراتژی‌های اتخاذ شده توسط شما به خوبی و به بهترین شکل ممکن اجرا شده است اما اگر گزارش‌های تیم فروش نشان دهنده کاهش میزان درآمد و فروش بود، باید بدانید که زنگ خطر برای تجارت شما به صدا در آمده است و اگر کاری نکنید به زودی ورشکست خواهید شد.
گزارش موفقیت یا عدم موفقیت در فروش
این گزارش نشان می‌دهد که کدام معامله‌ها به نفع شما بسته شده است و کدام معامله را شما نتوانسته‌اید با پیروزی و موفقیت به پایان برسانید. شما باید بررسی کنید که کدام معاملات به واسطه ضعف نماینده فروش با شکست مواجه شده است یا کدام معامله با هوش و زیرکی نماینده فروش با موفقیت به پایان رسیده است.
جمع‌آوری گزارش قیف فروش
به‌طور کلی اگر بخواهیم در خصوص قیف فروش صحبت کنیم، باید بگوییم که این قیف مشخص می‌کند که هر کدام از خدمات و محصولات شما تا چه اندازه به فروش نزدیک شده است. جمع‌آوری این گزارش‌ها به شما کمک می‌کند تا بهترین استراتژی‌ها را برای تبدیل یک شخص به مشتری اتخاذ کنید.
شما می‌توانید گزارش‌های قیف فروش یکی از نماینده‌های فروش خود را دوره‌های مختلف بررسی کنید و به راحتی به نقاط ضعف و قدرت نماینده‌های فروش واقف شوید.
گزارش مشتری‌ها
چه کسی است که نقش مشتری در کسب و کارها را نداند، مشتری‌ها مهمترین دارایی هر شرکت هستند. مهم نیست که چقدر محصول شما با کیفیت است، بدون مشتری هیچ چیزی عاید شما نخواهد شد. شما باید از نماینده‌های فروش خود بخواهید که از مشتری‌های شرکت گزارش‌های مختلف تهیه کنند، این گزارش‌ها باعث می‌شود تا شما شناخت خوبی از مشتری‌های خود به دست آورید و زمانی که شما شناخت خوبی از مشتری داشته باشید، می‌توانید خدمات بهتری به مشتری‌های خود ارائه دهید و رضایت آن‌ها را جلب کنید.
این گزارش باید دید کلی از مشتری‌هایی که با کسب و کار شما در ارتباط هستند به شما دهد. شما می‌توانید مشتری‌های خود را بر اساس منبعی که مشتری از آن طریق به شما لینک شده است، تاریخ آخرین ارتباطی که مشتری با کسب و کار شما داده است، عنوان شغلی مشتری و .. دسته‌بندی کنید. مجموع این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا شناخت خوبی از مشتری‌های خود به دست آورید و فرصت‌های جدیدی برای فروش ایجاد کنید.
گزارش تبدیل سرنخ به مشتری
شباهت‌های بسیاری زیادی بین گزارش نرخ تبدیل و چرخه قیف فروش وجود دارد، اما با وجود تمامی این شباهت‌ها گزارش تبدیل و قیف فروش با هم تفاوت‌هایی دارند.
یکی از مهمترین تفاوت‌های نرخ تبدیل با گزارش قیف فروش این موضوع است که شما زمانی که در حال تنظیم گزارش تبدیل هستید، به‌طور خاص به نرخ تبدیل هر سر نخ به مشتری نگاه می‌کنید، اما در گزارش قیف فروش شما وضعیت هر سرنخ را نگاه می کنید.
گزارش میزان فعالیت
اگر به دنبال آن هستید تا نگاهی عمیق و کامل به عملکرد نماینده‌های فروش خود داشته باشید به شما پیشنهاد می‌کنیم که گزارش میزان فعالیت را تهیه کنید. با تهیه گزارش میزان فعالیت شما می‌توانید به این موضوع پی ببرید که چه افرادی در تیم فروش شما بالاترین میزان فعالیت را دارند و بیشترین تلاش را برای به ثمر رساندن نتیجه‌های شما دارند.
تهیه گزارش فروش به صورت روزانه
گزارش‌های فروشی که به‌صورت روزانه تهیه می‌شود باید کاملا کوتاه و جامع باشد. زمانی‌که شما یک گزارش روزانه تهیه می‌کنید باید بر روی نتایج تمرکز کنید. شما در یک گزارش فروش روزانه باید اعلام کنید که چه مقدار فروش داشته‌اید، چند جلسه با مشتری‌های خود داشته‌اید، تعداد سرنخ‌ها و ..
تهیه گزارش بازاریابی و فروش
حتما شما هم می‌دانید که زمانی‌که تیم بازاریابی و تیم فروش شما با هم تعامل خوبی داشته باشند، درآمد و سود شما غیر قابل محاسبه خواهد بود و به اصطلاح سر به فلک می‌کشد. اگر می‌خواهید بر روی پیشرفت کاری خود نظارت کامل داشته باشید به شما توصیه می‌کنیم که از نماینده‌های فروش و بازاریابی خود بخواهید که گزارش‌های عملکرد را به شما ارائه دهند.
تهیه گزارش پیشرفت نماینده‌های فروش
اگر می‌خواهید یک تیم فروش فوق‌العاده داشته باشید به شما توصیه می‌کنیم که برای هر یک از نماینده‌های فروش خود قالب گزارش فروش تهیه کنید. این کار یک حرکت بسیار هوشمندانه است و باعث ایجاد حس مسئولیت پذیری و رقابت برای بهتر شدن در بین نماینده‌های فروش می‌شود.
زمانی که شما این قالب را تهیه کنید، نماینده‌های فروش عملکرد خود را می‌بینند و برای بهتر شدن آن تمام تلاش خود را به‌کار می‌گیرند.
چطور یک گزارش فروش خوب بنویسیم؟
تا اینجای مقاله در خصوص گزارش عملکرد فروش صحبت کردیم و شما تا حدودی با آن آشنا شدید. احتمالا این سوال برای شما به‌وجود آمده است که چگونه به بهترین شکل ممکن یک گزارش فروش خوب بنویسیم؟ در ادامه به شما آموزش می‌دهیم که قدم به قدم یک گزارش خوب بنویسید.
قدم اول نوشتن گزارش فروش: قالب و ظاهری مناسب برای گزارش فروش خود مشخص کنید
قبل از شروع هر توضیحی در خصوص نحوه نوشتن گزارش فروش باید بدانید که گزارش فروش یا گزارش عملکرد فروش چیزی بیشتر از یک برگه با چند عدد است. گزارشی که شما به عنوان گزارش فروش به کارفرمایان خود ارائه می‌دهید، باید بسیار چشم نواز و ساده باشد تا خواننده بدون هیچگونه دردسری بتواند آن را مطالعه کند.
شما می‌توانید قالب منحصر به فرد خود را داشته باشید یا از قالب‌های آماده گزارش عملکرد فروش استفاده کنید. استفاده از قالب‌های آماده می‌تواند در راه نوشتن یک گزارش فروش خوب به شما کمک بسیار ویژه‌ای کند.
قدم دوم نوشتن گزارش فروش: مخاطبی که برای آن گزارش می‌نویسید را مشخص کنید
قطعا گزارشی که یک نماینده فروش به مدیر فروش می‌دهد به مراتب با گزارشی که یک مدیر فروش به رئیس خود می‌دهد، تفاوت‌های بسیار زیادی دارد. شما باید بدانید که گزارش فروشی که در حال نوشتن آن هستید، برای چه شخصی است و بر اساس روحیات آن شخص و جایگاهی که در آن قرار دارد، گزارش فروش خود را بنویسید.
برای مثال در نظر بگیرید که شما می‌خواهید برای مدیر فروش خود گزارش هفتگی تهیه کنید، حتما وارد کردن شاخص‌های عملکرد زیادی به این گزارش هدف شما خواهد بود، اما با شناختی که شما از مدیر فروش خود دارید می‌دانید که این شخص علاقه‌ای به مطالعه شاخص‌های زیاد عملکرد ندارد. پس شما باید گزارش جامع بنویسید و از نوشتن اطلاعات اضافی خودداری کنید؛ البته عکس این موضوع هم وجود دارد.
قدم سوم نوشتن یک گزارش فروش خوب: اطلاعات دقیق و مناسب را در گزارش خود وارد کنید
اکنون که می‌دانید برای چه شخصی می‌خواهید، گزارش تهیه کنید و از انتظارات این شخص هم آگاهی دارید. تصمیم بگیرید که چه اطلاعاتی را به گزارش فروش خود وارد کنید. از جمله مهمترین اطلاعاتی که شما می‌توانید در یک گزارش فروش وارد کنید، می‌توان به مواردی مانند میزان درآمد، میزان پیشرفت، میزان هزینه برای هر فروش و .. اشاره کرد.
قدم چهارم نوشتن یک گزارش فروش خوب: مشخص کنید که این گزارش برای کدام دوره است
هر گزارشی که شما می‌نویسید، باید دارای یک سربرگ باشد و مشخص کنید که این گزارش برای کدام دوره است. معمولا گزارش‌های فروش در دوره‌های مختلف با یکدیگر مقایسه می‌شوند تا عملکرد فروش و نماینده فروش مورد ارزیابی و بررسی قرار گیرد. اگر شما مشخص نکنید که این گزارش عملکرد برای کدام دوره است به هیچ عنوان این امر میسر نخواهد شد.
قدم پنجم نوشتن یک گزارش فروش خوب: اطلاعات درست و دقیق وارد کنید
متاسفانه بسیاری از افراد فکر می‌کنند که نوشتن گزارش فروش یا بیلان کاری تنها وارد کردن تعدادی عدد و رقم است. اما این اینگونه نیست و شما باید مفیدترین اطلاعات را در گزارش فروش خود وارد کنید. بهتر است از نمودارها، تصاویر مفید، جداول و .. استفاده کنید تا مخاطب به خوبی بتواند گزارش عملکرد فروش شما را درک و ارزیابی کند.
قدم ششم نوشتن یک گزارش فروش خوب: در خصوص هر داده‌ای که وارد می‌کنید، توضیح دهید
زمانی‌که شما دارید یک گزارش می‌نویسید، فاکتورهای زیادی را وارد می‌کنید. قطعا شما زمانی که یک تابع وارد جدول می‌کنید به خوبی از آن مطلع هستید اما آیا خواننده هم به اندازه شما به جدول اشراف دارد؟ قطعا پاسخ ما به این سوال خیر است. باید بدانید که نوشتن داده‌ها در یک گزارش تنها نیمی از مسیر است و نصف دیگر راه زمانی پیموده می‌شود تا شما داده‌های خود را به مخاطب توضیح دهید.
این مرحله معمولا توسط بسیاری از نماینده‌های فروش نادیده گرفته می‌شود، چرا که فکر می‌کنند که کارفرما یا مدیر فروش به این موضوعات مسلط است و نیازی نیست تا توضیحی داده شود. این بارو اشتباه است، شما باید داده‌های خود را توضیح دهید و از کلماتی در گزارش خود استفاده کنید که برای مخاطب از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند.
قدم هفتم نوشتن یک گزارش فروش خوب: در وارد کردن داده‌ها صادق باشید و هیچ چیز را کم و کسر نکنید
صداقت در کار یکی از مهمترین فاکتورها برای انتخاب نیروهای جدید است، یک کارمند غیر صادق برای هیچ کسب و کاری مفید نیست و به راحتی کنار گذاشته می‌شود. قطعا در یک گزارش عملکرد نمی‌شود، داده‌های اشتباه وارد کنید.
ممکن است برخی از نماینده‌های فروش به دلیل ضعف عملکرد خود بخواهند داده‌ها را دستکاری کنند به شما این هشدار را می‌دهیم که این موضوع بسیار کشنده است و اگر مدیر فروش یا رئیس شما متوجه این موضوع شود شما موقعیت شغلی خود را از دست می‌دهید.
قدم آخر برای نوشتن یک گزارش فروش خوب: بررسی نهایی گزارش فروش
بعد از اینکه گزارش خود را کامل کردید، پیش از ارسال آن را بررسی کنید. برای بررسی گزارش عملکرد فروش خود کافی است تا قدم به قدم مراحلی که در بالا گفته شد را تکرار کنید تا مطمئن شوید، گزارشی که تهیه کرده‌اید در بهترین شرایط خود قرار دارد و هر اطلاعاتی که باید وارد می‌کردید در گزارش خود وارد کرده‌اید.
سخن پایانی
در این مقاله به‌طور کامل در خصوص انواع گزارش فروش و اینکه چگونه یک گزارش تحلیل فروش خوب بنویسیم صحبت کردیم. با رعایت نکات گفته شده در این مقاله به راحتی می‌توانید یک گزارش تحلیل فروش بسیار خوب بنویسید و عملکرد خود را به مدیران خود نشان دهید.
به عنوان حسن ختام مقاله چند نکته مهم را به‌صورت مختصر در ادامه گوشزد می‌کنیم که رعایت آن‌ها باعث می‌شود، گزارش عملکرد فروش خود را به حرفه‌ای‌ترین شکل ممکن بنویسید.
- اگر نمی‌دانید، گزارش خود را چگونه شروع کنید به سراغ نمونه گزارش فروش بروید. نمونه گزارش فروش را در اینترنت و جاهای مختلف ببینید و سعی کنید که مانند آن‌ها بنویسید.
- گزارش فروش خود را با سایر اعضای تیم فروش به اشتراک بگذارید و مطمئن شوید که کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام داده‌اید.
- حتما شما بی‌نهایت داده برای وارد کردن در گزارش عملکرد فروش خود دارید، بهتر است گزارش خود را غرق در داده‌ها نکنید و در استفاده از داده‌ها حد تناسب را رعایت کنید.
