اگر بخواهیم تاریخچه ظهور علم مدیریت را بررسی کنیم به نام‌های ویلیام ادوارد دمینگ، فردریک وینزلو تیلور و هنری فایول می‌رسیم. هر سه این مردان اثرات مهمی بر تعریف و ایجاد نظریه‌های مدیریت داشته اما از آنجا که هنری فایول نخستین مرد این عرصه بوده است در این مجال کوتاه با تمرکز بر نظریات او مدیریت و نقش آن بر رونق کسب و کار را بررسی می‌کنیم.
هنری فایول؛ پدر نظریه مدیریت مدرن
در دنیای وسیع کسب و کار، تئوری‌ها و نظریه‌های متنوعی در خصوص مدیریت و سازماندهی یک مجموعه تجاری، فرهنگی و… وجود دارد.
یکی از قدیمی‌ترین و سرشناس‌ترین افرادی که در این زمینه نظریات مؤثر و کاربردی ارائه داده، هنری فایول است. نظریه‌های او و مفاهیمی که در زمینه اصول مدیریت بیان کرده، به‌اندازه‌ای کاربردی و سازنده است که شما میتوانید با الهام از آنها طبقه‌های مختلف هرم مدیریت را سازماندهی کنید.
این مرد مشهور در دنیای کسب و کار، چهارده اصل از اصول مدیریت در موفقیت کسب و کار را در اختیار مشتاقان و مدیران در بخش‌های مختلف جامعه قرار داده است.
اصول مدیریت از نظر فایول
1. تقسیم وظایف
همه ما می‌دانیم که هر شرکت و مجموعه‌ای از چندین نیروی انسانی به عنوان کارگر یا کارمند تشکیل شده است. بر اساس اصول مدیریت هنری فایول اگر هرکدام از این افراد شرح وظایف مشخصی داشته باشند، میزان بهره‌وری آن مجموعه نیز به شکل قابل‌توجهی افزایش پیدا می‌کند.
بدین ترتیب مدیران یک شرکت یا سازمان باید به این اصل توجه داشته باشند که پیش از هر اقدامی، تقسیم‌کار و شرح وظایف افراد از ضروری‌ترین اموری است که هر مدیر باید انجام دهد.
فرض کنید مدیری به دو نفر از ویزیتورها آدرس داروخانه مشابهی را برای معرفی محصول بدهد. این اشتباه در تقسیم کار دو آسیب اساسی دارد یکی انضباط و ساختار شرکت زیر سؤال می‌رود و دوم مشتری را کلافه خواهد کرد و ویزیتور دوم بدون آنکه خبر داشته باشد باعث از بین‌رفتن اعتماد مشتری به همکارش می‌شود.
2. اختیار و مسئولیت مدیر
اگر مدیر یا رهبر یک گروه از قدرت و اختیار کافی جهت هدایت تیم خود برخوردار نباشد، در کوتاه‌ترین زمان ممکن آن گروه ازهم پاشیده و کارایی خود را از دست می‌دهد. اگر بخواهیم به مهم‌ترین و اصلی‌ترین وجه از اصول مدیریت اشاره کنیم، بی‌شک می‌توانیم اقتدار و مسئولیت او را نام ببریم.
این اقتدار و اختیار باید به شکلی طراحی شده باشد که افراد حاضر در مجموعه بر روی توانایی‌ها و مسئولیت مدیر حساب بازکرده و توسط او هدایت شوند.
3. نظم
یک مدیر یا رهبر باید منظم باشد و بر اساس این صفت گروه و کسب و کار خود را به بهترین شکل مدیریت کند. یک مدیر موفق در وهله اول باید نظم و انضباط را در مجموعه خود برپا کند. برای اجرایی‌شدن این امر، در ابتدا مدیر باید در امور شخصی خود منضبط بوده تا بتواند کارمندان خود را نیز به این موضوع تشویق کند.
4. وحدت فرماندهی
در بعضی از شرکت‌ها و کسب و کارهای بزرگ، چندین نفر، واحد مدیریت را تشکیل می‌دهند. معمولاً در این شرایط، بین کارمندان برای پیروی از شخصی خاص مشکلات متعددی به وجود می‌آید.
به همین جهت مشخص‌کردن یک نفر به عنوان مدیر ارشد و کسی که دستورات زیر نظر او اجرایی می‌شود، اهمیت بسیاری پیدا خواهد کرد. کارمندان یا نیروی انسانی ترجیح می‌دهند تا شرح وظایف و موضوعات مهم را از زبان یک شخص به عنوان مدیر شنیده و بدون ایجاد سردرگمی به امور محوله بپردازند.
برای یک کارمند هیچ چیز مهم‌تر از وحدت فرماندهی نیست.
یکی از دوستان که در آتلیه معماری مشغول به کار بود تعریف می‌کرد که مجبور شده است دو روز زمان صرف محاسبات ام دی اف مصرفی سقف یک سالن کند و تازه بعد از آنکه آن را برای ارائه به مدیر آتلیه داده متوجه شده مدیرعامل بدون اطلاع مدیر آتلیه این کار را به او محول کرد در صورتی که معمار دیگری قبلاً آن را محاسبه کرده و تحویل داده است.
این طور از بین رفتن زمان کارمندها غیر از ضرر مالی باعث افت اعتماد آن ها به مدیران و سردرگمی آنها می شود.
5. وحدت رویه
یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت، اتحاد در دنبال‌کردن هدف است. هر مجموعه و کسب و کاری، هدف یا اهدافی خاص را دنبال می‌کنند و این هدف باید از ابتدای راه‌اندازی کسب و کار به شکلی واضح تعریف شود. اجرایی کردن این امر نیز بر عهده مدیر آن مجموعه است.
فرض کنید مدیرعامل یک شرکت به دنبال کیفیت تولیدات شرکت باشد و مدیر مالی با هدف فروش بالاتر در حال برنامه‌ریزی باشد. مواد اولیه گران تهیه شده سود نهایی کارخانه را پایین و پایین‌تر می‌آورد و این در حالی است که مدیرعامل و مدیر مالی در حال کشیدن دو سر طنابی هستند که هیچ‌وقت منجر به برنده‌شدن کل شرکت در رقابت بازار نمی‌شود. چون انرژی‌های داخلی را صرف رقابت داخلی کرده‌اند نه رقابت با رقبا و مشتریان و بازار.
6. منافع جمعی
تمامی اصول مدیریت به یک اصل واحد (پیروی از منافع جمعی و رسیدن به هدف) ختم می‌شوند. در واقع مدیران برای رسیدن به هدف حاصل از راه‌اندازی کسب و کار و تجارت خود باید اصول و مفاهیم مربوط به منافع جمعی را برای نیروی انسانی مشخص کنند.
یک مجموعه تنها در صورتی می‌تواند در مسیر موفقیت قرار بگیرد که به شکلی متحد و جامع، منافع جمعی را در نظر داشته و زیر نظر رهبر این زنجیره عمل کند.
7. متمرکز کردن قدرت
به پیروی کارکنان از یک مدیر اشاره کردیم. با این‌حال بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها توسط دو یا چند مدیر اداره و سرپرستی می‌شوند. در این موقعیت، اصل اتحاد در تقسیم قدرت و تصمیم‌گیری، اهمیت بسیاری خواهد داشت.
در واقع مدیران یک شرکت در هر سلسله‌مراتب و جایگاه قدرتی که هستند باید در نهایت به یک تصمیم و نظر واحد رسیده و از ایجاد تفرقه جلوگیری کنند. نکته مهمی که هنری فایول در این خصوص بیان کرده، اهمیت اعتدال در تقسیم قدرت و اتخاذ تصمیمی واحد است.
8. سلسله مراتب روشن
جایگاه یا سلسله مراتب قدرت در یک مجموعه باید به شکلی واضح تعیین شده باشد. یکی از اصول مدیریتی فایول به این موضوع اشاره دارد که در یک شرکت با چند مدیر، تقسیم قدرت باید از بالاترین رتبه تا پایین‌ترین جایگاه مشخص شده و هر کارمند نیز مدیر ارشد خود را بشناسد.
شما نمی‌توانید یک آشپز استخدام کنید و از او بخواهید پلو خوبی برای مراسم شما دم کند ولی برنج خام را تحویل یکی از گارسون‌ها بدهید.
سلسله‌مراتب سازمانی هم همین‌طور است، یک کارمند باید بداند فرمان‌ها را از چه کسانی، مدیران بالادست‌تر می‌بایست تحویل بگیرد و به چه کسانی می‌تواند دستوراتی مستقیم بدهد تا بتواند با کمک آنها اهداف شرکت را دنبال کند.
9. حق و حقوق
کارمندان و کارگرانی که در یک سازمان یا شرکت مشغول به فعالیت هستند، با هدف پیشرفت در کار و دریافت حق‌وحقوق خود از اصول پیروی می‌کنند. در واقع پرداخت به موقع حق هر کارمند در ایجاد انگیزه او نقش مهمی دارد.
مشخص‌کردن این حق نیز باید بر اساس شرح وظایف، تلاش و توانایی‌های هر شخص انجام شود. اگر یک مدیر در این اصل جانب انصاف و عدالت را رعایت کند، موفقیت و پیشرفت مجموعه او حتمی خواهد بود.
10. عدالت در رفتار
یکی دیگر از اصول مدیریت هنری فاویل رعایت عدالت و انصاف در رفتار با تمام کارکنان است. یک مدیر موفق با همه کارمندان و کارگران خود به یک‌شکل رفتار محترمانه داشته و از تبعیض قائل شدن بین افراد در موقعیت‌های مختلف پرهیز می‌کند.
11. احساس امنیت
یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های کارکنان در یک مجموعه یا سازمان، ترس از بیکار شدن است. اگر یک مدیر نسبت به اصول مدیریتی آگاهی کافی داشته باشد، بر اساس آن اصول، محیطی امن برای کارکنان خود فراهم می‌کند.
وقتی وارد یک مزون لباس زنانه می‌شوید به وضوح میتوانید کارمندان فروش پورسانتی و بدون بیمه و استخدام را از نوع برخوردشان با مشتری‌ها شناسایی کنید. فروشندگانی که در موضوع استخدام امنیت روانی ندارند هرگز برای کار از جان‌ودل مایه نمی‌گذارند و حتی اگر وانمود کنند به سرعت مشتری متوجه می‌شود.
برای آنکه هر ماه مجبور نباشید فروشنده‌های جدیدی استخدام کنید می‌بایست فضای امنی از لحاظ استخدامی و احترام متقابل برای او ایجاد کنید.
12. سامان دادن کارها
ایجاد جو مثبت در محیط کار با سامان دادن ترتیب کارها است. کارکنان برای تلاش بیشتر نیاز به انگیزه دارند. به همین جهت مدیران وظیفه دارند تا فرهنگ، آداب کاری مطلوب و جوی مثبت در محیط ایجاد کرده و براین‌اساس نیز بهره‌وری مجموعه نیز افزایش چشمگیری خواهد داشت.
13. ابتکار عمل
وظیفه مدیران تنها به اداره کردن کسب‌وکار و پرداخت حق‌الزحمه کارکنان منتهی نمی‌شود. مدیر مانند قلب یک مجموعه عمل کرده و حضور او در ایجاد انگیزه و جوی مثبت در محیط نیز تأثیر قابل‌توجهی دارد. یکی از اصول مدیریتی مهم هنری فایول، استفاده از خلاقیت و ابتکار کارکنان در عمل جهت افزایش بهره‌وری و موفقیت کسب و کار است.
14. روحیه رفاقت
مدیر باید به شناخت کافی از مسئولیت و جایگاه خود در محیط کاری رسیده و بر این اساس در جهت حمایت از کارکنان قدم بردارد. مرتبه مدیریت با رعایت اصول مدیریتی، انگیزه‌ای مضاعف در کارکنان ایجاد کرده و این امر در نهایت به ایجاد اعتماد و درک متقابل افراد از یکدیگر منجر می‌شود.
اما در فضاهای شغلی نقش دیگری به جز مدیریت بر کار کارکنان اثر می‌گذارد. این فرد سرپرست نامیده می‌شود. فردی که به طور مستقیم با کارکنان در ارتباط است. نامناسب ندیدم اشاره‌ای هم به این نقش کنم.
سرپرست
در این مطلب به نقش مدیر در راه‌اندازی و موفقیت یک کسب و کار و همچنین مهم‌ترین اصول مدیریت اشاره کردیم. در سلسله مراتب قدرت و جایگاه در کسب‌وکارهای مختلف، پس از مدیر ارشد یا همان رهبر اصلی گروه، به مرتبه سرپرست می‌رسیم.
سرپرست، شخصی است که در هرم قدرت و سلسله‌مراتب بین مدیران اصلی و کارکنان یا همان نیروی انسانی قرار دارد. در واقع سرپرست به عنوان یک رابط بین این دو گروه عمل می‌کند. سرپرست بیشتر با کارکنان و کارگرها در ارتباط بوده و به همین جهت باید از اصولی خاص در جهت بهره‌وری در کار و ایجاد انگیزه در کارکنان، پیروی کند.
برای مطالعه بیشتر در این زمینه میتوانید به مقاله تفاوت مدیر و سرپرست مراجعه کنید.
اصول سرپرستی شامل چه مواردی می‌شود؟
هر سرپرستی باید از مهارت‌هایی خاص به منظور رهبری کردن زیردستان خود پیروی کند. در ادامه به این مهارت‌ها و اصول مربوط به آنها اشاره کوتاهی خواهیم داشت.
1- مهارت برقراری ارتباط
یکی از مهم‌ترین اصول سرپرستی، شناخت افراد و برقراری ارتباط مناسب با آنها است. برای این منظور سرپرست باید مهارتهای خود در جهت شناسایی روحیه و وجوه شخصیتی افراد را افزایش دهد. یک سرپرست موفق با زیردستان خود ارتباط خوبی داشته و در موقعیت‌های مختلف به نیازها و خواسته‌های آنها رسیدگی خواهد کرد.
در واقع یکی از مهم‌ترین اصول سرپرستی که به عنوان هنر از آن یاد می‌شود، برقراری ارتباط با افراد مختلف است. اگر این اصل در مسیری صحیح قرار بگیرد، محیط کار از نظر روانی به محیطی امن و فارغ از هرگونه استرس و اضطراب تبدیل خواهد شد.
2- مهارت در اعمال تخصص و قدرت
سرپرست باید در زمینه وظایف خود از دانش، تجربه و تخصص کافی برخوردار باشد. مهارت فنی و ایجاد دستورالعمل‌ها و راهکارهای مشخص به سرپرست کمک می‌کند تا با استفاده از توانایی‌های نیروی انسانی، در مسیر موفقیت قدم بردارد.
3- مهارت در رهبری و تصمیم‌گیری
همان‌طور که اشاره کردیم سرپرست رابطی بین مدیران ارشد و کارکنان محسوب می‌شود. باتوجه به جایگاه سرپرست، نقش او در تصمیم‌گیری و رهبری زیردستان خود اهمیت بسیاری دارد. سرپرستان نیز همچون دیگر کارکنان، شرح وظایف مشخصی دارند که بر اساس این وظایف می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها و رهبری گروه نقش مؤثری ایفا کنند.
به همین جهت افراد در نقش سرپرست باید مهارت خود در برقراری ارتباط مؤثر بین مدیران و کارکنان و همچنین قدرت تصمیم‌گیری را افزایش دهند.(دوره اصول مدیریت و سرپرستی)
سرپرست در یک شرکت یا سازمان مسئولیت‌های بی‌شماری دارد که حساسیت نقش او را مشخص می‌کند.
به عنوان مثال یک سرپرست در برابر نحوه آموزش کارکنان، محافظت از جان کارکنان، برقراری نظم و بهداشت در محیط کار و… مسئولیت دارد.
این مقاله با عنوان “نقش اصول مدیریت در موفقیت کسب و کار”، به تحقیق در یک موضوع میان‌رشته‌ای بین رشته بازاریابی و رشته منابع انسانی پرداخته است. به همین دلیل سعی کردیم اصول هر دو رشته را برای شما بیاوریم تا بیشتر مفهوم آن را برایتان روشن کنیم.
در نهایت با ترکیب تمام گفته‌های پیش مشخص می‌شود استخدام مدیر و سرپرست بسیار مهم است و این موضوع نقش مستقیمی بر بازدهی هر کسب و کاری دارد و البته در این مقاله سعی شد اصول مهم این دو نقش به روشنی بیان شود تا برای کسب و کارهای مختلف مفید و قابل استفاده شود.
