مدیر کیست؟
مدیر کسی است که در فرایند تصمیم‌گیری‌های مهم به منظور رسیدن به اهداف عالی، نقش مؤثری دارد. نقش مدیریت (Management) شامل عملکردهای متفاوتی همچون رهبری (Leadership)، برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی، جذب نیروی ماهر و… می‌شود.
مدیر این توانایی را دارد که به واسطه قدرت و جایگاه بر روی چگونگی انجام وظایف، عملیات و پروژه‌های مختلف نظارت و کنترل داشته باشد..
اما چه شما یک مدیر تازه‌کار باشید و چه سال‌ها در این سمت کار کرده باشید چک لیستی از بایدها و نبایدها (Do’s and Don’ts) هست که می‌بایست آنها را رعایت کنید تا از یک مدیر تازه کار به یک مدیر مطلوب و از یک مدیر مطلوب به یک مدیر حرفه‌ای تبدیل شوید.
بایدها و نبایدهای مدیران تازه‌کار
بایدهای مدیر تازه‌کار
1. در انجام امور شراکت داشته باشید
مدیران تازه‌کار نباید خود را از اعضای تیم جدا بدانند. در وهله اول مدیر باید صمیمیت و اتحاد را در دل گروه خود رشد دهد تا در ادامه راه شاهد موفقیت خود و اعضای تیم باشد. در واقع موفقیت شما به معنای موفقیت گروه بوده و همگی در منافع و سود به یک اندازه سهم دارید.
2. اعتماد به نفس خود را حفظ کنید
رفتار، کردار و احساسات لحظه‌ای شما بر روی کارکنان و محیط تأثیر قابل‌توجهی دارد. شما به عنوان یک مدیر تازه‌کار باید در موقعیت‌های مختلف مراقب اعمال، رفتار و زبان بدن خود باشید.
مهم‌ترین نکته در شرایط بحرانی، حفظ خونسردی و ایجاد حسی از امنیت در نیروی انسانی است. به همین جهت همواره اعتماد به نفس خود را حفظ کرده و در قلب کارکنان (Staff) خود اطمینان ایجاد کنید.
3. سوار بر منحنی یادگیری
افراد تازه‌کار در هر نقش و سمتی که هستند، برای رسیدن به موفقیت بیشتر نیاز به یادگیری مهارتهای مختلفی دارند. یکی از مهارت‌هایی که مدیران تازه‌کار باید به آن توجه داشته باشند، معاشرت با افرادی است که چیزی برای یاددادن به آنها دارند. به خاطر داشته باشید هیچ زمانی برای یادگیری دیر نیست.
4. از نیروی ماهر کمک بگیرید
اگر قصد دارید به عنوان یک مدیر در مدت زمانی کوتاه تأثیر مثبتی بر کارکنان خود داشته باشید، از شناخت نیروی انسانی غافل نمانید. این امر به شما کمک می‌کند تا از خستگی و فرسودگی ناشی از تحمل کوهی از وظایف، رها شوید و بخشی از امور را به نیروی ماهر بسپارید.
زمانی مدیریت به مرتبه‌ای متفاوت می‌رسد که نقش و وظایف به درستی بین افراد تقسیم شده باشد. تقسیم نقش و تفویض اختیار، حسی از اعتماد و ارزش در کارکنان ایجاد می‌کند. همچنین این فاکتور فرصتی طلایی برای یادگیری مهارتهای جدید در اختیار نیروی انسانی قرار می‌دهد.
5. اعتماد ایجاد کنید
در یک سازمان، کارکنانی که حسی از اعتماد و اطمینان نسبت به مدیران خود دارند، با تمام وجود برای رسیدن به اهداف عالی تلاش می‌کنند. به همین جهت ایجاد حس اعتماد را در اولویت بایدهای مدیریتی قرار دهید.
جلسات درون‌سازمانی تشکیل داده و از تک‌تک کارکنان نسبت به اهداف، چگونگی انجام امور، درخواست‌ها، شکایات و… سؤال کنید. وجود اصل شفافیت در این جلسات و مطلع شدن تمام کارکنان از تصمیمات و نتایج آنها نیز منجر به اعتمادسازی خواهد شد.
6. از کارکنان خود قدردانی کنید
همه ما می‌دانیم که تشویق و قدردانی تا چه اندازه در پیشرفت انسان در تمام جنبه‌های زندگی نقش دارد.
یکی از بایدهای مدیریت به همین موضوع اشاره دارد. شما به عنوان مدیر باید از هر فرصتی برای تشویق کارکنان و زیردستان خود استفاده کنید. قدردانی، حسی از ارزشمندی به افراد القا کرده و در نهایت منجر به رشد و توسعه کسب و کار می‌شود.
نبایدهای مدیر تازه‌کار
1. پیش از واکنش، فکر کنید
از آنجا که شما به تازگی در نقش مدیریت جای گرفته‌اید، واکنش‌ها و تصمیمات شما نقشی تعیین‌کننده در موفقیت یا شکست پروژه‌ها دارد. به همین جهت باید از تغییرات اساسی بدون تفکر منطقی و همچنین اظهارنظرهای هیجانی پرهیز کنید.
2. شما همه چیزدان نیستید
یکی از مخرب‌ترین اموری که بسیاری از مدیران تازه‌کار در انجام آن اصرار دارند، عدم توجه به دانش و تخصص کارکنان است. اینکه شما رهبر یک گروه بزرگ هستید، نباید بدین معنا باشد که اجازه تفکر و عمل را از کارکنان و کارشناسان در مجموعه خود بگیرید.
تخصص شما در نقش مدیریت بوده و افراد دیگر هر کدام در رشته و مهارت خود باتجربه و متخصص هستند.
3. از دانش و تخصص مدیران بهره‌مند شوید
یکی از مهم‌ترین نبایدهای مدیریتی، اتکا به خود و عدم شراکت در جلسات و بحث‌های مدیریتی است. توجه داشته باشید که تمام پاسخ‌ها نزد یک نفر نبوده و این موضوع به کاهش اعتمادبه‌نفس شما منجر نخواهد شد. شما به عنوان یک مدیر تازه‌کار باید با مدیران دیگر در نقش‌های داخل و خارج سازمانی ارتباطی سازنده داشته باشید.
4. از درگیری پرهیز کنید
در هر مجموعه و سازمانی اختلاف‌نظر، تعارض و مشکلات متعددی در ارتباط افراد با یکدیگر وجود دارد. یک مدیر خوب وظیفه دارد تا محیط را از هرگونه تنش و اغتشاش دور نگه دارد. به همین جهت شما در این نقش، هنگام برخورد با مسائل و چالش‌ها، نباید واکنش یا عکس‌العملی غیرمنطقی داشته باشید.
همه چیز به نحوه برخورد مدیر با مشکلات بستگی دارد. ایجاد یک محیط کاری امن و ارزشمند، مهم‌ترین وظیفه یک مدیر محسوب می‌شود. گوش‌دادن فعال، همدلی، شناسایی احساسات افراد و… از مواردی هستند که به راحتی جایگزین درگیری و دامن‌زدن به مشکلات می‌شوند.
5. ناامید نشوید
بسیاری از مدیران تازه‌کار در ابتدای فعالیت خود با سرخوردگی و ناامیدی مواجه می‌شوند. این امر کاملاً عادی بوده و تنها راه چاره برای رهایی از افکار منفی، پذیرش مشکلات و موقعیت است.
شما به عنوان مدیر تازه‌کار نباید از انتقادها و مشکلات فرار کنید. کسب تجربه از شرایط بحرانی، یادگیری مهارتهای مدیریتی و… از جمله راهکارهایی هستند که شما را به سمت امید و پیشرفت هدایت می‌کنند.
بایدها و نبایدهای مدیریت حرفه‌ای
بایدهای مدیریت حرفه‌ای
1. در زمان مناسب خط‌مشی ایجاد کنید
یکی از مهم‌ترین و حساس‌ترین بایدهای مدیران حرفه‌ای، ایجاد خط‌مشی در زمان مناسب است.
خط‌مشی می‌تواند شما و شرکتتان را به سرعت در تنش‌ها راهنمایی کند. اگر یک مدیر خط‌مشی درست و ثابتی داشته باشد جلوی بسیار از درگیری‌ها گرفته خواهد شد و همه نیروها متمرکزتر عمل خواهند کرد.
شما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای نباید در برابر هر مشکل و اختلالی، به صورت هیجانی و اغراق‌شده واکنش نشان دهید. برای پرهیز از این موضوع، هنگام به وجودآمدن هر اشتباه یا مشکلی باید به صورت انفرادی با شخص خاطی صحبت کرده و موضوعات لازم را به او یادآور شوید.
- سرجان براون
بریتیش پترولیوم، یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های نفتی جهان است. سرجان براون (John Browne) هنگامی که در این شرکت به قدرت رسید، توانست در زمانی مناسب با ایجاد یک خط‌مشی، اتحادی قوی در این شرکت بزرگ ایجاد کند. توانایی براون در مدیریت باعث شد تا میزان گل‌های گلخانه‌ای به میزان قابل‌توجهی کاهش پیدا کند.
2. قوی و سرسخت باقی بمانید
نیروی انسانی در یک سازمان تنها از رهبر گروه دستور گرفته و به او اعتماد می‌کند. به همین جهت مدیران حرفه‌ای باید در موقعیت‌های مختلف سرسخت باشند. هر زمان که لازم است در پاسخ به درخواست‌های غیرمنطقی، مخالفت خود را اعلام کنند.
از نظرات مثبت حمایت کنند. نسبت به ارزش‌ها و اهداف مجموعه، احساس مسئولیت کرده و تا انتهای مسیر پایبند به اصول و عقاید خود باشند.
3. صادق باشید
اگر قصد دارید در نقش مدیر حرفه‌ای باقی بمانید، از دروغ گفتن و مخفی کردن مسائل پرهیز کنید. شما باید نسبت به وجدان کاری و تعهدی که در برابر دیگر کارکنان دارید، همواره صادق باشید. یک مدیر حرفه‌ای باید کارکنان خود را در جریان امور گذاشته و با شفاف‌سازی به ایجاد اعتماد کمک کند.
4. در نقش خود مؤثر و خستگی‌ناپذیر باشید
برخی از مدیران مانند آفت عمل می‌کنند. به محض انجام اشتباه، افراد را از سمت خود برکنار کرده و یا مجازات سختی برای آنها در نظر می‌گیرند. مدیران حرفه‌ای برای رسیدن به موفقیت و رشد کسب و کار با مشارکت مستمر در کارها باید احساس مسئولیت‌پذیری را در کارکنان بیدار کنند.
5. شنونده خوبی باشید
وظایف و تکالیفی که بر عهده مدیران قرار دارد، بسیار سنگین بوده و نیاز به احساس مسئولیت زیادی دارد، با این حال مدیران حرفه‌ای باید ساعاتی از روز کاری را به برقراری ارتباط و تعامل با کارکنان اختصاص دهند. تمام رهبران موفق و قدرتمند در جهان از هیچ تلاشی برای گوش‌دادن به خواسته‌ها، ایده‌ها و نظرات نیروی انسانی دریغ نمی‌کنند.
- شنونده دلسوز؛ دیوید آبنی
دیوید آبنی(David P.Abney)، رئیس هیئت‌مدیره بزرگ‌ترین شرکت حمل و نقل کالا (UPS) در جهان است. نکته مهم در موفقیت این شخصیت قدرتمند، مهارت او در شنیدن است. یکی از دستاوردهای دیوید آبنی، برگزاری یک تور بزرگ در سراسر جهان برای شنیدن نظرها، خواسته‌ها و ایده‌های کارکنان بود. این مدیر موفق به کارکنان اجازه داد تا نظر خود را در مورد اینکه شرکت باید بر چه عناصری در آینده تمرکز کند، بیان کنند.
نبایدهای مدیریت حرفه‌ای
1. از تهدید و ارعاب پرهیز کنید
یک مدیر حرفه‌ای به هیچ‌وجه نباید در محیط کاری از ابزار تهدید و ترس استفاده کند. این موضوع به سادگی از حس اعتماد کارکنان نسبت به مدیریت کاسته و محیطی ناامن ایجاد می‌کند. با برقراری جوی از انرژی مثبت در محیط، شما در ایجاد تعهد فردی و تیمی موفق خواهید بود.
یک مدیر خوب و موفق شرایطی را برای کارکنان فراهم می‌کند تا بدون ترس، مسئولیت و پیامد اشتباهات خود را پذیرا باشند.
2. از کارکنان خود درخواست غیرمنطقی نداشته باشید
برخی از مدیران تصور می‌کنند، نیروی انسانی مجبور به انجام هر امر غیرممکنی است. از کارکنان خود درخواست‌های عجیب و غیرممکن نداشته باشید. یک مدیر حرفه‌ای نباید تصویری نامعقول از خود در چشم نیروی انسانی ایجاد کند.
شما باید از هر شخص به اندازه توانایی، نقش و مسئولیت او انتظار داشته باشید. همچنین مدیران نباید کارکنان خود را در موقعیت‌های سخت و غیراخلاقی قرار دهند.
3. انصاف را رعایت کنید
سخت‌کوشی و تعهد کارکنان را نادیده نگیرید. بسیاری از کارکنان در انجام وظایف خود، وقت‌شناس و متعهد بوده و در مقابل توقع ناسپاسی و بی‌عدالتی از مدیر را ندارند.
به عنوان مثال کارمندی که به خاطر اتمام پروژه تمام وقت خود را صرف این امر کرده، نباید به دلیل چند دقیقه دیر آمدن، مورد توبیخ شدید قرار بگیرد.
مدیران حرفه‌ای برای رعایت انصاف نباید خط‌مشی‌ها و قوانین سخت و پیچیده اعمال کنند. عدالت در سلسله مراتب سازمانی حرف اول را می‌زند.
4. به شنیده‌ها اکتفا نکنید.
یک مدیر حرفه‌ای نباید هر حرفی را به مثابه حقیقت در نظر بگیرد. این موضوع کاملاً درست است که مدیر یک مجموعه باید از افکار و نگرش کارکنان و ارتباط آنها با یکدیگر مطلع باشد اما نه به این معنا که این عمل شبیه به قضاوتی نادرست شود.
5. در برابر انتقاد جبهه نگیرید
شاید برای شما هم پیش‌آمده باشد که در نقش نیروی انسانی به مدیر خود نقد یا اعتراضی داشته باشید. مدیران حرفه‌ای نباید نسبت انتقادها و نظرات منفی کارکنان خود واکنش‌های هیجانی داشته باشند. یکی دیگر از مهم‌ترین نبایدهای مدیریت حرفه‌ای، پرهیز از حالت دفاعی در موقعیت‌های مختلف است.
در آخر این مقاله از آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار توصیه‌ای برای مدیران تازه‌کار داریم. سازمان از شما به عنوان یک فرد مبتدی انتظار اجرای تمام اصول و قوانین مدیریتی را ندارد. تنها خواسته‌ای که مجموعه و کارکنان از شما دارند، استفاده کردن از فرصتی است که در اختیار شما قرار داده شده است. یادگیری مهارتهای مدیریتی و تقویت استعدادها و توانایی‌ها، بهترین مسیر به سمت پیشرفت در این نقش است.
