مذاکره تجاری چیست؛ مفاهیم، مثال‌ها و الزامات

مذاکره تجاری

شاید تعریف دقیق و مشخصی برای مذاکره تجاری وجود نداشته باشد. اما چیزی که می‌توان به صورت ساده و کامل بیان کرد این است که مذاکره تجاری به تمام گفت‌وگوها و مذاکراتی گفته می‌شود که رنگ و بوی مالی داشته و برای طرفین تبعات مالی به دنبال داشته باشد.

هر فعالیت و کسب‌ و کاری به صورت روزانه با مفهوم مذاکره تجاری درگیر است. بسیاری از افراد هر لحظه در حال انجام مذاکره تجاری هستند بدون اینکه از این مفهوم اطلاعی داشته باشند.

اما مذاکره تجاری دقیقاً به چه معناست؟ برای موفقیت در روند انجام این مذاکره چه اصول و قواعدی باید رعایت گردد؟ با ما همراه باشید تا به صورت کامل در مورد مفهوم مذاکره تجاری و مهم‌ترین قواعد آن صحبت کنیم.

بیشتر بخوانید : اصول و فنون مذاکره حرفه‌ای چیست و چه اصل هایی دارد؟

هدف مذاکرات تجاری

در واقع در مذاکره تجاری قصد و هدف جابه‌جایی پول نیست؛ اما صحبت در مورد فعالیت‌های مالی و اقتصادی انجام می‌شود.

به‌ عنوان‌ مثال صحبت و گفتگو در مورد استخدام، اخذ نمایندگی، خرید و فروش، پزشک و بیمار، سازمان‌های مختلف، واحدهای صنفی و هر نوع معامله دیگری را می‌توان مذاکره تجاری نامید.

مذاکره تجاری موفق

تکنیک‌های مذاکره در تعاملات غیر رسمی روزمره و در معاملات رسمی مانند مذاکره شرایط فروش، اجاره، ارائه خدمات و سایر قراردادهای قانونی مهم هستند.

یک مذاکره تجاری موفق منافع زیادی برای کسب و کار شما در پی دارد:

• به شما کمک می‌کند تا روابط بهتری ایجاد کنید.
• به ارائه راه‌حل‌های پایدار و با کیفیت منجر می‌شود. راه‌حل‌های کوتاه مدت ضعیف که نیازهای هیچ یک از طرفین را برآورده نمی‌کند، عملاً فایده‌ای برای کسب و کار شما ندارد.
• به شما کمک می‌کند تا از مشکلات و درگیری‌های آینده پیش گیری کنید.
• یک مذاکره تجاری موفق شامل فرایندی بده – بستان است. هدف از مذاکره ایجاد یک تعامل محترمانه و سازنده است که برای هر دو طرف برد – برد باشد. در حالت ایدئال، در یک مذاکره تجاری موفق، هر یک از طرفین راضی هستند و تمایل دارند تا دوباره با یکدیگر تجارت کنند.

قبل از هر آموزشی در مورد ابزارها و روش‌های استفاده از این نوع مذاکره بهتر است برای آشنایی کاملی با مفاهیم پایه مذاکره تجاری از وب‌سایت Forbes مقاله “پانزده تاکتیک برای موفقیت در مذاکره تجاری” (Tactics For Successful Business Negotiations) را مطالعه کنید.

هر چه میزان تسلط شما بر مفاهیم پایه بیشتر باشد، شانس شما برای مذاکره تجاری موفق نیز بیشتر می‌شود.

در جلسه مناقصه‌ای در پاسخ به سؤال نماینده بازرس اداره کل در مورد مشخصات کارخانه و مدارک مستنداتتان توضیحاتی می‌دهید. شاید متوجه نباشید؛ اما در همان لحظه نماینده مشاور در حال کشف توانایی‌های شما است و تمایلش برای معامله در پیمان دیگری با شما بالا می‌رود. شما بدون آنکه بدانید هر حرکتتان اثری در مذاکرات تجاری‌تان خواهد داشت.

تشخیص درست اینکه آیا در حال مذاکره هستیم یا خیر؟ این نکته در عین سادگی بسیار مهم است. گاهی اوقات پیش می‌آید که ما در حال مذاکره هستیم؛ اما اطلاعی از آن نداشته و با رفتار نادرست خود آینده شغلی یا کسب‌ و کار خود را به خطر می‌اندازیم.

گاهی اوقات نیز برعکس موضوع پیش می‌آید. جلسه برگزار شده به هیچ عنوان مذاکره تجاری نیست؛ اما ما با برداشت اشتباه و صحبت‌های نابجا جلسه را به مسیر اشتباهی می‌کشانیم.

سناریو مذاکره

بسته به دیدگاه و سبک پیشبرد گفتگو هر یک از طرفین مذاکره، دو نوع سناریو مذاکره وجود دارد:

مذاکره توزیعی (Distributive Negotiation): که گاهی به آن “چانه زنی سخت” نیز می‌گویند. مذاکره توزیعی زمانی است که هر دو طرف موضعی افراطی اتخاذ می‌کنند و این اعتقاد وجود دارد که برد یک طرف برابر با باخت طرف دیگر است (راه حل برد – باخت).

این مذاکره بر اساس اصل “یک برش از کیک” عمل می‌کند که در آن فقط مقدار مشخصی از ارزش در مذاکره وجود دارد که طرف برنده آن را به دست می‌آورد. به‌ عنوان‌ مثال برای این نوع مذاکره می‌توان به چانه زدن قیمت در معامله املاک یا خودرو اشاره کرد.

مذاکره یکپارچه (Integrative Negotiation): طرف‌هایی که در مذاکره یکپارچه شرکت می‌کنند به اصل “یک برش از کیک” اعتقاد ندارند. آنها باور دارند که هر دو طرف می‌توانند ارزش یا منافع متقابلی به دست بیاورند و با یک راه حل برد – برد مذاکره را ترک کنند.

بیشتر بخوانید : مذاکره برد برد چیست؟

مراحل مذاکرات تجاری

اگر چه استراتژی‌های زیادی برای انجام یک مذاکره موفق وجود دارد، اما تمامی آنها پنج مرحله کلیدی را طی می‌کنند. در ادامه پنج مرحله فرایند مذاکره را بیان می‌کنیم :

1.     آماده‌سازی (Prepare)

اولین قرارهای عاشقانه‌تان را به یاد بیاورید، از چند روز قبل به تمام ریزه‌کاری‌های ظاهری و کلمه، کلمه حرف‌هایتان فکر کردید. بهترین‌های همه عمرتان را گلچین کردید. جمله، جمله حرف‌ها و جواب‌های احتمالی را مرور کردید.

بدون هیچ شوخی باید به شما بگویم جلسات مذاکره تجاری برای یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای چیزی شبیه یک قرار عاشقانه است.

عذرخواهی اپل در چین

زمانی که مدیر عامل اپل (Apple)، تیموتی دی کوک (Timothy Donald Cook)، از مشتریان اپل در چین به دلیل مشکلات ناشی از گارانتی اپل عذرخواهی کرد، قول داد این مشکل را حل کند. در یک مطالعه تحقیقاتی پیرامون این مذاکرات، پروفسور ویلیام دبلیو مادوکس (William Maddox) از INSEAD و همکارانش واکنش‌ها را به عذرخواهی اپل در ایالات متحده و ژاپن با هم مقایسه کردند.

آنها دریافتند که در «فرهنگ‌های جمع‌گرایانه» مانند چین و ژاپن، عذرخواهی می‌تواند در ترمیم اعتماد خدشه‌دار شده مؤثر باشد، صرف نظر از اینکه شخص عذرخواهی کننده مقصر است یا خیر. این مسئله در مذاکرات تجاری بین فرهنگی مانند این مورد نیز صادق است.

این نمونه نشان می‌دهد شناخت کامل مشتری چطور می‌تواند نجات‌بخش یک تجارت باشد.

این اولین مرحله از فرایند مذاکره است. برای آماده شدن برای مذاکره مراحل زیر را طی کنید:

• در مورد هر دو طرف مذاکره تحقیق کنید.
• هر گونه مبادله احتمالی را شناسایی و بررسی کنید.
• بهترین و بدترین نتایج ممکن را ارزیابی کنید.
• فهرستی از امتیازاتی که می‌خواهید روی میز مذاکره بگذارید، تهیه کنید.
• تعیین کنید که چه کسی در سازمان شما قدرت تصمیم‌گیری را دارد.
• رابطه‌ای را که می‌خواهید در آینده با طرف مقابل داشته باشید را تعیین کنید.
• شرایط حاکم بر مذاکره را تعیین کنید: تعیین مکان، زمان، طرفین و محدودیت‌های زمانی مذاکره

اپل و سامسونگ

یک مثال قابل‌ تأمل از اهمیت مذاکره در تجارت، مذاکرات اپل و سامسونگ (Samsung) است. یک هیئت منصفه در کالیفرنیا در آگوست 2012 حکمی صادر کرد که طی آن سامسونگ می‌بایست بیش از 1 میلیارد دلار غرامت به دلیل نقض سند ثبت اختراع محصولات اپل، به‌ویژه آیفون، به اپل بپردازد.

قاضی در نهایت مبلغ پرداختی را به 600 میلیون دلار کاهش داد. سپس هیئت منصفه دیگری تصمیم گرفت که سامسونگ باید 290 میلیون دلار از مبلغی را که قاضی در پرونده سال 2012 رد کرده بود، به اپل بپردازد.

دقت داشته باشید که این دو برند حرفه‌ای از مذاکره‌کننده حرفه‌ای استفاده می‌کنند. از همین رو قبول اولین تصمیم برای آنها قابل‌قبول نبوده است.

با وجود این که سامسونگ باید مقدار 1 میلیارد دلار غرامت را پرداخت می‌کرد، با استفاده از آمادگی و اطلاعات بسیار بالایی که آماده کرده بود توانست این مقادیر را کاهش دهد. همین موضوع یکی از مهم‌ترین چالش‌های انجام یک مذاکره حرفه‌ای برای شماست پس به‌ خوبی اطلاعات کسب کنید و آماده باشید و زود پس نکشید.

همه این موارد همان‌طور که از کلمه prepare مشخص است یک pre یا پیش آمادگی را نشان می‌دهد همه آنچه در طول جلسه غیرقابل‌ دسترسی است را پیش از جلسه برای مذاکره‌تان آماده کنید.

2.     تبادل اطلاعات (Exchange Information)

این قسمت، بخشی از مذاکره است که هر دو طرف مواضع اولیه خود را مبادله می‌کنند. هر طرف باید علایق و نگرانی‌های اساسی خود را در میان بگذارد. همچنین باید بگوید که انتظار دارد در پایان مذاکره به چه هدفی برسد و چرا چنین احساسی دارد.

بزرگ‌ترین معامله تاریخ در بازار املاک و مستغلات اروپا

در بزرگ‌ترین معامله تاریخ در بازار املاک و مستغلات اروپا، دو رقیب آلمانی، زیر یک چتر قرار گرفتند. Vanovia اکثریت سهام و 87.6 درصد از حق رای Deutsche Wohnen را به دست آورد.

این مذاکرات تجاری که بسیار دوستانه پیش رفت، کنترل بیش از نیم‌میلیون آپارتمان مسکونی را به Vonovia  واگذار کرد.

از جنبه‌های مثبت این معامله این است که ترکیب منابع دو شرکت هزینه‌های سربار را کاهش می‌دهد. اما  جنبه منفی آن کاهش رقابت بین مالکان است. وانویا پیش‌ از این دو بار برای تصاحب Deutsche Wohnen  تلاش کرده بود. اما تغییر در تاکتیک‌های مذاکره در نهایت منجر به موفقیت وانویا شد.

وانویا از مشاورانی کمک گرفت که به سهام‌داران Deutsche Wohnen اطمینان دهند هیچ نیت خصمانه‌ای در این بین وجود ندارد. با این حال، آنها نتوانستند در ابتدا موافقت اکثریت را به دست آورند.

در این مثال می‌بینید که دادن اطلاعات کافی در مورد نیت یکی از طرفین مذاکره چطور یک مذاکره حل‌نشدنی را به نتیجه رساند.

خرید مگیت توسط پارکر هانیفین

پارکر هانیفین، یک سازمان آمریکایی متخصص در فناوری‌های حرکتی – کنترلی است. این سازمان توافق‌نامه‌ای برای خرید  Meggitt، شرکت بریتانیایی فناوری حرکتی – کنترلی وابسته به هوافضا، به مبلغ ۸.۸ میلیارد دلار امضا کرده است.

این قرارداد در حالی انجام می‌شود که پارکر هانیفین به دنبال تقویت جایگاه خود در بخش هوافضا و دفاع است. با این حال، این توافق باعث نگرانی‌های امنیتی در بریتانیا شده است. گفته می‌شود “وزیر امور خارجه به دلیل تضاد این معامله با منافع عمومی، قصد مداخله به دلایل امنیت ملی را دارد.”

این نمونه مذاکره تجاری نیاز به از بین‌بردن ابهامات طرف مذاکره دارد. پارکر هانیفین نیاز دارد تا سوءتفاهم‌های به وجود آمده برای دولت بریتانیا را برطرف کند تا اجازه بستن مذاکره تجاری ذکر شده داده شود.

3.     شفاف‌سازی (Clarify)

در مرحله شفاف‌سازی، هر دو طرف با توجیه و تقویت ادعاهای خود به بحثی که هنگام تبادل اطلاعات آغاز کرده‌اند، ادامه می‌دهند. اگر یک طرف با چیزی که طرف مقابل می‌گوید مخالف است، باید آن اختلاف را با آرامش مطرح کند تا به نقطه تفاهم برسد.

تایم وارنر در مقابل سی بی اس

زمانی که شبکه کابلی تایم وارنر (Time Warner) خبر از دست دادن درصد بالایی از مشترکان خود را گزارش داد، بدترین اتفاق در تاریخ آن شرکت بود. این شکست عمدتاً ناشی از کمبود بودجه و به بن بست رسیدن شبکه تلویزیونی CBS بود.

توافق نهایی طرفین به عنوان یک پیروزی برای CBS در نظر گرفته شد. تایم وارنر وعده پرداخت هزینه‌های CBS را داد و در نتیجه ورق برگشت.

شاید به نظر برسد شفاف بودن با رقیب در مذاکره باعث لو دادن منافع شرکت است؛ اما توجه داشته باشید طرف مقابل با دانستن کل حقیقت حتی اگر به نظر شما منافع شما را به خطر بیندازد نکته‌ای برای برد خواهد یافت.

به خاطر دارم در یک مذاکره خرید به دلیل نداشتن انبار کافی در یک پروژه در حال از دست دادن یک خرید بزرگ در حجم بالا بودیم و در جلسه با صراحت اعلام کردیم ما برای این قرارداد به همه شکل آماده‌ایم اما چون تاریخ تحویل کالا بسیار زود است و تا آن زمان انبار مواد اولیه کافی نخواهیم داشت نمی‌توانیم قرارداد را ببندیم.

همین زمان بود که مدیر مالی شرکت مقابل هزینه انبارداری توسط فروشنده را محاسبه کرد و در یک مذاکره بسیار سریع توانستیم هزینه انبار داری را به عنوان تخفیف خرید قبول کنیم و قرارداد بسته شد.

در این لحظه نجات‌دهنده قرارداد شفافیت بود.

مذاکرات در حوزه فیلم و سینما در سال همه‌گیری

در سال 2020، تولیدات فیلم و تلویزیون متوقف شد. زیرا استودیوها، بازیگران و دیگر کارکنان در حال مذاکره بر سر چگونگی بازگشت ایمن به کار بودند. در ماه سپتامبر 2020، استودیوهای بزرگ و اتحادیه‌ها بر روی مجموعه‌ای از پروتکل‌های ایمنی به توافق رسیدند. این اتفاقات با تعطیلی سالن‌های سینما، یونیورسال پیکچرز و دیگر استودیوها همراه شد.

در نمونه مذاکره تجاری حوزه فیلم و سینما، پس از اینکه AMC Theaters و Universal با یکدیگر مذاکره‌ کردند، تصمیم گرفتند که مدت زمان اکران فیلم‌ها برای نمایش در سینما را کوتاه کنند. آنها اعلام کردند: «تجارت سینما دیگر هرگز مانند قبل نخواهد بود». گاهی اوقات یک بحران مدل‌های کسب و کار قدیمی را به شدت متزلزل می‌کند.

در این مثال هم مشاهده می‌کنیم که شفافیت کامل حضور دارد و این به همه طرفین اجازه می‌دهد تا ایده‌های جدید خود را پیاده کنند و نتایج نهایی مناسب دست پیدا کنند در حالی که بدون این خبر شفاف و سر راست در سردرگمی می‌ماندند.

تفاهم Exor و Covea برای فروش PartnerRE

شرکت بیمه فرانسوی Covea یادداشت تفاهمی برای خرید شرکت بیمه اتکایی جهانی PartnerRe از Exor که مقر آن در هلند است، امضا کرد.

ارزش PartnerRE بالغ بر 9 میلیارد دلار است. Covea اعلام کرده است به دنبال “تکامل محیط بیمه جهانی از طریق رشد بین‌المللی و تنوع محصولات، در مناطق جغرافیایی مختلف” است.

روند مذاکرات صادقانه در نمونه مذاکره تجاری این دو شرکت مشاهده می‌شود. این مثال مذاکره تجاری بسیار شفاف است و ابهامی در آن وجود نداشته است و به همین دلیل تنها موضوع مورد بحث برای بستن قرارداد قیمت بوده است.

4.     چانه زنی و حل مشکل (Bargain and Problem-Solve)

این مرحله اصلی فرایند مذاکره است که در طی آن هر دو طرف شروع به بده‌بستان می‌کنند. پس از ارائه طرح اولیه، هر طرف پیشنهادهای خود را برای حل مشکل ارائه می‌کند، امتیازاتی می‌دهد و شرایط را مدیریت می‌کند. در طول فرایند چانه زنی، احساسات خود را کنترل کنید.

 مذاکره تجاری برای پایان تعطیلی لیگ هاکی (NHL)

به گزارش یو اس ای تودی، زمانی که اسکات ال. بکنباگ، میانجی دولت فدرال، وارد صحنه شد، به تعطیلی 113 روزه لیگ ملی هاکی پایان داد.

وقتی مذاکرات رو در رو ازسرگرفته شد، بکنباگ با دو طرف به طور جداگانه وارد مذاکره شد. او در ملاقات‌هایی که با هر یک از طرفین داشت،  مسائلی را که قابل‌ مذاکره بودند، شناسایی کرد. توافق نهایی بر سر موضوع حقوق بازنشستگی بازیکنان در نهایت به نتیجه رسید.

بررسی‌های روانشناسی مذاکره نشان داده است که در بسیاری از موارد، مذاکره باید متوقف شده و با استفاده از استراتژی دیگری ازسرگرفته شود.

در این مثال مذاکره تجاری این تکنیک به خوبی پیاده سازی شده و در کنار آن استراتژی استفاده از فرد سوم برای بررسی و نتیجه گیری درست استفاده شده است که مزیت‌های زیر را داراست :

• فرد سوم مورد اعتماد است و حرف او برای هر دو طرف قابل‌ احترام.
• بررسی فرد سوم بدون هیچ طرف‌داری است.
• حرف فرد سوم به دلیل بی‌طرف بودن سند است و مذاکره کنندگان باید به نتیجه گیری احترام بگذارند.
• در صورت عدم قبول یکی از طرفین مذاکره می‌توان مذاکره را لغو کرد و از صرف انرژی و زمان بیهوده جلوگیری می‌شود.

مذاکره کنندگان حرفه ای از مهارت‌های ارتباط کلامی قوی استفاده می‌کنند. در مذاکرات رو در رو، گوش‌دادن فعال، بازخورد مداوم، حفظ آرامش و مدیریت زبان بدن اهمیت ویژه‌ای دارد. هدف این مرحله رسیدن به یک نتیجه برد – برد است.

رابین تیک (Robin Thicke) در مقابل خانواده ماروین گی (Marvin Gaye)

رابین تیک، خواننده و ترانه‌سرا از خانواده ماروین گی فقید شکایت کرد. او خواستار دریافت خسارت بر سر اختلاف نقض قانون کپی‌رایت شد.

فرزندان گی نیز به سرعت شکایت متقابلی کردند و حتی از ناشری که آهنگ‌های گی را منتشر می‌کند، به دلیل تلاش برای ترساندن آنها برای کنار گذاشتن پرونده، شکایت کردند.

مدیریت جلسه مذاکره تجاری که در آن استراتژی حمله به کار رفته است بسیار سخت است و روش حمله متقابل برای کنترل مذاکرات بسیار مفید و کاربردی است. این مورد هم نوعی از چانه زنی را نشان می‌دهد.

5.     نتیجه گیری و اجرا (Conclude and Implement)

پس از توافق بر سر یک راه حل قابل‌ قبول، هر دو طرف باید بدون توجه به نتیجه مذاکره، از یکدیگر تشکر کنند.

مذاکرات حرفه‌ای برای ادغام دیزنی و فاکس

یکی از بزرگ‌ترین نمونه مذاکره تجاری کل تاریخ در مزرعه انگور Morage Estate در کالیفرنیا در اواخر سال 2017 آغاز شد.

روپرت مرداک (RUPERT MURDOCH)، رئیس کمپانی فاکس قرن بیست و یکم و باب ایگر(Robert Iger)، رئیس دیزنی، در این معامله به خوبی با هم کنار آمدند. مذاکرات بسیار بی‌سروصدا انجام شد، حتی مدیران ارشد هر دو شرکت نیز در بحث‌ها شرکت نداشتند.

شرکت‌های  SonyPictures Entertainment و Verizon نیز تمایل به خرید فاکس داشتند. دیزنی در این شرایط به سرعت پیشنهاد 52.4 میلیارد دلار اولیه خود را افزایش داد. اعلام رقم خیره‌کننده 71.3 میلیارد دلار، نشان دهنده قدرت دیزنی است. دیزنی تمامی دارایی‌های فاکس قرن بیست و یکم را بدون بخش اخبار و ورزش خریداری می‌کند.

این معامله نشان دهنده تمایل دیزنی برای تثبیت است. دیزنی قبلاً لوکاس فیلم، مارول و پیکسار را در اختیار داشت. ترکیب دارایی‌های دیزنی و فاکس منجر به کاهش استودیوهای بزرگ هالیوود از شش به پنج می‌شود.

همچنین دیزنی 39 درصد سهم بازار را به دست می‌آورد. مرداک نیز بزرگ‌ترین سهام‌دار انفرادی دیزنی شده است.

مذاکرات موفق در راستای ایجاد و حفظ روابط بلند مدت است. سپس باید انتظارات هر یک از طرفین ترسیم شود و اطمینان حاصل کنند که نتایج توافق به طور مؤثر اجرا می‌شوند. مرحله بستن مذاکره اغلب شامل یک قرارداد کتبی و پیگیری برای تأیید اجرای بدون مشکل آن است.

برای جلسه مذاکره مسلح شوید

خیلی وقت‌ها به فیدیپیدس فکر می‌کنم، سرباز و دونده‌ای یونانی بود که فاصله ۱۵۰ مایلی بین آتن و اسپارت را در دو روز دوید تا از اسپارتیان، پیش از شروع نبرد ماراتن بین دو امپراتوری هخامنشی و یونان در ۴۹۰ سال پیش از میلاد، درخواست کمک کند.

این سرباز و نماینده مذاکره‌کننده یک شرکت بسیار شبیه هم هستند. آمادگی آن سرباز توانست برگی از تاریخ را رقم بزند که یونان کوچک را که هیچ امیدی در برابر لشگر بزرگ ایران نداشت پیروز میدان قرار دهد.

بعد از آنچه درباره مفاهیم اصلی مذاکره برای شما آوردم به نظرم می‌بایست همه اسلحه‌هایی که یک سرباز، یک فیدیپیدس، یک نماینده مذاکره‌کننده لازم است را به شما معرفی کنم.

1.      به صحبت‌های طرف مقابل گوش دهید.

در مرحله اول، بحث و گفتگو در مورد موضوع مذاکره آغاز شده و طرفین خواسته‌ها و پیشنهادهای خود را ارائه می‌دهند.

در شروع مذاکره تجاری باید به‌ درستی صبحت کنید و موارد مورد نظرتان را تا جایی که نیاز می‌بینید به صورت ساده بیان کنید. همچنین باید کامل و دقیق به صحبت‌های طرف مقابل خود گوش دهید و اطلاعات مهم و ضروری را برای مدیریت درست جلسه مذاکره یادداشت کنید.

گاهی اوقات افراد در جلسات مختلف مذاکره تجاری به صورت مداوم در حال صحبت کردن هستند و به هیچ عنوان حاضر به شنیدن و گوش دادن به صحبت‌های طرف مقابل نیستند.

باید بدانید بهترین مذاکره کنندگان کسانی هستند که با دقت و حوصله صحبت‌های طرف مقابل را می‌شنوند تا محدودیت‌ها و اهداف را به درستی درک کنند. پس از آن می‌توانند پاسخ مناسب و درست را آماده کنند.

در جریان مذاکره باید به محدودیت‌های طرف مقابل و همچنین مواردی که در آن‌ها انعطاف به خرج می‌دهد آگاه شوید تا بتوانید در مسیر درست رسیدن به اهداف تجاری خود صحبت کنید.

2.      آمادگی کامل برای مذاکره تجاری موفق

برای این منظور باید اطلاعات کاملی در مورد طرف مقابل خود به دست آورید.

می‌توانید از قبل با چک کردن وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی، مطالب یا مقالات نوشته شده در مورد شرکت و … اطلاعات کافی در مورد آنها کسب کنید. علاوه بر آن می‌توانید در مورد فرد مذاکره‌کننده نیز اطلاعات و بیوگرافی کاملی به دست آورده تا در هنگام مذاکره با آگاهی کامل صحبت کنید.

مورد بعدی این است که در مورد معاملات انجام شده قبلی این سازمان تحقیق کرده و پیشنهادها و قیمت‌هایی که در معاملات قبلی وجود داشته را بررسی کنید.

قبل از هر کار اطلاعات کامل و مفیدی در زمینه موضوع مذاکره به دست بیاورید. تمام مسائلی که قصد دارید در حین مذاکره در مورد آن‌ها صحبت کنید، یادداشت کنید. تمام مواردی هم که تصور می‌کنید در حین مذاکره در مورد آن‌ها صحبت می‌شود را یادداشت کرده و خود را برای پاسخ دادن و صحبت در مورد آن‌ها آماده کنید.

3.      با نحوه قرارداد نویسی آشنا باشید

یکی از روتین‌ترین دلیل های حذف شرکت‌ها در مناقصات بزرگ عدم صحت ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه آنها است.

آیین‌نامه تضمین معاملات دولتی تصویب‌نامه شماره 123402 / ت 50659 هـ در سال 94 ابلاغ گردید و در چند مورد بسیار ظریف از جمله فرم ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه تغییر اساسی ایجاد کرد. تا همین یکی دو سال پیش تقریباً نیمی از شرکت‌ها به‌ اشتباه فرم قدیمی شرکت در مناقصه را به عنوان تضمین ارائه می‌دادند و از پروسه معاملات حذف می‌شدند و تمام هزینه هایی که کرده بودند از بین می‌رفت.

واضح است این موضوع نشان‌دهنده عدم سواد کافی در خواندن اسناد مناقصه و پیمان‌ها است و در اکثر اوقات پر است از شماره بخش‌نامه‌ها و تصویب‌نامه‌های داخلی و خارجی. این دانش ضروری را دست کم نگیرید.

زمانی که در جلسه مذاکره حضور می‌یابید و با طرف مقابل به توافق می‌رسید، باید اقدام به نوشتن قرارداد نمایید. در این مورد باید حتماً به صورت کاملاً دقیق و اصولی قرارداد را به ثبت برسانید تا توافق حاصل شده دچار مشکل نشود.

گاهی اوقات علی‌رغم مذاکره مثبت، نوشتن قرارداد به صورتی انجام می‌گیرد که در آینده مشکلاتی را برای طرفین به همراه خواهد داشت. اگر مذاکره‌کننده با اصول قرارداد نویسی آشنا نباشد ممکن است با مشکل روبرو شده و تمام زحماتش برای انجام مذاکره به هدر برود.

تمام مذاکره کنندگان می‌توانند در دوره‌های آموزشی قراردادنویسی شرکت کرده و اطلاعات کاملی را کسب کنند. گاهی اوقات نیز افراد مذاکره‌کننده از وکلای باتجربه در این زمینه کمک گرفته تا بتوانند بدون مشکل قراردادهای مورد نظر را ثبت کنند.

4.      داشتن توانایی چانه‌زنی در مذاکره

مذاکره در صورتی موفقیت‌آمیز است که فرد بتواند تخفیف خوبی از طرف مقابل بگیرد، یا اینکه به عنوان فروشنده با کمترین میزان تخفیف قرارداد را ثبت کند. به این صورت است که می‌تواند در مورد مذاکره تجاری موفق صحبت کند.

به همین دلیل فرد مذاکره‌کننده باید توانایی و مهارت بالایی در چانه زنی داشته تا بتواند طرف مقابل را راضی کرده و با بهترین قیمت معامله را انجام دهد.

این توانایی در هر دو طرف چه برای تخفیف دادن و چه تخفیف ندادن بسیار مهم است.

5.      در انجام مذاکره تجاری مؤدب باشید

بسیاری از افراد به قدری سخت‌گیر و بد دهان هستند که هرگز به یک مذاکره تجاری موفق نمی‌رسند و هیچ فرد و سازمانی تمایل همکاری با آن‌ها را ندارد.

بهتر است در جریان مذاکره ادب را رعایت کرده و به صورتی صحبت کنید که طرف مقابل را برای انجام مذاکرات بعدی نیز جذب کنید. علاوه بر آن برگزاری جلسات مذاکره آداب و تشریفات خاص خود را دارد.

بیشتر بخوانید : جملات کلیدی و حرفه ای در مذاکره

به‌ عنوان‌ مثال نحوه غذا خوردن در جلسه می‌تواند بر ارتباط و تعامل طرفین تأثیر داشته و حتی گاهی اوقات مانع از انجام توافق شود.

پس از بردن در مذاکرات، ابراز خوشحالی نکنید.  اگر به کار بستن تاکتیک‌های مذاکره باعث شد که به نتیجه دلخواه برسید، ذوق زده نشوید. همان گونه که در طول جلسه حرفه‌ای عمل کرده‌اید، در انتها نیز رفتار حرفه‌ای داشته باشید.

همواره در ذهن داشته باشید که شرایط کسب و کار به سرعت تغییر می‌کند. ممکن است همین شخصی که امروز در مذاکره شکست‌خورده، در آینده نیز همکار یا مافوق شما شود.

6.      اولین پیشنهاد را قبول نکنید

در مذاکرات تجاری هرگز به فکر قبول اولین پیشنهاد نباشید. این موضوع بسیار ساده است، شما زمانی که برای خرید لباس به فروشگاه‌ها مراجعه می‌کنید، معمولاً اولین لباس را خریداری نمی‌کنید. حتی اگر اولین لباس ویژگی‌های مورد نظر را داشته باشد، باز هم سعی می‌کنید چند مغازه دیگر را سر بزنید شاید گزینه بهتری را مشاهده کنید.

بهتر است موارد و پیشنهادهای مختلف را بررسی کنید. حتی اگر تنها یک پیشنهاد پیش روی شما باشد، نباید به سرعت آن را بپذیرید. این کار باعث می‌‌شود طرف مقابل تصور کند پیشنهاد عالی با قیمت مناسب پیشنهاد داده و از پیشنهاد خود پشیمان شود و حتی جلسه را ترک کند.

بیشتر بخوانید : بایدها و نبایدهای مذاکره

7.      درگیر احساسات نشوید

در مذاکرات تجاری نباید درگیر احساسات شوید و اجازه بدهید که احساسات رویکرد شما را تعیین کنند. داشتن واکنش‌های احساسی نه تنها با تفکر منطقی شما تداخل می‌کند، بلکه ممکن است منجر به اشتباهات بسیار سنگین و جبران ناپذیری شود.

گاهی اوقات رویکرد احساسی یکی از طرفین باعث توقف مذاکرات یا شکست خوردن آن می‌شود. در طول مذاکرات آرام و صمیمی بمانید، حتی اگر طرف مقابل درگیر مسائل احساسی می‌شود.

8.      از ارزش خود غافل نشوید

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات در مذاکره، به ویژه برای کسانی که تازه وارد مذاکرات تجاری شده‌اند، دست کم گرفتن خود (سازمان) در مقایسه با طرف مقابل است. بدین منظور باید قبل از شروع مذاکره، دستاوردها یا نقاط قوت سازمانتان را یادداشت کنید تا زمانی که می‌خواهید از خودتان دفاع کنید، آنها را در ذهن داشته باشید.

9.      خود را برای ترک مذاکره آماده کنید

شاید گفتن این حرف ساده باشد؛ اما در عمل به راحتی نمی‌توانید مذاکره را نیمه کاره رها کنید. باید قبل از شروع مذاکره قیمت نهایی مورد نظر و قیمت ترک مذاکره را مشخص کنید تا در صورتی که توافق مورد نظر حاصل نشد بتوانید جلسه مذاکره را ترک کنید.

10.  از مشاوران و وکلای با تجربه کمک بگیرید

اگر مذاکره مورد نظر شما بزرگ و پیچیده باشد، حتماً باید از وکلا و متخصصین با تجربه کمک بگیرید. شاید این افراد حق الزحمه زیادی را از شما دریافت کنند اما برای انجام معامله بزرگ ضروری است و باعث موفقیت شما در روند مذاکره می‌شود.

گاهی لازم است مدیران مالی و حقوقی خود را در جلسات به همراه داشته باشید تا ظرایف حساب‌ها را در نظر بگیرند و جلوی ضررهای مالی یا حقوقی احتمالی را بگیرند.

به‌ عنوان‌ مثال اگر قصد خرید یا فروش ملک دارید می‌توانید از وکلای ملکی کمک گرفته تا معامله را به بهترین شکل ممکن و با بیشترین میزان سود انجام دهید.

11.  مشخص‌کردن اهداف

اهداف خود را به صورت کاملاً شفاف بیان کنید. گاهی اوقات در مذاکره اهداف متفاوت بوده و همین موضوع باعث اختلافات و تعارض در مذاکره می‌شود. به همین دلیل بهتر است تمام هدف‌ها بیان شده تا از بین آن‌ها به نقاط مشترک دست یابید.

12.  نگرش “همه یا هیچ” نداشته باشید

مذاکره باید به صورتی پیش رود که دو طرف احساس رضایت داشته باشند. این مذاکره برد، برد است که نتایج عالی برای هر دو طرف مذاکره به همراه دارد که با مدیریت درست جلسه مذاکره حاصل خواهد شد.

همواره به یاد داشته باشید که مذاکره تجاری مستلزم سازش است.

بهترین تاکتیک‌های مذاکره، آنهایی هستند که بر ایجاد یک معامله سودمند متقابل برای هر دو طرف (برد – برد) تمرکز دارند. از این رو در نظر داشته باشید که قرار نیست شما طرف برنده یا بازنده باشید. لیستی از امتیازاتی که می‌خواهید دریافت کنید و مواردی که می‌توانید به طرف مقابل بدهید، را همراه داشته باشید تا در طول جلسه به آن استناد کنید.

13.کسی را دست کم نگیرید

هرگز طرف مقابل را به دلیل اینکه توان مالی یا اعتبار کمتری از شما دارد، دست کم نگیرید. ارزش مالی و حجم کسب و کار ممکن است ابزاری قدرتمند باشد، اما میزان آمادگی، داشتن یک برنامه قوی و تاکتیک مؤثر ابزارهای ارزشمندتری در مذاکرات تجاری هستند.

14.اجرایی کردن توافقات مذاکره

پس از توافق مهم‌ترین کار اجرایی کردن توافق است. در این مرحله باید دقت بسیار زیادی به کار گرفته و دقیقاً مشابه با توافق صورت گرفته فعالیت موردنظر انجام گیرد. در صورت نیاز به ثبت قرارداد باید به صورت اصولی و مطابق با دستورالعمل‌ها انجام گیرد.

دوره های آکادمی بازار برای ارتقای کسب و کار شما

آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار با بهره گیری از دانش به روز و تجربیات منحصر به فرد استاد محمدی و با ارائه مشاوره تخصصی در حوزه کسب و کار، توانسته موجب شکوفایی و بالندگی ده ها سازمان و کسب و کار گوناگون شود. همچنین بیش از هزاران نفر با بهره گیری از دوره های جامع بازاریابی و فروش، دوره مشتری مداری، دوره اصول و فنون مذاکره، دوره آموزشی حرفه ای بازاریابی و فروش تلفنی و مشاوره فروش، توانسته اند موانع موجود در مسیر شغلی خود را برطرف کنند و به سوی آینده شغلی روشن خود گام بردارند.