روش های بستن مذاکره؛ آموزش تاکتیک های عبور از موانع مذاکرات

موانع بستن مذاکره

یکی از اصلی ترین بخش های آموزش فنون مذاکره شامل روش های بستن مذاکره است که در این مقاله از آکادمی بازار به آن پرداخته ایم.

برخی از موانع رایج برای بستن مذاکره عبارتند از :

• طولانی شدن مذاکره برای ماه ها و حتی سال ها، به گونه ای که هیچ پایانی در آن دیده نمی شود.
• عدم تمایل یک طرف یا هر دو طرف به ارائه پیشنهاد مطلوب برای دو طرف برای پایان دادن به مذاکرات.
• رقابت سختی که باعث می شود همتای شما تمایلی به بستن قرارداد با شما نداشته باشد.

استراتژی های غلبه بر موانع سر راه بستن مذاکره

هفت استراتژی مذاکره زیر می تواند به شما کمک کند که بر موانع سر راه بستن مذاکره غلبه کنید.

1. برای بستن مذاکره، در مورد فرآیند مذاکره صحبت کنید.

به گفته رابرت سی. بوردون، استاد دانشکده حقوق هاروارد، ما اغلب در بستن قرارداد در مذاکرات با مشکل مواجه هستیم، زیرا نمی توانیم از ابتدای مذاکرات، به روشی صحیح فرآیند مذاکره را پیش ببریم.

پیش از بحث درباره موضوعات خاص و موارد مناقشه برانگیز، در مورد چگونگی ادامه مذاکره با طرف مقابل صحبت کنید.

1. چه قوانینی برای مذاکره مورد نیاز است؟
2. چه کسی فرآیند جلسات را هدایت و تسهیل خواهد کرد؟
3. درباره چه موضوعاتی صحبت خواهید کرد و در چه بازه زمانی به صحبت می پردازید؟

به گفته بوردون، ترسیم فرآیند مذاکره می تواند به شما کمک کند تا :

• از بروز فرضیات نادرست در طول مذاکرات جلوگیری کنید.
• مذاکرات را کارآمد و نتیجه بخش کنید.
• توافق و بستن مذاکره بسیار آسان تر می شود.

2. معیارها (Benchmarks) و ضرب الاجل ها (Deadlines) را تعیین کنید.

به عنوان یکی از روش های بستن مذاکره، بوردون توصیه می کند هنگام طراحی فرآیند مذاکره، معیارهای کوتاه مدت و همچنین یک ضرب الاجل نهایی برای بستن مذاکره را تعیین کنید.

بیشتر بخوانید: چک لیست مذاکره [قدم به قدم] برنامه‌ ریزی مذاکره

• اگر نتوانستید ضرب الاجل را رعایت کنید چه اتفاقی می افتد؟

صریحا با طرف مقابل در مورد اینکه آیا نیاز به تنظیم برنامه جدید دارید و چگونه می توانید در آینده مذاکره را پیش ببرید، صحبت کنید. مذاکره کنندگان اغلب نگران این هستند که در طول زمان بیش از حد امتیاز بدهند. اما به یاد داشته باشید که طرف مقابل نیز به همان اندازه تحت تأثیر ضرب الاجل قرار می گیرد.

دان ا. مور، استاد دانشگاه کالیفرنیا در برکلی با تحقیق در این باره دریافته است که قرار دادن ضرب الاجل ها برای بستن مذاکره موجب بروز تفکر خلاقانه و پیشنهادات مطلوب از سوی هر دو طرف می شود.

3. برای بستن مذاکره از تاکتیک های موثر استفاده کنید.

گوهان سوبرامانیان، استاد دانشکده بازرگانی و دانشکده حقوق هاروارد، پیشنهاد می کند که اگر پیش بینی می کنید که یک پیشنهاد جذاب تر از یک رقیب ممکن است مانعی برای بستن مذاکره باشد، بد نیست از تاکتیک مذاکره “ممنوعیت دریافت پیشنهاد از سوی رقیب” استفاده کنید.

به عنوان مثال، ممکن است از طرف مقابل بخواهید که در یک دوره مذاکره محدود و انحصاری (مثلا یک هفته) شرکت کند و متعهد شود که در طی این مدت پیشنهادی از سوی رقبای شما قبول نکنند.

برای متقاعد کردن طرف مقابل به این نوع حرکت و نپذیرفتن پیشنهادات رقبا، می توانید مزایای منحصر به فرد و غیر مادی به آنها ارائه دهید، مانند دسترسی به شبکه ای از افراد ارزشمند یا عضویت در یک گروه خاص از افراد رده بالا

4. گاهی برای بستن مذاکره باید مذاکرات را به تعویق بیاندازید.

ممکن است غیر منطقی به نظر برسد، اما به تعویق انداختن مذاکرات تا یک روز، یک هفته یا حتی بیشتر ممکن است به شما کمک کند تا یک مذاکره را سریعتر به پایان برسانید.

برخی مزیت های به تعویق انداختن مذاکرات عبارتند از :

• داشتن زمان برای رهایی از تنش های مذاکران
• دور شدن از فضای مذاکرات
• جمع بندی فرایند مذاکرات برای خود و کسب و کارتان
• فهمیدن جواب سوال آیا بستن مذاکره عاقلانه است یا نه؟

5. یک شخص ثالث (میانجی) قابل اعتماد به مذاکرات بیاورید.

گاهی اوقات مذاکرات به بن بست می خورد زیرا یکی از طرفین یا هر دو طرف تمایلی به ارائه پیشنهادی مطلوب ندارند.

اگر در چنین شرایطی هستید، برای بستن مذاکره می توانید پیشنهاد کنید که از یک شخص ثالث قابل اعتماد و بی طرف استفاده کنید.

در روش بستن مذاکره با کمک فرد سوم فرایند به شکل زیر پیش می رود :

1. طرفین خواسته ها و شرایط خود را بیان می کنند
2. تشخیص فرد سوم برای توافق احتمالی یا ZOPA
3. بستن مذاکره یا اتمام آن به دلیل بی نتیجه بودن ادامه آن

6. ترکیب تیم های مذاکره را تغییر دهید.

اگر شما یا تیم تان در بستن مذاکرات با مشکل مواجه هستید، بد نیست که به تغییر ترکیب تیم مذاکره فکر کنید.

یک تیم جدید در یک یا هر دو طرف می تواند با دیدی تازه به مذاکره نگاه کند و هر گونه پیش زمینه عاطفی یا خصومت شخصی را که مانع پیشروی مذاکرات است، از بین ببرد.

بیشتر بخوانید: آموزش مذاکره گروهی | تکنیک ها و اصول مذاکره گروهی

7. یک قرارداد مشروط تنظیم کنید.

در نهایت، برای بستن مذاکره، یک قرارداد تنظیم کنید که :

• دیدگاه طرفین در آن محقق شود
• شرایطی در نظر بگیرید که در صورت دیرکرد یا عدم تعهد یکی از طرفین به مفاد قرارداد، مشمول پرداخت جریمه شود
• به یک مذاکره برد – برد برسید

روش های بستن مذاکره

حتی وقتی که شما احساس می کنید که زمان بستن مذاکره فرا رسیده است، ممکن است با چند مانع روبرو شوید.

شما با استفاده از روش های بستن مذاکره بایستی شرایطی را فراهم کنید که طرف مقابل قبول کند که مذاکره به پایان رسیده و با رضایت از نتایج میز مذاکره را ترک کند.

در ادامه پنج روش برای رسیدن به این مرحله را بازگو می کنیم.

1. برای بستن مذاکره باید پایان مذاکره را اعلام کنید.

یکی از دلایلی که باعث می شود طرف مقابل تمایلی به بستن مذاکره نداشته باشد، این است که آنها مطمئن نیستند که زمان مناسبی برای پایان مذاکرات است یا خیر.

آنها ممکن است بخواهند سود بیشتری به دست بیاورند یا شاید مشکلی وجود داشته باشد که هنوز راضی به پذیرفتن آن نیستند. به آنها بگویید که فکر می کنید در مورد همه چیز به توافق رسیده اید و معتقدید مذاکرات به پایان رسیده است. اگر طوری رفتار کنید که همه چیز حل شده است، احتمالا آنها نیز شروع به حرکت به سمت بستن مذاکرات خواهند کرد.

2. روند دادن امتیاز را قطع کنید.

یکی از روش های بستن مذاکرات تجاری و فروش قطع فرآیند امتیاز دهی است. شما برای این کار باید به نکات زیر توجه داشته باشید :

1. طرف مقابل به تلاش خود برای بحث بر سر جزییات ادامه داد، حاضر به ادامه بحث نباشید.
2. مؤدبانه، اما قاطعانه، از دادن هر گونه امتیاز دیگری امتناع کنید و به وضوح بگویید که علاقه ای به آن ندارید.
3. زمانی که طرف مقابل متوجه شود که تمام امتیازاتی را که قرار است بگیرد، گرفته است و هیچ چیز دیگری از شما نخواهد گرفت، می فهمد که مذاکره عملا به پایان رسیده است.

3. مذاکره را نهایی کنید.

برخی جزئیات نهایی را که باید روی آن توافق شود، مانند زمان تحویل، عنوان کنید و بگویید :

«بیایید روی مساله آخر صحبت کنیم» بیان این عبارت به طرف مقابل می فهماند که تا آنجا که به شما مربوط است، این آخرین کاری است که باید به آن بپردازید.

پس از حل شدن این مساله، باید به سمت بستن مذاکره حرکت کنید.

4. قطعه گم شده برای بستن مذاکره را پیدا کنید.

یکی از روش های بسیار کاربردی بستن مذاکره سوال پرسیدن و رفع مشکل موجود از نظر طرف مذاکره کننده است.

از طرف مقابل بپرسید که آیا همه چیز برایش حل شده است و مذاکره را تمام شده می داند یا خیر

اگر آنها هنوز فکر می کنند که مسایلی حل نشده باقی مانده است، دریابید که مشکل چیست

آنگاه شما دقیقا می دانید که برای به نتیجه رساندن مذاکره باید چه مساله ای را حل کنید

به موضوع مورد نظر آنها رسیدگی کنید و سپس دوباره بررسی کنید که آیا راضی به بستن مذاکره هستند یا خیر

5. به آنها حق انتخاب بدهید.

برای انتخاب روش های بستن مذاکره باید به طرف مقابل دو گزینه برای انتخاب بدهید.

اگر در مورد همه موارد به جز یک موضوع به توافق رسیده اید، یا دو سناریو بالقوه خوب پیش رو دارید، گزینه های آنها را مشخص کنید و به آنها اجازه دهید که یکی را انتخاب کنند.

هنگامی که آنها گزینه مطلوب خود را انتخاب کردند، بستن مذاکره نزدیک است.

سخن آخر

در همه انواع روش های مذاکره هیچ کس نمی خواهد در یک مذاکره بی پایان بماند. هدف نهایی در مذاکرات اصولی، همواره این است که اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف با احساس رضایت از نحوه انجام مذاکره کنار می روند. این بدان معناست که شما باید موافقت طرف مقابل را در مورد پایان مذاکره به دست آورید، خواه با روشن کردن اینکه کار شما تمام شده است، یا اینکه بپرسید طرف مقابل می خواهد چه موضوعاتی را حل و فصل کند. در غیر این صورت ممکن است هر دوی شما برای مدتی طولانی در آن مذاکره گیر کنید!

دوره های آکادمی بازار برای ارتقای کسب و کار شما

آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار با بهره گیری از دانش به روز و تجربیات منحصر به فرد استاد محمدی و با ارائه مشاوره تخصصی در حوزه کسب و کار، توانسته موجب شکوفایی و بالندگی دهها سازمان و کسب و کار گوناگون شود. همچنین بیش از هزاران نفر با بهره گیری از دوره های جامع بازاریابی و فروش، دوره مشتری مداری، دوره اصول و فنون مذاکره، دوره آموزشی حرفه ای بازاریابی و فروش تلفنی و مشاوره فروش، توانسته اند موانع موجود در مسیر شغلی خود را برطرف کنند و به سوی آینده شغلی روشن خود گام بردارند.