صفر تا صد مهارت های مدیریت زمان + تکنیک های طلایی مدیریت زمان

مهارت های مدیریت زمان چه تاثیری در فعالیت های روزانه ما دارد؟

اگر شما هم از عدم وجود مدیریت درست زمان در کارهای خود ناراضی هستید با ما همراه باشید تا شما را با انواع ابزارها، تکنیک‌ها و مهارت های مدیریت زمان آشنا کنیم. در ادامه بحث مدیریت زمان بیایید با یک مثال در مورد این موضوع شروع کنیم.

فرسودگی حالتی بحرانی ذهنی و جسمی است که به دلیل استرس، کار 80 ساعته در هفته‌ها (یا بیشتر) و مشاهده پیشرفت اندک یا بدون پیشرفت در فعالیت‌ها ایجاد می‌شود.

در حالی که افراد اغلب در معرض خطر فرسودگی شغلی هستند، یک مطالعه جالب کسب و کار روی 200 کارمند آمریکایی – کارمندان تمام وقت و پاره وقت، همراه با مشاغل آزاد و سایر صاحبان مشاغل – انجام شد که پاسخ شگفت انگیزی را توسط 50٪ از کارگران خوداشتغال نشان داد و این پاسخ نشان دهنده فرسودگی شغلی صفر است.

در طی مطالعات بیشتر مشخص شد که این افراد از مهارت های مدیریت زمان در کارهای خود استفاده می‌کردند. فریلنسرهای باتجربه، کارآفرینان و صاحبان کسب و کار موفق به تعدادی از تکنیک‌ها و استراتژی‌های مدیریت صحیح زمان تسلط دارند که سلامت روانی آن‌ها و حتی سلامت جسمی آن‌ها را کنترل می‌کند و از ایجاد اختلاف در طول جلسات و فرآیند برنامه ریزی جلوگیری می‌کند.

7 استراتژی مهم مدیریت زمان

در این بخش قصد داریم شما را با مهم‌ترین استراتژی مهارت های مدیریت زمان آشنا کنیم:

1. فعالیت های خود را به چندین عملیات ساده تقسیم کنید

استفاده از هوشیاری شما به انرژی بیشتری نیاز دارد و می‌توان با ساده کردن مشکلات از آن جلوگیری کرد. پیشرفت در مدیریت عالی زمان حول محور ایجاد یک فرآیند و تجزیه آن به عملیات کوچک و ساده‌تر است که درک آن آسان است و نیازی به مصرف منابع فشرده ندارد.

Veritasium توضیح می‌دهد که مغز چگونه کار می‌کند، چرا افراد تنبل هستند و چگونه ضمیر ناخودآگاه در هر روز به ما کمک می‌کند.

افراد موفق یک کار پیچیده را بر عهده می‌گیرند و آن را به بخش‌های ساده‌تر تجزیه می‌کنند، بنابراین انجام این کار، درک و پیگیری فرآیند باقی مانده در مهارت های مدیریت زمان مناسب فوق العاده را آسان‌تر می‌کنند.

کار سخت و پیچیده تبدیل به چندین عملیات ساده شده است و اجرای آن‌ها به ده‌ها سوال بعدی نیاز ندارد تا شما را از بررسی لیست وظایف خود باز دارد.

2. در مهارت های مدیریت زمان یک سیستم اولویت بندی ایجاد کنید

“کلید این نیست که آنچه را که در برنامه شما است اولویت بندی کنید، بلکه این است که اولویت‌های خود را برنامه ریزی کنید.”

«استفان کاوی»

اولویت‌ها برای کسب‌وکارها متفاوت است و بر اساس ضرب‌الاجل‌ها، اهمیت اجرا، بازگشت سرمایه و دسترسی شکل می‌گیرند. اما ما اغلب تمایل داریم که موارد ضروری را که ارزشی دراز مدت دارند را از دست بدهیم یا آن را به هفته‌های بعد موکول کنیم، یا روی کارهای بی‌ارزش دیگر تمرکز کنیم.

مهارت های مدیریت زمان مانند انجام کارها، روشی را طراحی می‌کنند که حول خلاقیت، تمرکز و برنامه‌ریزی کارآمد ساختار یافته است.

دیوید آلن، بنیانگذار GTD، معتقد است که افراد باید بیاموزند که ابتدا وظایف روزمره مورد نیاز خود را کنترل و پردازش کنند تا روی اهداف کلان تمرکز کنند. توجه به اولویت‌ بندی فعالیت‌‌های بلندمدت و اهداف کوتاه مدت لازم برای نتایج فزاینده، حیاتی است و نیاز به برنامه‌ریزی دقیق توسط افراد دارد.

3. با یک کار ساده شروع کنید

ناتوانی در انجام یک کار گسترده و پیچیده در طول روز، انگیزه شما را از بین می‌برد و مانع از پیشرفت شما در برنامه ریزی هفتگی و مدیریت زمان می‌شود.

یک راه عالی برای شکستن یخ شروع کار با یک کار بی اهمیت و سریع است که به شما یک انگیزه برای یک شروع عالی را می‌دهد. این حالت بهره وری شما را به حرکت در می‌آورد و به شما امکان می‌دهد بعدا روی تکالیف پیچیده‌تر تمرکز کنید.

4. با برنامه ریزی اصولی یک نقشه راه بلند مدت ایجاد کنید

یکی از کارهایی که ممکن است شما را از فعالیت‌های روزانه خود دور کند، عدم برنامه ریزی است. ایجاد یک برنامه بلندمدت به شما امکان می‌دهد تمرکز بهتری داشته باشید و تصمیم بگیرید که آیا وظایف جدید شما مطابق با اهداف شما هستند یا خیر.

نقشه بلند مدت خود را اصلاح کنید و اهداف جدید خود را به آن اضافه کنید. برخی نقاط عطف را به آن‌ها اختصاص دهید و آن‌ها را به تقویم خود اضافه کنید. اهداف می‌توانند یک ماه یا سه ماهه، برای یک دوره 1-3 ساله باشند.

فعالیت‌های تکراری خود (تولید محتوا، مشارکت در رسانه‌های اجتماعی، جلسات شرکا) را در هر قسمت فهرست کنید و آن‌ها را در بخش‌های ویژه خود قرار دهید.

با تعریف وظایف شناخته شده‌ای که برای موفقیت شما در ادامه راه بسیار مهم هستند، می‌توانید نتیجه مورد انتظار را تعیین کرده و انجام آن وظایف را یک یا دو بار در ماه بررسی کنید. با این کار تصویر واضح‌تری از برنامه هفتگی خود و مدیریت زمان خود دریافت خواهید کرد و برنامه شما قابل اجراتر خواهد شد.

5) با کمک مهارت های مدیریت زمان واقع بین باشید

پرداختن به چندین کار به طور همزمان ممکن است طاقت فرسا باشد، افکار شما را برای هفته‌ها مسدود کند و همچنین مغز شما را برای فرسودگی شغلی آماده کند. هسته اصلی مشکل اغلب به جدا شدن از واقعیت و انحراف از اهداف تجاری مربوط می‌شود.

وقتی با انجام کار معمولی خود مشکل دارید، یک قدم به عقب بردارید و دوباره نقشه راه خود را اصلاح کنید. ببینید با چه چیزی شروع کرده‌اید، در آن مقطع زمانی کجا هستید و پیشرفت شما چگونه پیش می‌رود.

اگر به نظر می‌رسد همه چیز در مسیر درست است، فقط با تمرکز بر نتایج ادامه دهید و موارد حواس پرتی را از لیست خود حذف کنید. در غیر این صورت، برنامه خود را دوباره تنظیم کنید و زمان بیشتری را برای انجام کارهای خود اختصاص دهید که به احتمال زیاد تا پایان سه ماه به اهداف خود خواهید رسید.

6) برای خلق ایده جدید به طور منظم استراحت کنید

به جای زیاد کار کردن, سعی کنید کم اما با کیفیت کار کنید. هنگامی که چندین وظیفه را با هم انجام دهید، اغلب دیدگاه خود را در مورد هدف آن‌ها از دست می‌دهید.

به طور منظم بین فعالیت‌ها استراحت کنید و پیشرفت خود را با اهداف خود هماهنگ کنید. بیرون بروید و پیاده روی کنید، کمی هوای تازه بگیرید و برای لحظه‌ای استراحت کنید. این کار نیز ایده‌های خلاقانه ای را به همراه خواهد داشت که می‌توانید در کار خود آن‌ها را پیاده کنید.

7) همیشه استراتژی خود را بهبود بخشید

مهم نیست استراتژی شما چقدر کارآمد باشد، همیشه جایی برای بهبود وجود دارد. برای یک فرد موفق، یادگیری هرگز پایان نمی‌‌یابد، حال چه یادگیری با توجه به ظرفیت حرفه‌ای شما باشد و چه در مورد توسعه تجاری و شخصی، مدیریت زمان و زندگی بهتر باشد.

همیشه مراقب کارهایی باشید که بیش از حد طول می‌کشد، یا اغلب به توجه شما نیاز دارند و سعی کنید آن‌ها را بهینه یا ساده کنید. حال به نظر شما چه مهارت های مدیریت زمان وجود دارد که باید به آن‌ها توجه شود؟

اصلی ترین مهارت های مدیریت زمان و نحوه توسعه آن ها

حال بیایید اصلی‌ترین مهارت های مدیریت زمان را با هم برشماریم.

نکات مهم مهارت های مدیریت زمان

• مهارت های مدیریت زمان را با تکنیک‌های مدیریت زمان یا حتی ویژگی‌های شخصیتی اشتباه نگیرید.
• بسیار مهم است که مهارت های مدیریت زمان (یا هر مجموعه‌ای از مهارت‌ها) را با تکنیک‌های مدیریت زمان یا حتی ویژگی‌های شخصیتی اشتباه نگیرید.
• ویژگی‌های شخصیتی از ویژگی‌های شخصیت شماست. آن‌ها بخشی جدایی ناپذیر از شخصیت شما هستند که توسط ژن‌ها و تجربیات (اوایل زندگی) شما شکل می‌گیرند. تغییر آن‌ها بسیار سخت است یا در کوتاه مدت تقریبا غیر ممکن است.

مهم ترین ویژگی های شخصیتی

 ویژگی‌های محبوب شخصیتی شامل شش ویژگی شخصیتی مهم هستند که به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

• صداقت یا تواضع: اخلاص، انصاف، طمع- پرهیز، حیا
• عاطفه: ترس، اضطراب، وابستگی، احساسات
• برونگرایی: عزت نفس اجتماعی، جسارت اجتماعی، جامعه پذیری، سرزندگی
• توافق پذیری: بخشش، ملایمت، انعطاف پذیری، صبر
• وظیفه شناسی: سازماندهی، سخت کوشی، کمال گرایی، احتیاط
• علاقه به کسب تجربه: قدردانی زیبایی شناختی، کنجکاوی، خلاقیت، غیر متعارف بودن، نوع دوستی

البته برخی دیگر از ویژگی‌های شخصیتی هستند که به بهبود مدیریت زمان کمک می‌کند. حتی بیشتر، افرادی با انواع شخصیت‌ها می‌توانند مهارت‌های جدید از جمله مهارت های مدیریت زمان را خیلی سریع‌تر به دست آورند. وظیفه شناسی در این زمینه اهمیت ویژه‌ای دارد.

با این وجود، با تکنیک‌های مختلف مدیریت زمان، قطعا می‌توانید راه‌حل مناسب مدیریت زمان را برای شخصیت خود پیدا کنید. بنابراین، شناخت شخصیت شما باید اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان باشد.

جای تغییر شخصیت خود، مهارت های جدید کسب کنید

تغییر ویژگی‌های شخصیتی سخت است. برای اینکه در مدیریت زمان خوب باشید، باید مجموعه‌‌ای از تکنیک‌ها را بیابید که با شخصیت شما مطابقت دارند و مهارت های مدیریت زمان را توسعه دهید که مزیت‌های شخصیتی شما را تقویت می‌کند و معایب را خنثی می‌کند.

خوشبختانه، یادگیری مهارت‌ها بسیار ساده‌تر از تغییر شخصیت است. شما می‌توانید مهارت‌های جدیدی را از طریق تجربه زندگی یا حتی بهتر از آن با آموزش کسب کنید. به زبان ساده، اگر یک چیز را برای مدت کافی تمرین کنید (مثلا وظایف خود را به درستی اولویت بندی کنید)، دیر یا زود بر آن مسلط می‌شوید.

مهارت های اصلی مدیریت زمان چیست؟

ما سه نوع مهارت اصلی را می‌شناسیم:

1. مهارت‌های سخت و مهارت‌‌های کار، که به عنوان مهارت‌‌های فنی یا مهارت‌های مربوط به یک هنر یا تکنیک خاص نیز شناخته می‌شوند. آن‌ها معمولا خیلی کم با شخصیت فرد مرتبط هستند.
2. مهارت‌های نرم که ارتباط نزدیکی با ویژگی‌های شخصیتی دارد و شامل مهارت‌‌های فردی، مهارت‌‌های اجتماعی و مهارت‌‌های ارتباطی است. مهارت‌های نرم در Time management بسیار مهم است.
3. مهارت‌هایی با تکنیک‌ها پیوند نزدیکی دارند، حتی اگر مهارت‌‌ها، تکنیک‌‌ها و ویژگی‌های شخصیتی یکسان نباشند، آن‌ها کاملا در هم تنیده شده‌اند و از یکدیگر حمایت می‌کنند.

به عنوان مثال، اگر یک مهارت بسیار محبوب مانند شنا را در نظر بگیریم، کرال سینه یک تکنیک شنا است. بنابراین در ارتباط با شنا یک نوع تکنیک محبوب به شمار می‌آید.

یک تکنیک مناسب می‌تواند شما را از طریق کسب مهارت جدید راهنمایی کند یا نشان دهد که چگونه یک مهارت خاص را به بهترین شکل ممکن تمرین کنید. یک تکنیک مناسب یا بهترین روش انجام کار، مجموعه درستی از رویه‌ها و روش‌ها را توصیه می‌کند که باید از آن‌ها استفاده کرد.

به طور خلاصه، در اینجا تفاوت بین تمام تعاریف ذکر شده در بالا وجود دارد:

• مهارت توانایی انجام کاری (شنا) است.
• یک تکنیک، روشی کارآمد برای به کار بردن یک مهارت در عمل، بهترین تمرین (کرال سینه، ضربه پروانه و غیره) است.
• تکنیک‌های مختلف معمولا مجموعه متفاوتی از روش‌ها و ابزارها را تقویت می‌کنند که به شما کمک می‌کند مهارت جدیدی را یاد بگیرید، آن را در عمل راحت‌تر به کار ببرید یا بهتر انجام دهید (هنگام شنا: نحوه انجام حرکات بازو، لگد زدن، تنفس، چرخش، استفاده از ابزارهای شنای مختلف و غیره).

چگونه ویژگی های شخصیتی خود را با مهارت های مدیریت زمان همگام کنیم؟

همانطور که گفتیم، ویژگی‌های شخصیتی بخشی جدایی ناپذیر از شخصیت فرد است که تغییر آن معمولا بسیار سخت است و اگر آن را برای مدیریت زمان اعمال کنیم، باید موارد ذیل را به طور حتم به کار ببریم:

• مهارت های مدیریت زمان: تعیین مرز، برنامه ریزی، تفویض اختیار و غیره
• تکنیک‌های مدیریت زمان: انجام کارها، تایمر پومودورو، ماتریس آیزنهاور و غیره
• ابزارهای مدیریت زمان: تقویم، نرم افزار یادداشت برداری، ردیاب زمان
• ویژگی‌های شخصیتی که مدیریت خوب زمان را تشویق می‌کند: جسارت اجتماعی، انعطاف پذیری، سازماندهی، پشتکار و احتیاط

نتیجه گیری: صفر تا صد مهارت های مدیریت زمان

مهارت های مدیریت زمان، یکی از مهارت‌های مهم در فرایند برنامه ریزی، تصمیم گیری، سازماندهی و … است. بدون مهارت های مدیریت مناسب زمان مناسب، شما به سادگی فاقد ظرفیت سازماندهی زمان خود ( به عنوان یک مدیر، کارمند و …)، خود هستید.

به طور کلی با مدیریت زمان یا دیگران به روشی هوشمندانه و سازماندهی شده ارتباط برقرار می‌کنید. با توجه به مجموعه مهارت‌های مدیریت صحیح زمان مناسب، آنچه را که لازم است در مورد تکنیک‌ها یا نکات مدیریت و سازماندهی بدانید نیز کسب خواهید کرد. اگر شما هم نظرات قابل توجه بیشتری در مورد مدیریت زمان دارید، خوشحال می‌شویم که با ما در میان بگذارید.