هنگامی که اختلافات در روابط تجاری و شخصی به وجود می‌آید، به راحتی می‌توان با تلاش‌هایی برای نجات و حفظ رابطه، از بروز اختلافات جلوگیری کرد. درواقع می‌توان اختلافات پرتنش را به مذاکرات سازنده تبدیل کرد و روابطی محکم را ایجاد و یا حفظ کرد. اهمیت راهکارهای مذاکره در این موارد مهم است.
مذاکره کلید پیشرفت و موفقیت در محل کار، حل و فصل اختلافات و بها و ارزش در قراردادها را دارد. این فقط حل اختلافات نیست که اهمیت مذاکره را برجسته می‌کند، رویکرد درست برای مذاکره می‌تواند وضعیت بخش‌های گوناگونی در ابعاد زندگی حرفه‌ای و روزمره را بهبود بخشد.
مذاکره چیست؟
مذاکره (Negotiation) یک بحث استراتژیک است که مسئله‌ای را به شکلی حل می‌کند که هر دو طرف قابل‌قبول می‌دانند. با مذاکره، همه بخش‌های درگیر سعی در جلوگیری از بحث و گفتگو دارند؛ بنابراین موافقت می‌کنند که به‌نوعی به سازش برسند.
اهداف مذاکره
مذاکره همواره یک یا چند هدف را دنبال می‌کند. برخی از آن برای توسعه کسب و کار خود و برخی دیگر از آن برای تعاملات زندگی و ارتقای ویژگی‌های فردی خود بهره می‌برند:
اهداف مذاکره در زندگی حرفه‌ای
1. موفقیت شغلی طولانی‌مدت
یکی از اهداف بلندمدت مذاکره موفقیت شغلی (Long-Term Career Success) است. اگر می‌خواهید در درازمدت موفق باشید مهارتهای مذاکره ضروری است. برای به دست‌آوردن شغل یا جوانب دیگر آن باید بدانیم که چگونه مذاکره کنیم.
به عنوان مثال ممکن است هدف شما از مذاکره گرفتن مرخصی از مدیر خود باشد؛ بنابراین در حرفه خود مهارت مذاکره بسیار لازم است. این امر برای هر موقعیتی که ممکن است در زندگی داشته باشید صادق است؛ بنابراین اگر می‌خواهید موفقیت حرفه‌ای خود را تضمین کنید باید بتوانید به طور کارآمد مذاکره کنید.
2. معامله با مشتری
ممکن است هدف شما از مذاکره، معامله با یک مشتری باشد. برای این کار مهارتهای مذاکره هنگامی درست عمل می‌کنند که شما بدانید چگونه به طور مؤثری مشتری را جذب و با او قرارداد ببندید و یا محصول خود را بفروشید. این روزها تنوع محصولات باعث شده تا مصرف‌کنندگان گزینه‌های مختلفی برای انتخاب داشته باشند.
به عنوان یک فروشنده یا تاجر شما باید بتوانید آن‌ها را متقاعد کنید که محصول شما برای اهدافشان سودمندتر از آنچه اشخاص دیگر ارائه می‌دهند است. در عین حال شما همچنین باید هدف نهایی خود را در ذهن داشته باشید تا با ضرر همراه نشوید این درواقع یک عدد است که نقطه خروج از مذاکره (Walk Away Point) را برای شما مشخص می‌کند.
ایجاد تعادل بین هر دو هدف گفته‌شده نیاز به مهارت قابل توجهی دارد. خوشبختانه هر چه بیشتر مذاکره کنید مهارت شما به طور چشمگیری افزایش می‌یابد.
3. افزایش سود یا درآمد
هدف دیگر ممکن است در راستای افزایش سود کلی شرکت شما باشد. راهکارهای مذاکره به تجارت شما کمک می‌کند تا درآمد خود را افزایش دهید این امر به این دلیل است که مهارتهای مذاکره مؤثر را می‌توان در طول زمان به راحتی به دست آورد.
به عنوان مثال فرض کنید که یک کارمند هستید که برای مدت طولانی در یک شرکت کار می‌کنید و همواره در حال تلاش برای افزایش حقوق و دستمزد خود هستید. در چنین وضعیتی راهکارهای مذاکره مؤثر می‌تواند به شما کمک کند تا شانس بهتری در مذاکره برای افزایش حقوق خود داشته باشید.
4. حل و فصل اختلافات محل کار
اختلافات و درگیری‌ها یک بخش جدانشدنی در هر زندگی هستند. آن‌ها اغلب در محل کار رخ می‌دهند و می‌توانند برای عملکرد کلی یک شرکت کاملاً مضر باشد.
علاوه بر این اگر کارمندان شرکت شما دائماً در حال نزاع و درگیری باشند، نمی‌توانند به طور مؤثر با یکدیگر همکاری کنند، در نتیجه این درگیری‌های پی‌درپی، ممکن است ارتباط با یکدیگر را از دست بدهند که این می‌تواند باعث نابودی ارتباط در محل کار و تشدید بیشتر مشکلات شود.
بهترین راه‌حل این مشکل از طریق مذاکره انجام می‌گیرد و به این ترتیب می‌توانید ریشه مشکلات بین افراد یا حتی بخش‌ها را متوجه شوید و آن‌ها را موشکافی کنید. این کار را می‌توانید با نشستن در مقابل آن‌ها و یک مذاکره مسالمت‌آمیز به سرانجام برسانید و نتیجه مطلوبی را برای هر دو طرف پیدا کنید.
5. ایجاد شهرت و اعتبار
برخی مذاکره را عاملی مهم برای ایجاد اعتبار برای شرکت خود می‌دانند؛ زیرا مهارتهای مؤثر مذاکره در محیط کار بسیار مهم است. فرض کنید فردی هستید که در اکثر مذاکره‌های خود پیروز می‌شوید؛ بنابراین به تدریج افراد دیگر شروع به شناخت مهارتهای مذاکرات شما می‌کنند.
با گذشت زمان، ممکن است بتوانید به مرحله‌ای برسید که شهرت شما در مذاکره قبل از خود شما به محل کار برسد! این یک موفقیت بزرگ است چرا که شما جایگاه بالایی در محل کار خود پیدا خواهید کرد. این در نهایت به مذاکرات آینده شما و همچنین ایجاد اعتبار بهتر سازمان شما کمک خواهد کرد.
اهداف مذاکره در زندگی روزمره
1. ایجاد اعتماد به نفس
راهکارهای مذاکره را می‌توان یکی از دلایل مهم در موفقیت زندگی روزمره عنوان کرد. مذاکره به شما کمک خواهد کرد که چگونه خود را ثابت کنید و چگونه اعتماد به نفس بالایی داشته باشید، چرا که برای یک مذاکره مؤثر، شما در قدم اول باید بدانید چگونه خودتان را ثابت کنید.
فرض کنید وارد مذاکره‌ای می‌شوید، چنانچه بتوانید ادعاهای خود را با اعتماد به نفس بالا بیان کنید و به هدف خود پایبند باشید، می‌توانید به نتیجه‌ای برسید که سودمند باشد. باگذشت زمان که در مذاکرات شرکت می‌کنید و مهارتهای خود را به مرور زمان ارتقا می‌دهید و عیوب خود را برطرف می‌کنید، اعتماد به نفس شما نیز متعاقباً شروع به رشد می‌کند.
2. توسعه مهارتهای بین‌فردی
برخی مذاکرات را با هدف پیشرفت مهارتهای بین‌فردی (Interpersonal Skills) دنبال می‌کنند. با شرکت هر چه بیشتر در مذاکرات، مهارتهای بین‌فردی نیز ارتقا می‌یابند. در واقع هر مهارتی را که به طور پیوسته از آن استفاده می‌کنید به مرورزمان بهتر و بهتر می‌شود. نتیجه این امر آسان شدن برقراری ارتباط با افراد دیگر و حتی دوست داشتن آن‌ها بدون هیچ حدومرزی است.
3. بهبود مهارتهای استدلالی و تفکر خلاق
یکی دیگر از اهداف مذاکره می‌تواند افزایش توانایی کلامی و زبانی، خلاقیت و توانایی‌های استدلالی شما باشد. این توانایی‌ها برای هر فرد در رهبری یک زندگی موفق ضروری است.
مهارت کلامی و زبانی (Verbal Ability) مذاکره به شما یاد می‌دهد که چگونه بتوانید ایده‌های خود را به طور کارآمدتری بیان کنید و با دیگران به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید این یعنی توانایی‌های کلامی.
در طول مذاکره شما همچنین باید با شخص دیگری تعامل کنید و استدلال کنید و یا دلیل و برهان بیاورید، برخی ایده‌ها را نقض و برخی را با ذکر دلایل روشن بپذیرید. این یعنی شما باید از توانایی‌های استدلالی (Reasoning Ability) خود استفاده کنید.
در نهایت شما برای رسیدن به یک نتیجه سودمند باید راه‌حل‌های خارج از چهارچوب مرسوم و یا از پیش آماده را پیدا کنید که در مقالات علمی به Out-of-Box Solutions معروف است. این منجر به بهبود توانایی‌های خلاقانه شما می‌شود.
4. جهت تبدیل فرد به یک برنامه‌ریز بهتر
وقتی وارد یک مذاکره می‌شوید باید با یک برنامه دقیق و از قبل پیش‌بینی‌شده پیش بروید. شما نمی‌توانید بدون برنامه و استراتژی وارد یک اتاق شوید و با شخص دیگری بحث و گفت‌وگو کنید.
همان‌طور که یاد می‌گیرید چگونه برنامه‌ریزی استراتژیک مذاکرات خود را بهتر انجام دهید، در انتقال این استراتژی‌ها به زندگی روزمره خود نیز به تدریج بهتر می‌شوید.
5. جلوگیری از سو استفاده‌های عمدی
هنگامی‌که در حال مذاکره با افراد دیگر هستید ممکن است آن‌ها سعی کنند راهی برای سوءاستفاده از شما پیدا کنند و هر چیز اشتباهی که می‌گویید را علیه خودتان استفاده کنند. با مذاکره شما به‌مرور می‌توانید محتاط‌تر عمل کنید.
درواقع شما یاد می‌گیرید که به آنچه دیگران می‌گویند به طور کامل توجه کنید، کمتر صحبت کنید و بیشتر گوش بدهید تا بتوانید عاقلانه‌تر تصمیم گرفته و سپس تصمیمات خود را به زبان بیاورید. با گذشت زمان ممکن است استراتژی‌هایی را برای جلوگیری از سوءاستفاده پیدا کنید. این مهارت نه تنها در مذاکرات با افراد دیگر بلکه برای سایر سناریوهای زندگی نیز مفید است.
استراتژی‌های یک مذاکره هدفمند
اکنون که متوجه شدید مذاکره چه اهدافی را دنبال می‌کند، لازم است مهارت‌ها و استراتژی‌های موردنیاز در هر مذاکره را بدانید. در ادامه به مهم‌ترین استراتژی‌ها جهت انجام یک مذاکره هدفمند می‌پردازیم:
– ایجاد گزارش مهارتهای بین‌فردی
شاید بتوان مهم‌ترین مهارت مذاکره را ساختن گزارش یا ایجاد گزارش (Rapport Building) بیان نمود. ایجاد گزارش یا ساختن گزارش عملی جهت ایجاد روابط با دیگران است که در آن هر دو طرف احساس حمایت و فهمیده شدن کنند. ایجاد گزارش نحوه ارتباط با همدیگر، شناسایی احساسات مشترک و برقراری ارتباط دوطرفه است.
– گوش‌دادن مؤثر یا فعال
گوش‌دادن مؤثر (Active Listening) پیداکردن معنای گفتار دیگران در ذهن خود هست. این بخشی جدایی‌ناپذیر در زندگی ما است که در طی یک تعامل رسمی مانند یک مذاکره اهمیت آن بیشتر آشکار می‌شود.
چنانچه شما در طول یک مذاکره خوب به صحبت طرف مقابل گوش فرا دهید، می‌دانید که شخص مقابل چه می‌خواهد و بهترین راه برای هماهنگ شدن اهدافتان چیست؛ بنابراین مهم است که از حرف‌زدن بیش از حد خودداری و بیشتر به شخص مقابل گوش فرا دهید.
– پرسیدن سؤالات متنوع
جهت درک واضح‌تر از آنچه شخص مقابل می‌خواهد باید سؤال بپرسید. اگرچه این ممکن است ساده به نظر بیاید، اما شاید تعجب کنید که بگوییم خیلی از افراد حتی نمی‌دانند چگونه سؤال کنند و یا اصلاً سؤالی برای آن‌ها به وجود نمی‌آید.
شما در قدم اول باید سؤال بپرسید و در قدم دوم باید سؤالاتی که جواب بله/خیر دارند را کاهش و سؤالاتی که پاسخ عمیق‌تری نیاز داشته باشند را افزایش دهید. به این ترتیب شما درک دقیق‌تری از خواسته‌ها و اهداف طرف مقابل به دست می‌آورید.
– ارائه پیشنهادها
یکی از استراتژی‌های کارآمد در مذاکره ارائه پیشنهادهایی است که به نفع طرفین است. ارائه پیشنهادها به خودی خود یک مهارت است. شما فقط باید از قبل برنامه ریزی و چک لیست مذاکره آماده کرده باشید و بدانید که چه پیشنهادهایی را قرار است ارائه دهید.
این پیشنهادها نباید در طی مذاکره انجام گیرد چرا که ممکن است احساسی و یا فاقد تصمیم‌گیری عاقلانه باشد؛ بنابراین باید طبق برنامه زمان‌بندی و دقیق بدانید چه پیشنهادی را به چه صورت ارائه دهید که طرف مقابل مجبور به پذیرش آن شود.
– برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی (Planning) یک مهارت در زندگی عادی شما نیز هست و به خودی خود گویای همه چیز است. برنامه‌ریزی صحیح شما را برای موفقیت در مذاکره آماده می‌کند.
– مهارتهای ارتباطی
شما در اولین قدم در مذاکره باید بتوانید با طرفین مقابل ارتباط برقرار کنید و ایده‌های خود را با آن‌ها به اشتراک بگذارید. بنابراین سعی کنید این مهارت را تقویت کنید چرا که استراتژی کارآمد و مؤثری در مذاکره محسوب می‌شود.
– کنترل احساسات
در ذات همه ما احساساتی وجود دارد که نمی‌توان آن را از بین برد و یا آن را انکار کرد، اما می‌توان آن را کنترل کرد و اجازه نداد که بر ما غلبه کند.
به عنوان مثال احساسات منفی مانند عصبانیت می‌تواند باعث شود یک مذاکره با مشکل مواجه شود و یا حتی به بن‌بست برسد؛ بنابراین مهم است که احساسات خود را کنترل کنید تا بتوانید یک مذاکره هدفمند را دنبال کنید.
به طور خلاصه مهارتهای مذاکره نه تنها در زندگی حرفه‌ای بلکه برای افراد عادی در زندگی‌های روزمره آن‌ها نیز ضروری است. مذاکره فقط یک مهارت واحد نیست بلکه ترکیبی از مهارتهای متفاوت مانند گوش‌دادن فعال، مهارتهای بین‌فردی، ایجاد گزارش و غیره است.
بنابراین اگر به دنبال پیشرفت در حرفه خود هستید و یا همچنین اگر می‌خواهید در زندگی شخصی پیشرفت کنید. مهارتهای مذاکره را بیاموزید و آن‌ها در تعامل با دیگران به کار بگیرید.
