رسیدگی به اعتراضات مشتریان به چه معنا است؟
رسیدگی به اعتراضات مشتریان به زبان ساده به این معناست که برای رفع نگرانی مشتریان به گونهای با آنها صحبت شود تا ذهنیت بد و نگرانی مشتریان از بین رود.
“فقط داشتن مشتریان راضی دیگر به اندازه کافی خوب نیست. اگر واقعاً می خواهید یک تجارت پر رونق داشته باشید، باید طرفداران پرشور ایجاد کنید.” – کن بلانچارد (موللی بک) Ken Blanchard (Mollie Beck)
امکان ندارد شما در بخش فروش فعالیت کنید و با اعتراضهای متنوع در هنگام فروش مواجه نشوید. هنگام برخورد با این اعتراضات چگونه برخورد میکنید؟ آیا میتوانید به خوبی آنها را تجزیه و تحلیل کنید؟
یک پرواز ایر ترانسات ساعت ها بدون سرویس روی باند فرودگاه نشست:
در جولای 2017، مسافران پرواز ایر ترانسات به اتاوا منتقل شدند. در حالی که شرکت هواپیمایی هیچ کنترلی بر مسیر پرواز خود نداشت. در هنگام فرود و انتظار مسافران سردرگم در روی باند پرواز آنها میبایست رفتار مسئولانهای با مسافران خود میداشتند.
با این حال، مسافران گزارش دادند که در این پرواز بدون غذا، تهویه مطبوع یا آب، بیش از چهار ساعت در روی باند فرودگاه سرگردان مانده بودند. این حادثه باعث شد حداقل یکی از مسافران با 911 تماس بگیرد تا ایرلاین را مجبور به اقدام کند.
در پی این حادثه، این ایرلاین توسط آژانس حمل و نقل کانادا جریمه شد و مسئول آن شناخته شد. با این حال، در طول جلسه، مشتریان و مطبوعات خاطرنشان کردند که خطوط هوایی و فرودگاه به طور مداوم بهانه میآورند و سعی میکردند یکدیگر را مقصر بدانند، که باعث شد مشتریان بگویند دیگر با ایر ترانسات پرواز نخواهند کرد.
ایر ترانسات تنها زمانی که در تاخیر غیر منتظره در باند فرودگاه در تامین آسایش و ملزومات مشتریان خود ناکام ماند، مرتکب اشتباه نشد، بلکه مسئولیت اقدامات خود را بر عهده نگرفت یا حتی جبران خسارت وارد شده به مشتریان خود را نپذیرفت.
اشتباهات و حوادثی ممکن است برای هر کسب و کاری اتفاق بیفتد، اما نحوه واکنش شما به این موضوع و رفتار با مشتریان تاثیری ماندگار خواهد داشت. امتناع از پذیرش مسئولیت یا تمرکز صرفاً بر روی نتیجه به ضرر مشتریان، میتواند آسیب جدی به برند شما وارد کند.
یکی از راههایی که یک شرکت میتواند نسبت به رقبا برتری پیدا کند، معرفی CRM است که در ترجمه به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است(Customer Relationship Management).
(CRM) در مورد مدیریت کلی ارتباط شرکت با مشتریان و حفظ رابطه خوب با آنها در دراز مدت است.
با کمک مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، شرکت این فرصت را دارد که اطلاعات بیشتری در مورد مشتریان، اعتراضات و پیشنهادات آنها برای بهبود خدمات و همچنین در مورد فعالیتها، فرآیندهای ایجاد شده و اثربخشی استراتژیهای ارتباطی جدید به دست آورد.
تحقیقات نشان میدهد 68 درصد از مصرف کنندگان می گویند که مایلند برای محصولات و خدمات برندی که به ارائه تجارب خوب خدمات مشتری شناخته می شود، هزینه بیشتری بپردازند.
“خدمات مشتری در مورد همدلی است.” چاز ون دو موتر – Chaz Van de Motter
در نمونهای دیگر شرکت اپل در یک اقدام بی سابقه تصمیم گرفت بدون اینکه به مشتریانش بگوید سرعت دستگاههای قدیمی خود را کاهش بدهد. اگرچه آنها ممکن است دلیل قابل درک برای این اقدام داشته باشند، اما عدم اطلاع رسانی آنها به مشتریان منجر به خشم کاربران شد.
اپل ادعا کرد که این اقدام برای حفظ عمر باتری در تلفنهای قدیمی تر انجام شده است. در حالی که این ممکن است درست باشد، اما عدم شفافیت شرکت با کاربران خود بود که مشتریان را خشمگین کرد. این برند در نهایت از مشتریان عذرخواهی کرد و تعویض باتری با تخفیف ارائه کرد.
در اینجا یاد میگیریم که علیرغم نیت خوب، اگر اقدامات شما بر مشتریان تاثیر منفی میگذارد، باید این اقدامات را با شفافیت انجام دهید. اگر اپل از قبل به مشتریان اطلاع میداد که دستگاههایشان در نهایت کند میشوند و چرا، اعتراض کمتری ایجاد میکرد. درعوض، از آنجایی که مشتریان خود به خود آن را کشف کردند، باعث شد در مورد چیزهای دیگری که شرکت به آنها نمی گوید مشکوک شوند.
اعتماد یکی از مهمترین ویژگی های ارتباط شما با مشتریان است، هیچ دلیلی به آنها ندهید که به شما شک کنند.
ویژگیهای مشتریان مدرن
هیچ دو مشتری دقیقاً شبیه هم نیستند. هر کدام نیازها، اهداف و انتظارات خاصی دارند که کسب و کار شما باید به آنها رسیدگی کند و برخورد با هر فرد به عنوان یک مصرف کننده منحصر به فرد و شخصی سازی تجربه او برای خوشحال کردن شما کلیدی است.
شاید بد نباشد که قبل از بررسی چگونگی رسیدگی موثر به اعتراضات کمی در مورد ویژگیهای مشتریان مدرن صحبت کنیم.
مشتریان مدرن از شرکت، صنعت و رویدادهای شما مطلع هستند.
مصرف کنندگان اطلاعات را با سرعتی سریع به اشتراک میگذارند. اگر در مورد یک کسب و کار سوالی دارید، میتوانید آن را در گوگل جستجو کنید و در چند ثانیه به آن پاسخ دهید. از نظرات مشتریان گرفته تا پوشش خبری، بیانیههای مطبوعاتی و رسانههای اجتماعی، مکانهای زیادی برای پنهان کردن کسب و کار شما در اینترنت وجود ندارد.
هنگام حمایت و برطرف کردن اعتراضات مشتریان، مهم است که به خاطر داشته باشید که با افرادی کار میکنید که از شرکت شما مطلع هستند. آنها از اعتبار برند شما و اینکه با چه کسانی رقابت میکنید میدانند. این انتظارات آنها را برای نحوه رفتار با آنها و آنچه شرکت شما باید ارائه دهد تعیین میکند.
به دنبال یک راه حل
وقتی مشتریان برای حل اعتراضات خود با تیم پشتیبانی شما تماس میگیرند، حداقل به دنبال راهحلی برای مشکل خود هستند. مهم نیست که نماینده شما از طریق تلفن چقدر شاد به نظر میرسد. اگر آنها نتوانند معضل مشتری را حل کنند، باعث تجربه بدی از شرکت شما میشود.
بهترین تیمهای خدمات مشتری راه حلهایی برای مشکلات و اعتراضات پیدا میکنند، مهم نیست که چقدر مشکل هستند. حتی اگر یک راه حل بد و سخت باشد، بهتر است که مشتری را بدون پاسخ نگذارید. پس از پایان تماس، نمایندگان میتوانند این موارد را به تیمهای پشتیبانی محصول گزارش دهند تا آنها بتوانند یک راه حل بهتر پیدا کنند.
“89 درصد از مصرف کنندگان احتمال بیشتری دارد که پس از یک تجربه مثبت از خدمات مشتری، خرید دیگری انجام دهند.” (Salesforce Research)
فعالیت اجتماعی و ارتباط مجازی با سایر مشتریان
مشتریان طبیعتاً موجودات اجتماعی هستند و فناوری مدرن آنها را قادر ساخته تا با افراد بیشتری ارتباط برقرار کنند و جوامع دیجیتالی ایجاد کنند. شبکههای اجتماعی یک مثال کامل است. این پلتفرمها به غیر از داشتن نام «اجتماعی»، به مشتریان اجازه میدهند نظرات خود را با مخاطبان زیادی به اشتراک بگذارند، به گروههایی بپیوندند تا درباره موضوعات بحث کنند و به افراد پیام دهند.
این روند احتمالا ادامه خواهد داشت و مشتریان از آن به عنوان راهی برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد شرکتها استفاده خواهند کرد. در واقع، 70 درصد مشتریان به یک توصیه آنلاین بیشتر از پیام یک برند اعتماد دارند. به همین دلیل مهم است که روی این فضاها سرمایهگذاری کنید تا مشتریان بتوانند از طریق همان پلتفرمهای اجتماعی که روزانه استفاده میکنند با شرکت شما ارتباط داشته باشند.
7 نکته برای رسیدگی موثر به اعتراضات مشتری
مهم نیست که در کدام مرحله از چرخه فروش هستید، از اولین تماس فروش تا جلسه نهایی فروش برای بستن معامله، ضروری است که شما و تیم فروش شما بدانید که چگونه با اعتراضات برخورد کنید. در زیر برخی از بهترین تکنیکهای رسیدگی به اعتراض مشتری برای جلوگیری از بهانهگیری معامله شکن از خنثی کردن فروش بعدی شما آورده شده است.
1. شنونده فعالی باشید
برای ایجاد اعتماد با مشتری احتمالی خود، ضروری است که آنها احساس کنند که شما واقعاً نگرانیهای آنها را میشنوید. به آنها فضا بدهید، از مداخله پرهیز کنید و از گوش دادن فعال برای درک دلهرههای آنها استفاده کنید.
درک اهداف، انگیزهها، خواستهها و ترسهای آنها به شما کمک میکند تا فرآیند رسیدگی به اعتراض را به طور موثر هدایت کنید. یک ارتباط معتبر با مشتری بالقوه به نتیجه مطلوب برای هر دو طرف کمک میکند.
مهمترین نکات در یک گوش کردن فعال به نیازهای مشتری و شکایتهای مشتریان این است که با دقت مشکل مشتریان را بفهمید و پس از دریافت جزئیات و البته بدون دخالت قضاوت شخصی، بهترین پاسخ را به مشتری ارائه کنید.
“زمان زیادی را صرف صحبت رو در رو با مشتریان کنید. تعجب خواهید کرد که چگونه بسیاری از شرکت ها به مشتریان خود گوش نمی دهند.” – راس پرو (دیوید باک) ( Ross Perot) (David Bakk)
2. اعتراض مشتری را تکرار کنید
(Mirroring) تکرار آگاهانه کلمات مشتری شماست و یکی از چندین تکنیک مذاکره است که متخصصان فروش میتوانند از آن برای ایجاد یک رابطه و ایجاد حس شنیدن مشتریان بالقوه استفاده کنند. پس از اینکه یک مشتری بالقوه نگرانیهایی را مطرح کرد، به سادگی اعتراضات مشتری را به او تکرار کنید تا ثابت کنید که بار اول آنها را به درستی درک کردهاید.
3. اعتراض واقعی را مشخص کنید
سوالات بیشتری در مورد منظور آنها بپرسید، زیرا امکان دارد که خریدار بالقوه شما اعتراضات واقعی خود را آشکار نکند. اغلب اولین اعتراضی که از یک مشتری بالقوه میشنوید، در واقع مسئله اصلی نیست که مانع از خرید آنها میشود. در عوض، این یک بهانه است که مشتری معتقد است ادامه حرکت رو به جلو را برای شما دشوار تر میکند.
بهترین راه برای عبور از اعتراض اولیه و شناسایی اعتراض واقعی مشتری این است که از آنها بپرسید: “اگر من میتوانستم این مشکل را برای شما حل کنم، چه موانع دیگری مانع از حرکت شما به جلو میشود؟” پاسخ به این سوال به احتمال زیاد اعتراض واقعی است که باید به آن بپردازید.
اگر مشتری پاسخ دهد که هیچ مانع دیگری بر سر راه آنها وجود ندارد، پس میدانید که اولین اعتراض آنها در واقع اعتراض واقعی آنها بود.
4. از همدلی برای اعتبار بخشیدن به نگرانی های مشتری بالقوه استفاده کنید
یک تکنیک عالی برای رسیدگی به انواع اعتراضات این است که با مشتری احتمالی خود همدردی کنید و به آنها بگویید که متوجه میشوید که برای چه نگران هستند. هنگامی که این کار را انجام دهید، مشتری بالقوه گارد خود را کاهش میدهد و آنها برای پذیرش راه حل باز تر خواهند بود.
برای مثال، اگر مشتری بالقوه به شما بگوید که آموزش کارمندانش برای استفاده از محصول شما کار سنگینی به نظر میرسد، ممکن است پاسخ دهید: “این موضوع واقعا نگران کننده است. من میدانم که آشنایی با یک سیستم گردش کار جدید چقدر میتواند استرس زا باشد. به همین دلیل است که ما اطمینان حاصل کردهایم که تیم پشتیبانی ما تجربه کار با کسبوکارهای مشابه را دارد و آنها همیشه در دسترس هستند تا فرآیند همکاری ما را تا حد امکان راحت تر کنند.”
5. اعتراضات قیمت را اصلاح کنید
یکی از رایجترین اعتراضاتی که شما و فروشندهتان میشنوید این است که «متاسفم، اما قیمت خیلی بالاست».
برای مقابله با این مخالفت آشنا، از گرفتار شدن در یک بازی اعداد با مشتری پرهیز کنید و به جای آن اعتراض قیمتگذاری آنها را مجدداً تنظیم کنید تا به آنها نشان دهید که ارزش محصول شما ارزش قیمت را دارد.
تمام روشهایی که محصول شما مشکلات فعلی کسب وکارشان و نیازهای آنها را برطرف میکند، پررنگ کنید.
6. از شواهد برای کاهش نگرانیها و اعتراضات مشتری استفاده کنید
پس از مدتی، متوجه خواهید شد که بسیاری از مشتریان احتمالی اعتراضات مشابهی را مطرح میکنند. هنگامی که این اعتراضات رایج فروش را تشخیص دادید. خود را با شواهدی آماده کنید که نشان میدهد در حال حاضر مشتریان راضی دارید که در ابتدا همان نگرانیها را بیان کردند. شما میتوانید به سادگی داستانهایی در مورد مشتریان فعلی خود بگویید.
7. سوال بپرسید
پرسیدن سؤالات بعدی به جریان گفتگو کمک میکند و در عین حال به شما کمک میکند بهترین راه برای رسیدگی به اعتراض فروش را مشخص کنید. پرسیدن یک سوال با یک پاسخ ساده “بله” یا “خیر” میتواند به راحتی یک گفتگوی فروش سازنده را متوقف کند، بنابراین سوالاتی را با پایان باز بپرسید که فرصتهایی را برای مشتری شما ایجاد میکند تا نیازها و نگرانیهای خود را توضیح دهد.
بررسی انتقادهای وارده بدون پیش داوری، مشخص کردن اقدامات عملی جهت رفع مشکل، تشکر از مشتری بابت ارائه نظر خود، توضیح برداشت خود به مشتری، ارائه برنامه خود برای رفع مشکل به مشتری، تشکر دوباره از مشتری بابت وقت گذاشتن و اطلاع مشکل، بررسی اینکه آیا مشتری از نتیجه راضی بوده است یا خیر و درنهایت، ثبت تغییرات حاصل از نظرات مشتری.
در نتیجه در زمان رسیدگی به اعتراضات فروش بسیار اهمیت دارد که شما یا فروشنده شما از فن بیان بالایی برخوردار باشید تا بتوانید سریع و موثر اعتراض مشتری بالقوه تان را پاسخ دهید. برای ارتقای مهارت فن بیان خود می توانید در دوره حرفه ای آموزش فن بیان آکادمی بازار شرکت کنید.
مدیریت اعتراضات مشتری در فروش تلفنی
اعتراضات مشتریان بازخوردهایی هستند که به مشکلات محصول یا خدمات شرکت شما اشاره می کنند. اینها فرصتهایی برای کسب و کار شما هستند تا فرآیندهای داخلی خود را بهبود بخشد و تجربه بهتری برای مشتری ایجاد کند.
بیشتر بخوانید: تجربه مشتری یا CX چیست؟
1. انتظار طولانی در پشت تلفن
اگر تیم شما یک فروش تلفنی انجام میدهند، میانگین زمان در انتظار یکی از مهم ترین معیارهای شرکت شما است. مشتریان پاسخهای سریع میخواهند و نمیتوانند بعدازظهر خود را با گوشی چسبانده شده به گوش خود بگذرانند.
در واقع، مطالعات نشان میدهد که پس از حدود دو دقیقه، مشتریان احتمالاً تلفن را قطع میکنند و 34 درصد از این مشتریان دیگر تماس نخواهند گرفت. این بدان معناست که شما میتوانید یک سوم از مشتریان خود را از دست بدهید فقط به این دلیل که به اندازه کافی سریع گوشی را برنداشته اید.
نحوه حل این شکایت مشتری:
زمانهای طولانی انتظار در پشت خط دو مشکل را نشان میدهد:
- اول، ممکن است به این معنی باشد که نسبت مشتریان شما به فروشنده های تلفنیتان درست نیست. در این صورت، باید برای پاسخگویی به نیازهای مشتریانتان فروشنده های بیشتری را استخدام کنید.
- مشکل دیگر ممکن است این باشد که مرکز تماس شما فاقد اتوماسیون است. با استفاده از این فناوری، میتوانید تیم خود را با حذف کارهای ساده از جریان کاری روزانه، روند آنها را بهینه کنید. این باید اعتراضات مربوط به زمان نگهداری را کاهش دهد و تجربه خدمات رضایتبخشتری ایجاد کند.
2- وادار کردن مشتریان به تکرار اعتراضشان
مشتریان از تکرار اعتراض خود برای نمایندگان شما متنفرند. این زمانی اتفاق میافتد که آنها یا به نمایندگان جدید منتقل میشوند یا با نمایندهای سروکار دارند که توجه دقیقی به آنها ندارد. وقتی مشتریان باید چندین بار مشکل خود را توصیف کنند، تجربه ای خسته کننده و وقت گیر است.
نحوه حل این شکایت مشتری:
اگر مشتری از تکرار مشکل خود شکایت دارد، بهترین گامی که می توانید بردارید این است که انتقال تماس او را متوقف کنید. حتی اگر نیاز به ارتباط مشتری با یک متخصص دارید، به صورت داخلی با آن نماینده تماس بگیرید و ببینید که آیا میتوانید مشاوره را منتقل کنید. این ممکن است خسته کننده تر باشد، اما نیازهای فوری مشتری را برآورده می کند.
3. نماینده مسئول به رسیدگی اعتراضات بی توجه است
چه لحن، شخصیت و یا حتی فقط ساعات روز، برخی از مشتریان به سادگی با نمایندگان خدمات مشتری شما کنار نمی آیند. وقتی یک نماینده نمیتواند نیازهای آنها را برآورده کند، برخی از مشتریان فکر میکنند که این به دلیل عدم توجه به اعتراض آنها است.
گاهی اوقات این درست است، گاهی اوقات مشتریان انتظاراتی دارند که بالاتر از آن چیزی است که تیم شما می تواند ارائه دهد. صرف نظر از این که ایراد از کجاست، وقتی نمایندگان شما نتوانند رضایت مشتری را کسب کنند، به شهرت کسب و کار شما ضربه میزنند.
نحوه حل این اعتراض مشتری:
هنگام رسیدگی به این نوع اعتراض مشتری، نمایندگان باید در نظر داشته باشند که چه کاری میتوانند برای ارائه خدمات فراتر و فراتر از مشتری انجام دهند. هر کسب و کاری دارای پروتکل است، اما اگر این به معنای جلوگیری از ریزش مشتری باشد، گاهی اوقات ارزش آن را دارد که قوانین را تغییر دهیم.
حداقل، نمایندگان باید به لحن خود توجه کنند تا مطمئن شوند که رفتاری با انگیزه و توجه نشان می دهند. اگر یک مشتری مشکلی را با یک نماینده گزارش کند، مدیریت باید همیشه موضوع را بررسی کند.
مدیران باید سعی کنند تمام جزئیات ممکن را به دست آورند. به جای انتقاد از رویکرد نماینده، به دنبال فرصت هایی برای آموزش و پیشگیری از این نوع موقعیتها باشند. اگر این مشکلات ادامه پیدا کند، ممکن است نیاز باشد که اقدامات شدیدتری انجام دهید.
4. تماس اول
وقتی مشتریان با تیم خدمات شما تماس می گیرند، انتظار دارند که مشکل آنها پس از اولین تماس حل شود.
مطالعات نشان میدهد که اگر درخواست خدمات در اولین تعامل برآورده شود، 67 درصد از ریزش مشتری اجتناب میشود. در حالی که این بدان معنا نیست که شما باید مشتریان را با تلفن نگه دارید، به این معنی است که آنها باید به دنبال راه حل های تماس اول باشند.
نحوه حل این شکایت مشتری:
هنگامی که نمایندگان شما تعامل با مشتری را آغاز میکنند، باید به فوریت این مورد توجه داشته باشند. اگر مشتری نیازهای حساس به زمان دارد، سعی کنید در اولین تماس مشکل را حل کنید اگر نمایندگان شما پاسخی ندارند، آنها باید مودبانه بخواهند که پیگیری کنند و توضیح دهند که چرا این فرآیند به حل سریعتری منجر میشود.
یکی از راههایی که میتوانید نرخهای حل تماس اول را بهبود بخشید، افزودن گزینههای پشتیبانی به وبسایت شرکتتان است. این یک تجربه خدمات لذت بخش تر و راحت تر را برای مشتریان شما ایجاد می کند.
5. عدم پیگیری
هنگامی که شما مجبور به پیگیری یک اعتراض هستید، مشتریان اغلب انتظارات متفاوتی برای ارتباط بعدی دارند. برخی از مشتریان انتظار ارتباط سریع بعد از پیگیری اعتراضشان دارند در حالی که برخی دیگر صبورتر خواهند بود.
اگر نمایندگان شما به طور مشخص زمان برقراری ارتباط را مشخص نکنند، مشتریان شما ممکن است فکر کنند که شما اعتراض آنها را فراموش کردهاید.
نحوه حل این اعتراض مشتری:
اگر مجبورید یک مورد را پیگیری کنید، نماینده خدمات شما باید زمان ارتباط و نحوه پاسخگویی را روشن کند.
همواره به یاد داشته باشید که 93 درصد از مشتریان احتمالاً از شرکتهایی که خدمات عالی به مشتریان ارائه می دهند، خریدهای مکرر انجام می دهند. (منبع)
یکی از عوامل کلیدی موفقیت سازمان، رضایت مشتری از شرکت و محصولات آن است. در دوره آموزش ارتباط با مشتری آکادمی بازار کارکنان و فروشندگان با مهارت های ارتباطی، درک مشکلات مشتریان و تکنیک های نحوه برخورد با مشتریان آشنا خواهند شد.
دوره های آکادمی بازار برای ارتقای کسب و کار شما
آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار با بهره گیری از دانش به روز و تجربیات منحصر به فرد استاد محمدی و با ارائه مشاوره تخصصی در حوزه کسب و کار، توانسته موجب شکوفایی و بالندگی دهها سازمان و کسب و کار گوناگون شود. همچنین بیش از هزاران نفر با بهره گیری از دوره های جامع بازاریابی و فروش، دوره مشتری مداری، دوره اصول و فنون مذاکره، دوره آموزشی حرفه ای بازاریابی و فروش تلفنی و مشاوره فروش، توانسته اند موانع موجود در مسیر شغلی خود را برطرف کنند و به سوی آینده شغلی روشن خود گام بردارند.