سیستم ERP چیست؟
ERPها یکی از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار هستند که به شرکت‌ها این اجازه را می‌دهند تا برای مدیریت و یکپارچه سازی امور مالی، منابع انسانی، منابع مالی، گزارش‌ها، تولیدات و … سیستم‌های خود را توسعه دهند.
در ERP امکان به اشتراک گذاری اطلاعات و ارتباط تمامی بخش‌ها با یکدیگر وجود دارد (ارتباط بین این سیستم‌ها به وسیله‌ی یک دیتابیس یا همان پایگاه داده واحد برقرار می‌شود).
در تعریف ERP می‌توان این‌گونه گفت که ERP یک راه حل نرم‌افزاری است که واحدهای مختلف هر شرکت را به صورت زنجیره به یکدیگر متصل کرده است. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا شما مدیریت و همچنین ارتباط با مشتریان خود را ارتقا دهید.
استفان هاروود (Stephen Harwood) بر این باور است که استفاده از سیستم ERP باعث پیشرفت در روند شرکت‌ها خواهد شد.
تاریخچه سیستم ERP
می‌توان گفت ERP در دهه 1960 میلادی متولد شد، در این دوره بیشتر تمرکز و تأکید شرکت‌ها بر کسب درآمد بیشتر و یکپارچه‌سازی عملیات‌ها بود، مدیریت زنجیره تأمین (Material Requirements Planning) یا با اختصار MRB را می‌توان اولین فرم ERP دانست.
در سال 1972 میلادی چند نفر از مدیران شرکت IBM برای پیاده سازی مفاهیم ERP از کار خود کناره گیری کردند و شرکتی را تحت عنوان SAP تأسیس کردند. این شرکت را می‌توان اولین شرکت توسعه دهنده نرم‌افزارهای ERP دانست.
دهه 1980 میلادی را می‌توان دهه MRP برنامه‌ریزی منابع اولیه سازمانی دانست. در دهه 1900 میلادی مفهوم ERP به وجود آمد و در دهه 2000 فضای ابری و امکان ادغام بخش‌هایی از این نرم افزار با یکدیگر به وجود آمد.
چگونه یک سیستم ERP بهتر داشته باشیم:
اکنون که با تعریف ERP آشنا شدید، باید بدانید که برای پیاده کردن یک سیستم ERP بهتر و مناسب با کسب و کار خود باید پنج مرحله را پشت سر بگذارید. در کتاب Competing for Customers به این موضوع اشاره شده است و (کسب و کار ERP) از دیدگاه های مختلفی آن را بررسی می‌کند.
مرحله اول: محدودیت‌ها و عیب‌های سیستم کنونی خود را مورد بررسی قرار دهید
سه مرحله وجود دارد که نشان می‌دهد که سیستم کنونی شما قدیمی شده است و نیاز دارید تا از یک نرم‌افزار به‌روز و جدید برای کسب و کار خود استفاده کنید. اجازه دهید که با هم این نشانه‌ها را مرور و بررسی کنیم.
- کلاه رشد: آیا سیستمی که برای کسب و کار خود انتخاب کرده‌اید با رشد شرکت شما و افزایش تعداد مشتریانتان با شما همراه بوده است؟ آیا توانسته است بازار جدیدی برای شما دست و پا کند و به کسب و کار شما رونق ببخشد؟ اگر پاسخ شما خیر است، باید هرچه سریع‌تر سیستم قدیمی خود را از دسترس خارج کنید چرا که یک سیستم ERP درحالی که فعالیت‌های تجاری شما را به نسب گسترش شرکت پوشش می‌دهد، باعث رشد کسب و کار شما نیز خواهد شد.
- عدم اتصال و مدیریت یکپارچه: همان‌طور که در بالا اشاره کردیم، سیستم ERP به شما دسترسی به بخش‌های مختلف را می‌دهد و تمامی سیستم‌ها از طریق یک دیتابیس واحد به یکدیگر متصل هستند. اما با این حال بسیاری از افراد وجود دارند که ترجیح می‌دهند تا از سیستم‌هایی استفاده کنند که از یکدیگر مجزا هستند و امکان مدیریت یکپارچه برای آن‌ها وجود ندارد. باید بدانید که داشتن یک سیستم تجزیه و تحلیل داده که در عین حال سیستم‌های مختلف را به یکدیگر متصل می‌کند، یک معامله برد، برد است.
- پر هزینه بودن سیستم: بسیاری از سیستم‌های قدیمی به نگهداری‌‌های ویژه نیاز دارند. اکثر شرکت‌ها که قصد خرید و استقرار یک سیستم در شرکت خود دارند، از تمامی جزئیات قیمتی آگاه هستند و ممکن است نسبت به خرید آن دچار تردید شوند. اما باید بدانید که ERP دارای سه مدل سیستم ERP ابری، سیستم ERP با فضای ترکیبی و سیستم ERP پیش‌فرض است که هر کدام قیمت جداگانه‌ای دارند. شما به راحتی و با صرف هزینه کم می‌توانید سیستم قدیمی و پردردسر خود را با یک سیستم ERP جایگزین کنید.
بسیاری از شرکت‌ها بر این باور هستند که برای پیاده کرده یک سیستم ERP در شرکت خود باید تمامی سیستم‌های که هم اکنون در حال استفاده از آن‌ها هستند را دور بیندازند و سیستم‌های جدید را خریداری کنند؛ اما این باور کاملاً اشتباه است.
یک سیستم ERP می‌تواند، تنها مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و افزونه‌ها باشد و شما می توانید با حفظ سیستم‌های سخت افزاری فعلی خود یک سیستم ERP را برای شرکت خود فعال کنید. در کتاب Modern ERP نوشته ماریانه بردفورد (Marianne Bradford) اشاره شده است که هر سیستم ERP جدیدی که توسعه داده می‌شود در واقع مهندسی مجدد انجام می‌شود.
قبل از هر چیزی مشخص کنید که از سیستم ERP خود چه انتظاری دارید
در اینجا به برخی از مهم‌ترین اجزای اساسی هر سیستم ERP اشاره می‌کنیم.
- مدیریت مالی: سیستم ERP شما باید به شما اطلاعات و داده‌های دقیقی از میزان ورودی‌ها و خروجی‌های شرکت ارائه دهد تا بتوانید به راحتی مدیریت جریان‌های نقدی و تراکنش‌های بانکی خود را پیگیری کنید.
- ساخت: این سیستم باید به شما امکان دسترسی بلافاصله به داده‌های موجود برای بهینه‌سازی برنامه‌های تولید، مدیریت پروژه و همچنین هزینه‌های شرکت بدهد.
- زنجیره تأمین: در گذشته واردکردن دستی اطلاعات بسیار مرسوم بود، اما با پیشرفت تکنولوژی و توسعه سیستم ERP واردکردن اطلاعات به صورت دستی بیشتر به شکل یک خاطره در ذهن خواهد بود. سیستم ERP به شما کمک می‌کند تا از موجودی انبار خود اطلاعات دقیقی در هر لحظه در اختیار داشته باشید و نسبت به مدیریت آن اقدام کنید.
از تمامی ویژگی‌های سیستم ERP قبل از خرید و نصب به طور کامل اطلاع داشته باشید
استفاده از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان مزایای بسیار زیادی دارد که تا اینجای مقاله با برخی از مهم‌ترین این مزایا آشنا شده‌اید، در ادامه به معرفی برخی ویژگی‌های سیستم ERP می‌پردازیم که می‌تواند به شما بی‌نهایت کمک کند.
- عملکرد و بهره‌وری شرکت شما با استفاده از این سیستم‌ها افزایش پیدا خواهد کرد.
- می‌توانید منابع مالی خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
- می‌توانید به مشتریان خود خدمات باکیفیت‌تر ارائه دهید.
- زنجیره تأمین و مدیریت عملیات‌ها بهتر انجام می‌شود.
- با کمک گرفتن از هوش مصنوعی در کنار هوش تجاری می‌توان بهترین تصمیم‌ها را برای تجارت خود بگیرید.
ERP جهانی نیز مزایای منحصر به فرد خود را دارد که در ادامه به بررسی تفاوت ERP با ERP جهانی خواهیم پرداخت و به مزایای این سیستم جهانی اشاره خواهیم کرد.
برنامه منحصر به فرد خود را برای سیستم ERP اجرا کنید
وقتی از قبل به پیاده سازی یک سیستم جدید فکر می‌کنید یا می‌دانید به دنبال چه ویژگی‌هایی در سیستم ERP هستید، کار برای شما کمی راحت‌تر خواهد بود. هر چه برنامه‌ریزی شما بهتر باشد، جایگزینی سیستم قدیمی شما با سیستم جدید ساده‌تر خواهد بود.
برای برنامه‌ریزی سیستم ERP خود می‌توانید با این سه مرحله شروع کنید.
- یک لیست آرزو برای خود بنویسید: لیستی از ویژگی‌های که سیستم ERP دلخواهتان باید آن‌ها را داشته باشد، تهیه کنید. شما می‌توانید بر روی سیستم خود ویژگی‌های خاص و برنامه‌های از پیش ساختهای را نصب کنید.
- بودجه خود را برای توسعه سیستم ERP تعیین کنید: اکنون که می‌دانید سیستم شما باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد، نوبت به تعیین بودجه برای آن است. برای مثال در نظر داشته باشید که برای خرید خودرو راهی بازار می‌شود، بودجه شما تعیین کننده نوع و کیفیت خودروی شما خواهد بود. بهتر است برای آگاهی از هزینه‌های سیستم ERP با هزینه‌های پشتیبانی و نگهداری یک سیستم شروع کنید و سپس به دنبال برآورد هزینه‌های پنهان در زمان توسعه سیستم ERP باشید. در کتاب Consider, Select & Implement an ERP system نوشته جیل اوسالیون (Dr. Jill O’Sullivan) و همکاران به این موضوع اشاره شده است که اشخاص یکی از هزینه‌های پنهان توسعه ERP هستند، بدون آموزش مناسب 30 تا 40 درصد کارمندان توانایی کار با سیستم جدید را نخواهند داشت.
- از پرسیدن سؤال خجالت نکشید: ((سؤال پرسیدن عیب نیست، ندانستن عیب است)) این ضرب‌المثل ایرانی حجت را بر شما تمام کرده است. به راه حل‌هایی که توسعه دهندگان سیستم‌های ERP برای همه ارائه می‌دهند، بسنده نکنید. مطمئن شوید که راه حلی وجود دارد که می‌تواند، تمامی نیازهای شما را برآورده کند. برای مثال اگر می‌خواهید از فضای ابری به فضای ترکیبی بروید و در خصوص امنیت آن سؤال دارید به سراغ یک شخص آگاه بروید و از او بخواهید که قضیه را به طور کامل به شما توضیح دهد.
برای خود یک شرکت توسعه دهنده فناوری مناسب پیدا کنید
مهم‌ترین بخش پیاده سازی یک سیستم جدید، پیدا کردن یک شرکت توسعه دهنده فناوری جدید است. اگر در انتخاب شرکت فناوری خود خوب عمل کرده باشید، دیگر نباید هیچ نگرانی به خود راه دهید چرا که این شرکت به راحتی سیستم قدیمی شما را به‌روز خواهد کرد و هر دستورالعملی که داشته‌اید را نیز برای شما اجرا خواهد کرد.
قبل از انتخاب یک شرکت توسعه دهنده فناوری باید سؤالات ذیل را از خود بپرسید. در کتاب ERP A-Z: Implementer’s Guide for Success نوشته تراویس اندریگ (Travis Anderegg) عنوان شده است که نمونه سازی و آزمایش نمونه یکی از بهترین راه‌ها برای عیب یابی سیستم ERP است.
- آیا این شرکت فناوری قبلاً برای شرکتی دیگر سیستم ERP را توسعه داده است؟
- آیا این شرکت، پشتیبانی درستی از سیستم ERP که توسعه داده‌اند، به عمل می‌آورند؟
- آیا این شرکت دانش فنی و زیر ساختهای لازم برای ساخت و توسعه یک سیستم ERP را دارد؟
سیستم جهانی ERP چیست و چه تفاوتی با ERP دارد؟
برای کسب و کارهای که در چندین کشور فعالیت می‌کنند، داشتن یک سیستم ERP بسیار کمک کننده است. در واقع می‌توان گفت که سیستم جهانی ERP تمامی ویژگی‌ها و مزایای که یک سیستم ERP سنتی‌تر دارد را داراست.
علاوه بر ویژگی‌های سیستم‌های سنتی‌تر ERP، سیستم جهانی ERP ویژگی‌های اضافی دیگری نیز دارند که از جمله مهم‌ترین این قابلیت‌ها می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- در سیستم جهانی ERP پشتیبانی از چند ارز مختلف انجام می‌شود.
- این سیستم‌ها چند زبانه هستند و شما می‌توانید به راحتی زبان آن‌ها را تغییر دهید.
- کشورهای مختلف، قوانین مالیاتی منحصر به فرد خود را دارند و یک سیستم جهانی ERP از تمامی این مقررات پشتیبانی می‌کند.
علاوه بر ویژگی‌های نام‌برده شده در بالا، سیستم‌های جهانی ERP یک نمای به‌روز از عملیات تجاری شامل امور مالی، حسابداری، تولیدات، خرده فروشی‌ها، زنجیره تأمین، مدیریت موجودی، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ارائه می‌دهند.
مطالعات موردی در خصوص برخی از سیستم‌های موفق و ناموفق ERP
اکنون که با مفهوم ERP به طور کامل آشنا شدید، نوبت به آن رسیده است تا در خصوص برخی سیستم‌های ERP که در شرکت‌ها توسعه داده شد، صحبت کنیم.
پیاده سازی ERP در شرکت Revlon که با شکست مواجه شد:
شرکت Revlon را می‌توان یکی از غول‌های صنایع آرایشی و بهداشتی دانست. در اوایل فوریه سال 2018 میلادی این شرکت سیستم جدید ERP SAP S/4HANA را برای بخش بزرگی از تجارت خود در آمریکای شمالی توسعه داد.
با این حال این شرکت در طول تغییر ERP خود با مشکلات بسیار زیادی روبه‌رو شد و توانایی این سیستم برای تولید مقادیر مشخصی از کالاهای نهایی و تحویل آن به خرده فروشی‌های بزرگ آمریکا دچار مشکل شد.
این سیستم در سال 2018 میلادی یعنی همان سالی که متولد شد با شکست روبه‌رو شد و منجر به از دست دادن بخش زیادی از فروش شرکت Revlon، کاهش قیمت سهام این شرکت در بازار مالی و همچنین شکایت تعداد زیادی از افراد از این شرکت معروف تولیدات لوازم آرایشی شد.
نمونه‌های دیگری از شکست در پیاده سازی سیستم ERP وجود دارد که شکست در پیاده سازی ERP در شرکت HP و شکست در پیاده سازی ERP در شرکت غذایی HERSHEY از جمله مهم‌ترین این موردها می‌باشد.
پیاده سازی ERP در شرکت Lesley Stowe Fine Foods:
این شرکت در سال 1990 میلادی به عنوان ارائه دهنده خدمات پذیرایی ممتاز، کلاس‌های آشپزی و محصولات خواربار ویژه تأسیس شد.
در اوایل دهه 2000 و با معرفی Raincoast Crisps چنان رشد سریعی را تجربه کرد که تصمیم به توقف تمامی خدمات غذای خود گرفت و تمامی تمرکز خود را بر تولید چیپس گذاشت.
تولید چیپس با کیفیت باعث شد تا محبوبیت این برند در تمام کانادا روزبه‌روز افزایش پیدا کند و کارخانه مجبور شد تا ظرفیت تولید خود را تا چندین برابر افزایش دهد. سیستم‌های قدیمی به ویژه سیستم‌های اطلاعاتی این شرکت نتوانستند، سرعت خود را افزایش دهند.
وجود این مشکلات باعث شد تا مدیران این شرکت برای پیشبرد اهداف خود به سراغ سیستم ERP بروند که نتایج استفاده از این سیستم برای شرکت BPCL بسیار مفید و مؤثر بود.
در این از آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار مقاله سعی شد تا شما را با سیستم ERP به طور کامل آشنا کنیم، امیدواریم که توانسته باشیم در این مهم موفق شده باشیم. اگر قصد دارید تا در این زمینه اطلاعات خود را افزایش دهید، کافی است تا منابع زیر را مطالعه کنید.
● Modern ERP: Select, Implement, and Use Today’s Advanced Business Systems
● Maximizing Return on Investment Using ERP Applications
● ERP: Tools, Techniques, and Applications for Integrating the Supply Chain, Second Edition (Resource Management)
● ERP: Making It Happen: The Implementers’ Guide to Success with Enterprise Resource Planning
● ERP Demystified
● Control Your ERP Destiny: Reduce Project Costs, Mitigate Risks, and Design Better Business Solutions
● سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی ERP (دانلود PDF)
● مفاهیم اساسی در برنامه ریزی منابع تجاری ERP اثر الن مانک
● مهندسی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان ERP اثر ناصر مدیری – مهندس علی داد – مصطفی قبائی آرانی
● استراتژی‌های پیاده‌سازی ERP در سازمان اثر حسن پولادی – هادی خان‌محمدی – محمدمهدی کشاورزیان
● موفقیت سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) (با نگاهی به صنعت فولاد) حسین وفایی‌بصیر، سمیه کریمه، محمدتقی رهبر
نمونه هایی از نرم افزارهای ERP ایرانی، مجموعه نرم افزارهای ERP راهکاران همکاران سیستم و یا نرم‌افزار ERP تیم‌یار هستند. شما می توانید با ارتباط گرفتن با این شرکت ها و یا ده ها شرکت برنامه نویسی پر تلاش ایرانی به راحتی نیازهایتان را برطرف کنید و سازمان خود را یکپارچه هدایت کنید و همزمان به تماشای توسعه پایدار آن بنشینید.
