راهنمای قدم به قدم برقراری ارتباط در مذاکره (روش ها و تکنیک ها)

معرفی اصول برقراری ارتباط در مذاکره

تمام افراد باید در تکنیک های مذاکره ماهر باشند و نحوه برقراری ارتباط موثر در طول فرآیند مذاکره را بدانند. مذاکره اساساً تمرینی برای برقراری ارتباط است. هدف اساسی استفاده از اصول ارتباطی برای متقاعد کردن طرف مقابل در مذاکره است.

بیشتر بخوانید: بررسی تمامی تکنیک های متقاعد سازی مذاکره

سه عنصر مهم برقراری ارتباط در مذاکره در ادامه بیان شده‌اند :

برقراری ارتباطات غیر کلامی در مذاکره

در هر سناریوی ارتباطی، از جمله در حین برقراری ارتباط در مذاکره، طرفین از انواع مختلفی از مهارت‌های ارتباطی استفاده می‌کنند. گاهی اوقات ارتباط غیرکلامی مهم‌تر از چیزی است که واقعاً گفته می‌شود. باید به نشانه‌های غیرکلامی مذاکره‌کننده مقابل و همچنین به نشانه‌های غیرکلامی که ممکن است نشان دهد، توجه کنید.

برقراری ارتباطات کلامی در مذاکره

آنچه به صورت شفاهی با مذاکره بیان می‌شود نیز مهم است. مذاکره کنندگان باید در طول مذاکره از قوانین ساده پیروی کنند. به عنوان مثال هرگز با صدای بلند صحبت نکنند، صحبت‌های طرف مقابل را قطع نکنند، در هنگام صحبت کردن از اصطلاحاتی که برای طرف مقابل قابل درک نیستند استفاده نکنند.

پیدا کردن کانال ارتباطی برای مذاکره

روش‌های مختلفی برای برقراری ارتباط در مذاکره وجود دارد. گاهی اوقات مذاکره به صورت رو در رو و حضوری انجام می‌شود، گاهی نیز افراد با کمک وسایل ارتباطی مختلف از جمله تلفن، ایمیل و … با یکدیگر در ارتباط هستند.

در هر صورت باید قبل از شروع مذاکره با توجه به روش انتخاب شده، آمادگی کامل را جهت برقراری ارتباط و انجام مذاکره داشته باشید.

نقش برقراری ارتباط در مذاکره موفق چیست؟

ارتباط موثر ارتباط مستقیمی با مذاکره موفق دارد. هر چه ارتباط برقرار شده میان طرفین در مذاکره بهتر باشد، روند و نتیجه مذاکره نیز بهتر خواهد بود. گاهی اوقات افراد فقط به بحث و مجادله می‌پردازند اما مسیر درست به معنای جنگیدن و داد و فریاد نیست و طرفین باید با تبادل نظرات، ایده‌ها، افکار و … با یکدیگر صحبت کنند.

همین مسئله مهم‌ترین و اساسی‌ترین نیاز برای داشتن مهارت برقراری ارتباط درست در مذاکره است. داشتن هنر برقراری ارتباط در مذاکره برای موفقیت در مسیر بسیار مهم است. هیچ گاه طرف مقابل نمی‌تواند ذهن شما را بخواند و باید به صورت درست و صحیح صحبت‌های خود را مطرح کنید.

مهم‌ترین تکنیک‌های برقراری ارتباط موثر در مذاکره

همان‌طور که گفته شد برقراری ارتباط اصولی در موفقیت در مذاکره مهم است. در ادامه چند نکته کاربردی و مهم در زمینه ارتباط موثر در مذاکره معرفی می‌کنیم :

مشخص نمودن هدف از برقراری ارتباط در طول مذاکره

در اولین قدم باید ابتدا هدف خود را از انجام مذاکره تعیین کنید. تمام نکاتی که غیر قابل مذاکره بوده و حاشیه امن خود را تعیین کنید. اطلاعات کاملی از مخاطب خود به دست آورده و ببینید تا چه میزان قابل اعتماد است.

توجه داشته باشید زمانی که بدون هدف وارد جلسه می‌شوید، طرف مقابل به راحتی به مواضع شما ورود می‌کند. زمانی که به طور درست و کامل هدف خود را از مذاکره تعیین می‌کنید، طرفین شناخت بیشتری از شما پیدا کرده و احترام و تعامل هوشمندانه‌تری میان شما صورت می‌گیرد.

آشنایی و تمرکز بر نحوه پیام رسانی در مذاکرات

اگر قصد دارید در روند مذاکره و برقراری ارتباط موفق شوید، باید روی پیام‌های کلامی و برقراری ارتباط با استفاده از زبان بدن کار کرده و کاملا مسلط شوید. نکته‌ای که در این بخش وجود دارد این است که بدانید بهترین زمان برای استفاده از هرکدام چه زمانی است. به این صورت می‌توانید ارتباط موثرتری برقرار کنید.

به عنوان مثال لبخند یکی از بهترین و مناسب‌ترین نشانه‌های زبان بدن است که به برقراری ارتباط در مذاکره به صورت قوی موثر  است. لبخند می‌تواند سیگنال مثبتی را برای طرف مقابل ارسال کند.

بر اساس گفتار و لحن فرد مقابل رفتار کنید

یکی از نکات و تکنیک‌هایی که برای برقراری ارتباط موثر مورد استفاده قرار می‌گیرد، این است که دقیقا آینه گفتار و لحن طرف مذاکره کننده خود باشید. برای این کار می‌توانید عکس‌العمل معکوس ایجاد کنید. به این صورت که اگر طرف مقابل با لحن سریع و تندی حرف می‌زند شما نیز لحن خود را مشابه او تغییر دهید.

همگام سازی در مذاکره باعث ایجاد ارتباط صمیمی‌تر شده و طرف مقابل احساس راحتی بیشتری با شما خواهد داشت. به این صورت می‌توانید در روند مذاکره در جایگاه عالی قرار بگیرید. در این زمینه نیز باید حس قوی داشته و به سرعت با مدل و شخصیت افراد آشنا شوید.

به صحبت‌های طرف مقابل با دقت گوش دهید

زمانی که فرصتی برای صحبت کردن در اختیار طرف مقابل قرار نمی‌دهید و یا هنگام صحبت کردن به سخنان او توجهی نمی‌کنید، ارتباط درستی میان شما برقرار نمی‌شود. به این صورت هرکس صحبت‌های خود را بیان کرده و بدون برقراری ارتباط، مذاکره‌ای نیز صورت نمی‌گیرد.

زمانی که با دقت به صحبت‌های طرف مذاکره کننده گوش می‌دهید، نظرات، دیدگاه‌ها، اهداف و احساسات او را به خوبی درک می‌کنید. گاهی افراد تصور می‌کنند گوش دادن به طرف مقابل به معنای امتیاز دادن به اوست. اما این باور اشتباه است و نباید طرف خود را نادیده بگیرید.

به احساسات طرف مقابل اهمیت دهید

معمولا افراد در حین مذاکره از ارتباطات کلامی و غیر کلامی مختلفی استفاده می‌کنند. این ارتباطات بر اساس احساسات این افراد صورت می‌گیرد. طرف مقابل شما ممکن است گاهی خوشحال بوده و گاهی ناراحت و غمگین. بهتر است به احساسات او احترام بگذارید و اجازه دهید حالت‌های مختلف خود را نشان دهد. درست است که در ارتباطات رسمی معمولا افراد بسیاری از احساسات خود را پنهان می‌کنند، اما سرد و خشک بودن بیش از حد نیز از برقراری ارتباط موثر در مذاکره جلوگیری می‌کند.

بر روی صحبت کردن در مورد خودتان تمرکز کنید

یکی از روش‌های بسیار مفید و موثر برای برقراری ارتباط در مذاکره، این است که به جای صحبت در مورد دیگران، در مورد انگیزه‌ها و اهداف خودتان صحبت کنید. به این صورت طرف مقابل به طور کامل با شما آشنا شده و به شما اعتماد می‌کند. علاوه بر آن می‌توانید واکنش‌های بهتری را دریافت کنید.

برنامه ریزی اصولی برای مدیریت جلسه مذاکره

شاید بتوان یکی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین نکات و تکنیک‌ها در زمینه برقراری ارتباط موثر و مدیریت جلسه مذاکره را برنامه ریزی درست و اصولی دانست. زمانی که شما از قبل برای مذاکرات خود برنامه ریزی می‌کنید، راحت‌تر می‌توانید ارتباط برقرار کنید. صحبت‌ها و پیام‌هایی که قصد انتقال آن‌ها را دارید با صدای بلند تمرین کنید.

قطعا بدون برنامه ریزی، موفقیت در مذاکره امکان پذیر نخواهد بود. شما می‌توانید با توجه به رفتار طرف مقابل برنامه ریزی اصولی داشته و بر اساس آن در روند مذاکره رفتار کنید.

بیشتر بخوانید: چک لیست مذاکره [قدم به قدم] برنامه‌ ریزی مذاکره

افراد را در روند مذاکره قضاوت نکنید

یکی از روش‌های بسیار مفید برای برقراری ارتباط مذاکره، قضاوت نکردن افراد است. بسیاری از افراد به صورت مداوم در حال قضاوت دیگران و مقایسه آن‌ها با خودشان هستند. در واقع در نتیجه این مقایسه هر فردی که شباهت بیشتری به آن‌ها داشته باشد، فرد مورد اعتمادتری خواهد بود.

باید بپذیریم افراد علایق، رفتارها و شخصیت متفاوتی دارند و هر کدام برای رسیدن به اهداف متفاوتی تلاش می‌کنند. هر فرد به عنوان طرف اصلی مذاکره باید با شخصیت افراد دیگر کنار بیاید و هرگز آن‌ها را قضاوت نکند. فرد باید بپذیرد که طرف مقابل در شرایط مختلف، رفتارهای گوناگون و شاید خلاف نظر او ارائه دهد. به این صورت می‌توان ارتباط بهتری را با او ایجاد کرد.

شرایط مذاکره را کنترل کنید

به منظور برقراری ارتباط در مذاکره به صورت موثر باید شرایط مذاکره را کنترل کنید. کنترل افراد، محیط مذاکره، اتمسفر مذاکره و … در شرایط مختلف بسیار اهمیت دارد. اگر افرادی که در روند مذاکره قرار گرفته‌اند، از روند مذاکره و شرایط موجود ناراضی باشند، توجهی به صحبت‌ها نمی‌کنند و تنها درگیر شرایط هستند.

هر زمان که تصور کردید شرایط مذاکره ناآرام شده، می‌توانید مذاکره را متوقف کرده و یا محل را ترک کنید. پس از گذشت مدتی و با آرام شدن شرایط دوباره روند مذاکره را ادامه دهید و یا کلا مذاکره را به زمان دیگری موکول کنید. هر چه شرایط مذاکره در حالت طبیعی‌تری باشد، برقراری ارتباط میان طرفین نیز بهتر صورت می‌گیرد.

حرف آخر

تمام افراد روزانه در معرض مذاکرات مختلفی قرار می‌گیرند. مذاکره در واقع صحبت و گفتگوی افراد برای حل مسائل مختلف و رسیدن به اهداف گوناگون است. انجام یک مذاکره به صورت اصولی و درست نیازمند ایجاد ارتباط موثر میان طرفین است. در این مقاله از آکادمی بازار تعدادی از مهم‌ترین نکات و تکنیک‌ها برای برقراری ارتباط در مذاکره معرفی شده‌اند. با رعایت این نکات می‌توانید ارتباطی موثر ایجاد کرده و شرایط مذاکره را به نفع خود تغییر دهید.

دوره های آکادمی بازار برای ارتقای کسب و کار شما

آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار با بهره گیری از دانش به روز و تجربیات منحصر به فرد استاد محمدی و با ارائه مشاوره تخصصی در حوزه کسب و کار، توانسته موجب شکوفایی و بالندگی دهها سازمان و کسب و کار گوناگون شود. همچنین بیش از هزاران نفر با بهره گیری از دوره های جامع بازاریابی و فروش، دوره مشتری مداری، دوره اصول و فنون مذاکره، دوره آموزشی حرفه ای بازاریابی و فروش تلفنی و مشاوره فروش، توانسته اند موانع موجود در مسیر شغلی خود را برطرف کنند و به سوی آینده شغلی روشن خود گام بردارند.