برگزاری دوره آموزشی اصول و فنون مذاکره موفق – شرکت هجرت – مشهد

اصول و فنون مذاکره موفق

دوره آموزشی اصول و فنون مذاکره موفق توسط دکتر احمد محمدی مدیر موسس آکادمی بازار برای مدیران دوره فروش شرکت هجرت در شهر مشهد برگزار شد.

بی شک یادگیری اصول و فنون مذاکره از اهمیت بالایی برخوردار است و بسیاری از شرکت ها و موسسه‌ها اهمیت ویژه‌ای برای این موضوع قایل هستند.

آکادمی بازار تاکنون دوره های آموزشی متنوعی در حوزه توسعه کسب و کار برگزار کرده است. یکی از این دوره‌های آموزشی، اصول و فنون مذاکره است.

زمان قطع مذاکره را برای خود مشخص کنید

وقتی وارد جلسه مذاکره می‌شوید، باید از قبل برای خود سناریوهای معلومی را برای اهداف مختلف در نظر گرفته باشید. مثلاً باید از قبل بدانید تحت چه شرایطی می‌خواهید میدان مذاکره را ترک کنید.

بهتر است قبل از ورود به میدان مذاکره کاملا مشخص کنید که تحت چه شرایطی به مذاکره ادامه نخواهید داد. باید همه چیز به صورت دقیق و شفاف برای تان روشن باشد مثلاً بدانید که اگر طرف مقابل چه پیشنهادهایی را قبول یا رد کند شما میدان مذاکره را ترک خواهید کرد.

گاهی در حین مذاکره طرف مقابل ممکن است شما را تحت فشار روانی یا عاطفی قرار دهد و شما را مجبور کند که به پیشنهادهای او پاسخ آری بدهید.

پاسخ آری یا خیر؟

در چنین شرایطی ممکن است دادن پاسخ آری برای شما کاری به صرفه و عقلانی نباشد و بخواهید در صورت بروز چنین وضعیتی میدان مذاکره را ترک کنید. تصور کنید در معامله ای وارد شده اید و می خواهید کالاها و خدماتی را به طرف مقابل بفروشید.

طرف مقابل از انواع روشها برای کم کردن قیمت محصول و خدمات استفاده می کنند یا شما را تحت فشار روحی و روانی قرار می‌دهد.

اما شما لازم است از قبل کمترین و پایین ترین قیمتی که می توانید محصول و خدمات خود را به طرف مقابل ارائه دهید. برای خود معلوم کرده باشید و اگر طرف مقابل مذاکره حداقل های شما را رعایت نکرد می‌توانید به مذاکره ادامه ندهید.

همانطور که طرف مقابل مذاکره می تواند پیشنهاد های خود را با جدیت پیش ببرد شما نیز می‌توانید بر سر مواضع خود محکم و ثابت قدم بایستید.

برای مذاکره اهداف واقعی مشخص کنید

اگر تجربه شرکت در جلسه مذاکره را داشته باشید و یا کتاب ها و مقاله های مرتبط با مذاکره را مطالعه کرده باشید، قطعاً تعیین هدف و مشخص کردن اهداف در تمامی مقاله ها کتاب ها و تمامی دوره های آموزشی اصول و فنون مذاکره مورد بررسی قرار گرفته است.

در تمامی دوره های آموزش اصول و فنون مذاکره حرفه‌ای بارها و بارها تاکید می شود که باید برای جلسه مذاکره هدف مشخص و معلومی داشته باشید.

اما یکی از موضوعات مهم درباره هدف مذاکره داشتن هدفی واقعی و ملموس است. اهداف انتزاعی نمی توانند شما را به نقطه خوبی در مذاکره برساند شما باید برای جلسه مذاکره اهدافی واقعی و ملموس داشته باشید تا بتوانید میزان نزدیک شدن یا دور شدن از اهداف خود را به صورت دقیق اندازه گیری کنید.

از سوی دیگر باید اهداف خود را قبل از ورود به جلسه مذاکره تعیین کرده باشید امید داشتن به اینکه ممکن است بهترین پیشنهاد پیش بیاید و گزینه های دیگر و بهتری نیز مطرح شود کفایت نخواهد کرد و شما در میدان مذاکره با مشکلات بسیاری روبرو خواهید شد.

باید بتوانید قبل از ورود به جلسه تمامی اهداف غیر واقع بینانه و غیرمحتمل را نیز مشخص کنید ممکن است مشخص کردن اهداف به غیر واقع بینانه کاری خوشایند نباشد و حتی ممکن است منجر به دلسردشدن شما شود اما باید در نظر داشته باشید که واقع‌بینی بهتر است خوشبینی کوته بینانه است.

تمامی پیشنهادها و گزینه ها را امتیاز بندی کنید

باید برای حضور در جلسه مذاکره انواع پیشنهادها و گزینه ها را روی کاغذ مکتوب کرده باشید. در نظر داشته باشید که لازم است قبل از ورود به جلسه بهترین متناسب ترین و کاملترین گزینه پیشنهادی را مشخص کنید. یعنی از قبل دقیقاً بدانید از بین گزینه های موجود کدام یک از نظر شما بهترین و متناسب ترین گزینه است.

تمامی گزینه های موجود را امتیازبندی کنید و روی برگه تمیزی تمامی گزینه ها را از بالا تا پایین فهرست کنید. همه چیز باید مکتوب و مشخص باشد یعنی دقیقاً معلوم کرده باشید که کدام گزینه اولویت اول کدام گزینه اولویت دوم و به ترتیب گزینه های بعدی کدام هستند در جلوی هر گزینه نیز امتیاز مربوطه را یادداشت کنید.

با انجام چنین کاری ذهن شما کاملاً منظم شده و به صورت شفاف و روشنی در جلسه مذاکره حاضر خواهید شد.

وقتی گزینه ها را اولویت بندی و امتیازدهی می‌کنید در حین مذاکره کاملاً می دانید چقدر از اهداف خود دور شده یا به اهداف خود نزدیک می شوید در این صورت می توانید مقیاس درستی از روش انتخاب بهترین گزینه در اختیار داشته باشید.

فعالیت های قبل از ورود به جلسه مذاکره را دست کم نگیرید

برخی مذاکره کننده ها تصور می کنند که همه چیز منوط به میدان مذاکره می‌شود. یعنی برد باخت یا هر شرایط دیگری منوط به این است که چگونه و با چه مهارتی فرد در جلسه مذاکره می تواند کار را پیش ببرد.

اما جالب است بدانید که اهمیت کارهایی که قبل از ورود به جلسه مذاکره انجام می‌دهید کمتر از اهمیت حضور شما در جلسه نیست.

در واقع وقتی با آمادگی کامل در جلسه مذاکره حاضر می‌شوید و بسیاری از کارها را قبل از ورود به جلسه انجام می دهید و در واقع با آمادگی بیشتری به مذاکره می پردازید شانس موفقیت خود را چند برابر می کنید.

اهمیت کارهایی که قبل از ورود به جلسه انجام می دهید بسیار بالاست. فهرستی از کارهایی که قبل از جلسه باید انجام شود را تهیه کرده و یکی یکی همه آن ها را به انجام برسانید.

مهارت شما در طرح موضوعات و حضور به عنوان یک مذاکره کننده حرفه ای بخشی از کار است. ولی بخش دیگری از موضوع به کارهایی است که قبل از ورود به جلسه انجام می دهید.

در تله «نه حرف من نه حرف شما» نیفتید

شاید شما نیز با چنین شرایطی بسیار مواجه شده باشید که در حین مذاکره یکی از طرفین به دیگری این جمله را مطرح می‌کند که «نه حرف من نه حرف شما.»

باید ببینیم چه کسی چنین پیشنهادی را ارائه می دهد که همیشه لازم نیست در تله این حرف من نه حرف شما بیفتید گاهی اوقات لازم است به صورت موثر و محکم بر سر مواضع خود محکم بایستید.

گاهی اوقات در برخی معامله ها دیده شده که یکی از طرفین با گفتن نه حرف من نه حرف شما توانسته است امتیاز های بسیار زیادی را دریافت کند. اگر به حرف من نه حرف شما محصول و نتیجه ای غیر طبیعی و غیر عادی داشته باشد و تنها یکی از طرفین سودی چند برابر کرده و دیگری متضرر شود این ترفند تله ای بیش نیست.

وقتی کار به جایی رسید که یکی از طرفین می گوید نه حرف من نه حرف شما همه چیز را باید باز و برای بار چندم بررسی کنید. اگر امتیازهایی غیرطبیعی و بیش از حد معمول ارائه داده اید می توانید نه حرف من نه حرف شما را به عنوان تله در نظر گرفته و زیر بار نروید.

ولی اگر نه حرف من نه حرف شما به نفع طرفین بوده و واقعاً موضوع را حل و فصل می کند می توانید از این رویکرد استفاده کنید.

ولی در اغلب مواقع نه حرف من نه حرف شما به صورت یک طرف و به ضرر طرف مقابل تمام میشود. پس مراقب این تله مذاکره باشید.

در جلسه مذاکره تعارفات را کنار بگذارید

گاهی در برخی جلسه های مذاکره طرفین می توانند موضوع اصلی را شروع کنند و ابتدای جلسه وقت زیادی به هدر می‌رود. هر یک از طرفین به دیگری تعارف می‌کند و در نهایت مدت زمانی از جلسه صرف حرفه‌ای حاشیه‌ای و بی‌مورد می‌شود.

اگر قرار است بر سر موضوعی به صورت جدی مذاکره کنید، لازم است خیلی شفاف و روشن از همان ابتدا موضوع اصلی را مطرح کرده و در مورد آن صحبت کنید. حاشیه رفتن بیش از حد باعث خستگی طرفین شده و وقتی موضوع اصلی مطرح می شود هیچ یک از طرفین حوصله صحبت کردن درباره آن را نخواهد داشت.

خیلی شفاف و روشن و بدون دغدغه موضوع اصلی را مطرح کنید و از گفتن حرفهای حاشیه خودداری کنید حرفهای حاشیه‌های فقط وقت شما را به هدر می دهند و نتیجه خاصی نیز نخواهند داشت.

برخی افراد تصور می‌کنند که اگر در ابتدای جلسه مذاکره در مورد موضوعات دیگر صحبت کنند فضای جلسه گرم تر میشود. اما برای گرم شدن فضای جلسه نیاز نیست زمان زیادی را صرف کنید و از جلسه اصلی مذاکره و موضوعات اصلی کاملاً دور شوید. همه چیز باید متناسب و به اندازه باشد اگر می بینید زمان جلسه صرف موضوعات پراکنده شده است میتوانید جلوی این نظر را زودتر بگیرید.

بعد از اتمام جلسه مذاکره چه باید کرد؟

گاهی اوقات در برخی جلسات مذاکره و در ابتدای جلسه بسیار دوستانه و صمیمی رفتار می کنند. ارتباط صمیمی تر و گرم تری با یکدیگر برقرار می‌کنند ولی در انتها وضعیت تغییر می کند.

اما به محض آنکه جلسه به خاتمه پیدا می‌کند و خصوصا وقتی یکی از طرفین نقش بازنده را خواهد داشت. جلسه به شکل نافرم و نامناسبی خاتمه می یابد.

سعی کنید فضای جلسه را با خوبی و خوشی خاتمه دهید. حتی اگر با طرف مقابل به توافق نرسید جلسه را به خوبی و با گرمی به پایان برسانید. همانطور که در ابتدای جلسه فضا و جو خوبی بر قرار بود سعی کنید انتهای جلسه نیز همین شرایط پابرجا باشد.

چون از نظر اخلاقی و انسانی چنین رویکردی کار درستی است و علاوه بر این ممکن است در مجدداً با طرف مقابل بخواهید جلساتی داشته باشید و برای آنکه ادامه کار با سختی کمتری روبرو شوید، باید بتوانید جلسات را با خوبی و خوشی به اتمام برسانید.

ارتباط خود را بعد از جلسه قطع نکنید

اگر بر جلسه مذاکره شرکت کردید و در نهایت به توافقات خوب و روشنی نرسیدید، بهتر است ارتباط خود را با طرف مذاکره کننده برای همیشه و ابد قطع نکنید و سعی کنید رابطه خوب کاری و دوستی را حفظ کرده و در فضای کاری با طرف مقابل حداقل ارتباط را برای بحث های آتی داشته باشید.

گاهی برخی مذاکره کننده ها وقتی می بینند با طرف مقابل خود به توافق نمی رسند و حالت بسیار بدی را ایجاد می کنند و تصور می کنند که قرار است تا ابد طرف مقابل مذاکره را دیگر نبیند و هیچ ارتباطی با او نداشته باشند با همین تفکر و ذهنی و ادبیات نامناسبی را به کار می‌برند.

گاهی برخی افراد، جلسه را با خوبی و خوشی به پایان برسانید و در نهایت راهی و جایی را برای ارتباطات بعدی باز نمی گذارند.

سعی کنید راه های ارتباطی را برای ارتباطات بعدی با طرف مقابل حفظ کنید. از سوی دیگر همانطور که گفته شد باید جلسه با خوبی و خوشی آغاز و با آرامش خاطر طرفین به پایان برسد.

معنی واقعی برنده برنده چیست؟

در آموزش مذاکره یکی از سبکهای مذاکره برنده برنده است. یعنی شرایطی که هر یک از طرفین مذاکره برنده و پیروز از میدان خارج میشود. اما وقتی صحبت از برنده برنده مطرح می شود منظور چه وضعیتی است؟ در واقع چه زمانی می‌توانیم بگوییم که مذاکره برنده برنده است؟

وقتی شما پیشنهادی می دهید و طرف مقابل بلافاصله موافقت می‌کند، آیا این یکی از حالت‌های برنده برنده است؟ چون طرف مقابل با نظر شما موافق بوده و شما نیز به عنوان پیشنهاد دهنده اول به نتیجه مطلوب و مورد نظر خود رسیده‌اید، آیا می‌توان گفت که برنده برنده بوده است؟

متخصصان امر معتقدند که چنین مذاکره ای که هیچ بحثی در آن مطرح نمی‌شود، مذاکره خوبی نیست و یکی از طرفین ظاهرا به اجبار مجبور به سکوت شده است.

یکی دیگر از حالت ها وضعیتی است که شما یک پیشنهاد را مطرح می کنید، طرف مقابل نیز پیشنهاد خود را مطرح کرده و طرفین با یکدیگر توافق می کنید که وسط خواسته‌های دو طرف را به عنوان حاصل توافق در نظر بگیرید. آیا این وضعیت برنده برنده است؟ شاید به نظر برسد هر دو طرف خوشحال و راضی از میدان مذاکره خارج می‌شوند و برنده برنده خواهند بود. ولی متخصصان چنین نظری ندارند.

وقتی میانه گرفته می‌شود، عموما و در اغلب موارد یکی از طرفین از حقوق خود کوتاه آمده است.

یکی دیگر از حالت های برنده برنده وضعیتی است که گزینه های روی میز قرار دارد و هر دو طرف بدون آنکه بخواهند با یکدیگر چالش زیادی داشته باشند و به راحتی با پیشنهاد و گزینه روی میز موافق هستند و یکدیگر را به چالش نکشیده و کار به خوبی و خوشی پیش رفته و به نتیجه می رسد. آیا این وضعیت برنده برنده است؟

متخصان معتقدند که این وضعیت هم برنده برنده نیست و احتمالا یکی از طرفین به اجبار مجبور شده کوتاه بیاید و سکوت کند.

میدان‌های جدید مذاکره

وقتی در میدان مذاکره بحث های جدیدی مطرح می شود و میدان های جدیدی برای هر یک از طرفین مذاکره باز می شود، هر دو در این میدان برنده برنده هستند.

در واقع مذاکره‌ای که نتایج و محصولات بزرگ تر و بیشتری را در پی داشته باشد مذاکره خوبی محسوب می شود.

در مذاکره برنده برنده هیچ یک از طرفین توافق رضایت بخش تری نسبت به توافق انجام شده در بین گزینه های موجود نخواهند داشت. نتیجه و محصول مذاکره انجام شده به نفع هر دو طرف بوده و در واقع هر دو طرف برنده از میدان خارج می‌شوند.

اصول و فنون مذاکره در جلسه

یک اصل در مذاکره می گوید؛ ما در مذاکره نه قرار است بدنبال ضایع کردن کسی باشیم و نه بدنبال تربیت کردن و آموزش دادن به او ، بلکه ما در مذاکره صرفا میخواهیم به نتیجه مطلوب و مدنظرمان برسیم. نتیجه ای که براساس هدفمان آن را از پیش ترسیم کرده و قرار است با این هدف این گفت و گو و مذاکره را به نتیجه برسانیم.

خوب! با این تعریف در یک جلسه که میتواند یک جلسه خانوادگی یا یک جلسه میهمانی تا یک جلسه کاری و رسمی باشد قرار است این مذاکره با کدام فرمول به نتیجه برسد؟. شاید به جرات بتوان گفت که بحث تعیین حد و حدود یا مقررات برای مذاکره قابل پیش بینی نیست به عبارت بهتر در مذاکره نمیتوان قوانین مطلق برای یک مذاکره تعیین کرد آنچه در بطن یک مذاکره در غالب قانون به شما توصیه می‌شود قوانین مرتبه دوم نام دارند.

به عبارتی بیشتر این قوانین بیشتر « توصیه یا پیشنهادات یک مذاکره » هستند که به شما ارایه می‌شوند و در مجموع  باید یه این قوانین، قوانین مرتبه دوم گفت که به شما توصیه می‌شود چرا که منافع رعایت آنها بیشتر از ضرر و هزینه‌های احتمالی عدم رعایت آنها است. پس ؛

• یکم؛ با برنامه ریزی مذاکره کنید.
• دوم؛ برای مذاکره خط قرمز تعیین کنید.
• سوم؛ در متقاعد کردن دیگران شتابزده رفتار نکنید.
• چهارم؛ هیچ وقت یک گزینه را به تنهایی پیش روی طرف مقابل نگذارید.
• پنجم؛ گاهی سکوت کنید چرا که گاهی با سکوت کردن راحت تر می‌توان امتیاز گرفت.

با برنامه ریزی مذاکره کنید؛

اگر شما به عنوان یک کارفرما یا حتی یک کارجو و چه بسا یک کارمند در یک جلسه رسمی و کاری قرار بر مذاکره با کارفرما یا فردی باشید که قرار است با او در خصوص اشتغال به تفاهم برسید بهتر است از پیش برای خودتان برای چنین مذاکره ای یک برنامه ریزی داشته باشید.

بهتر است برای چنین مذاکره ای برنامه ریزی داشته باشید چرا که امکان دارد بنا به هر دلیلی طرف مقابل در جلسه با یک برنامه یا پیشنهاد جدیدی در جمع حاضر شده و تمام معاملات احتمالی شما برای تداوم یک مذاکره را بهم بریزد پس بهتر است یک برنامه ریزی قبلی داشته باشید تا حداقل بدانید از کجا و به کجا قرار است مسیر مذاکره ادامه داشته باشد.

به شما توصیه میکنیم برای شروع مذاکره در جلسه ای رسمی و حتی جلسه ای خانوادگی از یک چک لیست استفاده کنید به عبارتی برای خودتان در چک لیست موارد و موضوعات جلسه مذاکره را یادداشت کنید مواردی چون؛

• موضوع جلسه مذاکره
• منافع  و مواضع شما در جلسه مذاکره
• ذی نفعان در جلسه مذاکره
• اگر این مذاکره به نتیجه نرسد برنامه بعدی شما چیست
• نقطه شروع مذاکره را در چک لیست قید کنید
• استراتژی مناسب جهت شروع مذاکره را مشخص کنید ؛ تقابل یا تعامل از کدام یک استفاده خواهید کرد؟
• زمان انجام جله مذاکره
• هدف از انجام این جلسه مذاکره
• ترس‌های رایج در چنین جلسه مذاکره را نیز یادداشت کنید
• طرف مقابل شما در چنین جلسه مذاکره ای چه برنامه هایی میتواند داشته باشد و شما در پاسخ به این احتمالات چه پاسخ هایی دارید؟.
• مکان جلسه مذاکره
• با کدام مقدمه سراغ متن جلسه مذاکره خواهید رفت
• چه اطلاعاتی برای چنین جلسه مذاکره ای لازم دارید؟
• خط قرمزهایتان را برای چنین جلسه مذاکره ای یادداشت کنید
• تقاضا و خواسته هایتان از این مذاکره را مشخص کنید
• آیا حضور واسطه و نام بردن از واسطه ها در این مذاکره کمکی به تداوم جلسه مذاکره خواهد کرد یا خیر؟.

برای تداوم مذاکره خط قرمز داشته باشید؛

بلد باشید برای جلسه مذاکره حداقل برای خودتان خط قرمز داشته باشید. این کار نیاز به تمرکز یا فرمول خاصی ندارد فرض کنید در جلسه مذاکره یک معارفه شغلی هستید و شما قرار است به عنوان مسئول یا مدیر تیم تجارت خارجی انتخاب شده و برای تداوم جلسه معارفه با هیات مدیره و کارفرما جلسه مذاکره داشته باشید ؟

• چه میکنید؟
• چه نیازهایی دارید و شرایط شما برای تداوم و شروع این کار چیست ؟
• آیا کلیات شرایط تعیین شده از سوی کارفرما برای شما قابل پذیرش است ؟

شما به عنوان مدیر تجارت خارجی،  سفرهای خارجی خواهید داشت چه شرایطی برای این سفر دارید؟ کارفرما برای اسکان تیم تجارت خارجی و بانوان حاضر در این قبیل مسافرت‌ها چقدر حاضر است برای امنیت شما در سفر هزینه کند؟. آیا حاضر هستید صرفا برای تامین منافع و منابع مالی کارفرما از اسکان در اقامت گاه‌ها یا هتل‌های مطمئن صرف نظر کنید؟ چرا که هزینه چنین هتل و امنیت اقامت در چنین هتل‌هایی برای کارفرما احتمالا گران تمام میشود.

• خط قرمز شما در این جلسه چه چیزی میتواند باشد؟.
• حضور شما ؟
• یا حضور منوط به رعایت برخی شرایطی که امنیت جان و مال شما را تامین کرده باشد؟

جلسه مذاکره شما قرار است با چنین سئوال و جواب‌هایی پیش برود و البته قرار است شما نیز خط قرمزهایی در این جلسه برای خودتان داشته باشید. پس چک لیست خودتان را حاضر کرده و از خط قرمزهایتان دفاع کنید .

نتیجه گیری؛

شاید بهترین نتیجه گیری برای اصول و فنون مذاکره در جلسه تعیین برخی برنامه‌های از قبل تعیین شده برای شما و همان چک لیست موضوعاتی باشد که شروع و پایان موضوعات جلسه تمام هم و غم شما از آن جلسه است .

فراموش نکنید مذاکره در هر جلسه ای میتواند غیرقابل پبش بینی باشد پس برای احتمالات نیز باید آماده بود از اینروی تهیه یک چک لیست از برنامه‌ها و شرایط و خط قرمزها میتواند تا حدود زیادی به شما در تداوم هر جلسه ای کمک بکند.