مدیریت
مدیریت در کسب و کارهای مختلف دارای نقشی مشخص و مسئولیت‌هایی خاص بوده که بر اساس این نقش اداره مجموعه و رهبری گروه را بر عهده می‌گیرد. مدیر؛ تمامی منابع در دسترس همچون نیروی انسانی، منابع مالی و… را به منظور رسیدن به هدفی بزرگ و همچنین دستیابی به سود بیشتر را تحت کنترل و نظارت خود دارد.
در حالت کلی نقش مدیریت در کسب و کار موظف به کسب آگاهی درباره پنج عملکرد مهم است. یک مدیر با در نظرداشتن این پنج عملکرد که شامل سازماندهی، برنامه‌ریزی، امور مربوط به کارکنان، کنترل و رهبری می‌شود، موظف به بررسی امور جاری، مشکلات و نحوه برخورد با آنها خواهد بود.
- دانیل سی مک کالوم؛ شخصیتی تأثیرگذار در مدیریت
دانیل سی مک کالوم (Daniel McCallum)، در دهه 1800 م سرپرست خط راه‌آهن ایری (Erie Railroad) در دوران انقلاب صنعتی بود. این شخصیت در نقش مدیریت توانست نیروی انسانی و همچنین سرمایه هنگفتی را درگیر پروژه ساخت راه‌آهن کند.
نکته قابل توجه در عملکرد کالوم، تهیه اصول مدیریت توسط او به منظور تقسیم صحیح کار، مشخص‌کردن مسئولیت‌ها، توانمندسازی مدیران در جهت تصمیم‌گیری‌های منطقی، ایجاد سلسله مراتب، سیستم گزارش‌دهی و… بود.
اهمیت وظایف مدیر
بسیاری از کارآفرینان و صاحبان کسب و کار نسبت به مفهوم مدیریت و وظایف مربوط به این نقش آگاهی کافی ندارند. آنها مدیران را کسانی می‌دانند که پشت یک میز نشسته و تنها یک ماشین امضا هستند غافل از اینکه یک سازمان موفق مدیری می‌خواهد که وظایف خاصی را برعهده گرفته و در برابر آنها پاسخگو باشد.
وظایف مدیریت
1. رهبری
یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریت، رهبری یا مربیگری Coaching است. مدیران در یک گروه کاری باید مسیر درستی را پیش روی کارکنان و زیردستان خود قرار دهند. در واقع این مسیر گروه را به سمت دستیابی به هدف، رشد و توسعه کسب و کار هدایت می‌کند.
2. برنامه‌ریزی
یک مدیر خوب باید در امر برنامه‌ریزی، تفکر و تجزیه و تحلیل امور به قدرت و توانایی قابل قبولی رسیده باشد. مدیران در یک مجموعه افرادی هستند که نقشی مهم در طراحی برنامه‌ها و اجرایی کردن آنها دارند. در واقع این مدیران هستند که برای برنامه‌های آتی سازمان فکر کرده و برنامه‌ریزی می‌کنند.
برنامه‌ریزی تمام امور روزمره یک مجموعه را شامل می‌شود. از تعیین وقت برای برگزاری جلسات تا قرارهای مهم اداری، همگی نیاز به یک برنامه دقیق و زمان‌بندی مشخص دارند. وجود برنامه‌ریزی در وظایف مربوط به نقش مدیر، در ایجاد نظم و دیسیپلین نیز تأثیر قابل‌توجهی دارد.
3. توجه به عامل تغییر
همه ما با تغییر در زندگی شخصی و اجتماعی خود مواجه بوده‌ایم. در واقع عامل تغییر شخص و گروه را در هر برهه از زمان به رشد و موفقیت نزدیک‌تر می‌کند. با این‌حال شناسایی جنس تغییر و پیامدهای آن نیز در توسعه کسب و کار اهمیت بسیاری دارد. با اشاره به این موضوع قصد داشتیم به نکته‌ای مهم در خصوص وظایف مدیر برسیم.
برنامه‌ریزی تغییر بر عهده رهبر گروه یا همان مدیر خواهد بود. مدیران موفق برای رسیدن به نتیجه دلخواه و هدف، فرایند تغییر را به بهترین شکل برنامه‌ریزی می‌کنند. همچنین بر روی وضعیت فعلی و موقعیتی که مجموعه پس از تغییر به آن دست پیدا می‌کند، نظارت و کنترل کامل دارند.
4. ایجاد چشم‌اندازی روشن در آینده
یک مدیر در نقش خود و انجام وظایفش باید نسبت به مسیر رشد و توسعه پیش‌بینی آگاهانه داشته باشد. همچنین تصویری که مدیر از آینده برای کارکنان و زیردستان خود خلق می‌کند نیز در جریان راه‌اندازی کسب و کار و دستیابی به موفقیت، اهمیت بسیاری دارد.
این مورد از وظایف مدیریتی در نحوه عملکرد مدیر و مجموعه تأثیر قابل‌توجهی دارد. اگر این فاکتور بر اساس اصول و به درستی انجام شود، قطعاً مجموعه چشم‌انداز بسیار روشن و مثبتی را پیش روی کارکنان خود قرار خواهد داد.
5. ایجاد انگیزه
تنها افرادی می‌توانند از کارکنان خود عملکردی بهینه انتظار داشته باشند که در طول دوره کارکرد از ایجاد انگیزه برای آنها دریغ نکرده باشند. هیچ شخصی در هیچ کجای جهان بدون انگیزه توانایی انجام کار مفید را نخواهد داشت.
به همین دلیل ایجاد انگیزه را می‌توان در گروه مهم‌ترین وظایف مدیریت قرار داد. توجه داشته باشید عواملی که به عنوان نیروی انگیزشی در افراد تحریک می‌شود، از هر شخص به شخصی دیگر متفاوت خواهد بود.
6. سازماندهی مجموعه
هر سازمانی برای حفظ نظم و ثبات در مجموعه خود نیاز به سازماندهی دارد. در واقع بدون ایجاد سطحی از سازماندهی هر مجموعه و کسب و کاری با هرج‌ومرج روبرو خواهد شد.
معمولاً در یک شرکت افراد زیادی به عنوان سرپرست، کارمند، کارگر و… مشغول به فعالیت هستند. هر چه تعداد نیروی انسانی در یک شرکت بیشتر باشد به همان نسبت تعداد روش‌های انجام کار، ایده‌ها، شخصیت‌ها و… بیشتر و متفاوت‌تر خواهد بود. به همین جهت سازماندهی که یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریت محسوب می‌شود در یکپارچه کردن مجموعه نقش مهمی ایفا خواهد کرد.
7. استخدام نیروی انسانی کارآمد
مدیران بیشتر مواقع در جذب نیرو و استخدام کارکنان به صورت مستقیم اثر دارند. با انتخاب نیروی انسانی کارآمد و مفید، قلب یک مجموعه به تپش درآمده و آینده تیم نیز به بهترین شکل پیش‌بینی می‌شود. نیروی انسانی با عملکرد بهینه، انرژی بالقوه در کسب و کار را به نیرویی بالفعل تبدیل می‌کند.(مدیریت منابع انسانی )
8. مذاکره
مدیران برای عملکرد بهتر نیاز به یادگیری مهارتهای مختلفی دارند. یکی از این مهارتهای کاربردی، مذاکره است که جزئی از وظایف مدیریت نیز محسوب می‌شود. مدیر باید از توانایی کافی نسبت به شرکت در گردهمایی، جلسات و مذاکره‌های داخلی و خارجی برخوردار باشد. برای این منظور افراد در نقش مدیریت باید دانش و تجربه خود در ارتباط با فنون مذاکره را ارتقا دهند.
فرض کنید یک شرکت یک ماشین تشریفات و تعدادی ون برای جابه‌جایی پرسنل خود دارد. اگر به جای ون از آن ماشین گران‌قیمت استفاده کند چه اتفاقی می‌افتد؟ به هرحال هر دو وسیله حمل‌ونقل هستند. اما استهلاک ماشین تشریفات با ون یکی است؟ آیا تعداد افرادی که ون جابه‌جا می‌کند با آن ماشین گران‌قیمت یکی است؟
عقل سلیم حکم می‌کند برای هر کاری ابزار مناسب آن استفاده شود.
زمانی که یک مدیر در حال اجرای 8 مورد بالاست چه کسی تیم‌های کاری را منظم می‌کند، چه کسی نیروهای جدید را انتخاب می‌کند و آموزش می‌دهد؟ چه کسی گزارش‌های کاری را تهیه می‌کند و بر اساس آنها تیم‌ها را هدایت می‌کند؟
حقیقت این است که اگر مدیر بخواهد این مسئولیت‌ها را نیز به عهده بگیرد هرگز نمی‌تواند مسئولیت‌های اصلی خود را به خوبی انجام دهد. به همین دلیل در هرم سازمانی نقش دیگری ایجاد می‌شود. نقش سرپرست.
سرپرست
در سلسله مراتب سازمانی، پس از نقش مدیر، به نقش مهم سرپرست (Supervisor) می‌رسیم.
سرپرست در سازمان، وظیفه نظارت بر عملکرد اعضای گروه را دارد. سرپرست با نظارت بر روی امور جاری به شکلی عمل می‌کند تا از انجام صحیح وظایف و مسئولیت‌های کارکنان اطمینان حاصل کند. افراد در نقش سرپرست بر روی عملکرد روزانه تمامی کارکنان و زیردستان خود نظارت دارند.
یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که سرپرست باید نسبت به یادگیری آن مشتاق باشد، مهارتهای ارتباطی و سازمانی است. به‌کارگیری این مهارت‌ها سرپرستان را در نقش خود به جایگاه برتری می‌رساند. یکی از ویژگی‌های کسب مهارت ارتباطی، سهولت در انتقال اطلاعات و داده‌ها از مدیران به کارکنان و همچنین ارسال گزارش کارکنان به مدیران سطح بالاتر است.
وظایف سرپرست
1. نظارت بر عملکرد تیم
در نقش سرپرست نیز وظیفه‌ای تحت عنوان مدیریت وجود دارد که در آن به عملکرد کارکنان و نحوه انجام کار توسط سرپرست نظارت می‌شود. سرپرستان (منابع انسانی) با نظارت بر این امور، اهداف را برای نیروی انسانی تعریف کرده و بر روی اجرایی‌شدن این اهداف نظارت کامل دارند.
2. آموزش نیروی جدید
جذب نیرو و استخدام از اصلی‌ترین وظایف مدیریت است. در مرحله بعد سرپرستان باید نیروهای تازه استخدام شده را آموزش داده و به آنها در فراگیری نقش و مسئولیت کمک کنند. در واقع سرپرست وظیفه دارد به نیروهای جدید کمک کند تا درک بهتری از نقش و وظایف خود داشته باشند.
آموزش هرگونه فعالیت، خط‌مشی و سیاستی که کارکنان در مسیر رشد و توسعه کسب و کار به آنها احتیاج دارند، از وظایف سرپرست محسوب می‌شود.
3. مدیریت برنامه تیم
در بعضی از مشاغل کارکنان به صورت شیفتی کار می‌کنند که برنامه‌ریزی این مسئله بر عهده سرپرست تیم خواهد بود. سرپرستان ملزم به برنامه‌ریزی مناسب برای کارکنان به منظور افزایش راندمان کاری هستند.
به این معنی که تعادل و تقسیم وظایف بین افراد به شکلی عادلانه انجام شود. برنامه‌ریزی و مدیریت ساعات کاری و نحوه انجام وظایف به طور مستقیم بر عهده سرپرستان است.
4. ارائه گزارش
یکی دیگر از وظایف سرپرست، ارائه گزارش فعالیت‌های انجام شده در طول روز جاری و همچنین ماهانه و سالانه است. سرپرست با ارزیابی زیردستان خود و همچنین فعالیت‌هایی که در راستای رسیدن به هدف انجام میشوند، گزارشی کامل از آنها تنظیم کرده و در اختیار مدیران ارشد قرار می‌دهد.
نکته‌هایی که در این گزارش‌ها به دست مدیران می‌رسد، در بهبود عملکرد سازمان و توسعه مجموعه نقش قابل توجهی دارند.
5. شناسایی کارکنان برتر و به‌کارگیری فرصت‌های شغلی
سرپرست تنها کسی است که از نزدیک با کارکنان و کارگران ارتباط دارد. به همین جهت افراد در نقش سرپرست با ارزیابی نیروی انسانی می‌توانند در مورد ترفیع کارکنان تصمیم‌گیری کنند. البته برای تصمیم‌گیری در این مورد باید به نظر و صلاحدید مدیران ارشد خود نیز توجه داشته باشند.
6. سرپرست؛ حلال مشکلات
یکی از وظایف سرپرست، گوش‌دادن به شکایات و درخواست‌های زیردستان خود است. برای این منظور سرپرستان باید از توانایی کافی در مهارت شنود مؤثر برخوردار باشند. به این دلیل که تقویت این مهارت به درک متقابل و حل مشکلات ایجاد شده، کمک بزرگی خواهد کرد.
- امیرکبیر: سرپرستی بی‌نظیر
اگر بخواهم مفهوم سرپرست را برای شما به نمایش بگذارم میرزا محمدتقی خان فراهانی یا همان امیرکبیر مناسب‌ترین و شناخته‌ترین مثال است.
اموری که امیرکبیر در مملکت‌داری انجام داد بسیار شبیه نقش سرپرست در سازمان است. همین مثال کافی است تا به شما نشان دهد یک سرپرست کارکشته چقدر می‌تواند یک ساختار را موفق کند.
اگر بخواهیم به سؤال اول این مقاله از آکادمی توسعه کسب و کار آکادمی بازار برگردیم حالا می‌توانیم مطمئن‌تر بگوییم هر دو نقش یعنی مدیر و سرپرست ضامن بقای سازمان هستند اگر به درستی نقش و وظیفه خود را بشناسند و به آن عمل کنند.
آکادمی بازار با برگزاری دوره اصول مدیریت و سرپرستی در سازمان یا شرکت شما می تواند کمک کند تا مدیران و سرپرستانی کاملا حرفه ای داشته باشید.
