مذاکره روشی است که افراد نظرات و ایده‌های خود را با یکدیگر در میان می‌گذارند و به بحث و تبادل اطلاعات می‌پردازند تا به توافق نظر برسند. در مذاکرات هر دو طرف به هدف و موضوع بحث و گفتگو آگاه هستند و هر دو می‌خواهند به بهترین نتیجه دست یابند.
بنابراین مذاکره‌ای موفق است که به نفع هر دو طرف باشد و مذاکره به صورت دو سر برد باشد. مذاکره در شرایط گوناگونی به صورت سیاسی و شخصی در داخل و خارج کشور مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مثال:
- امور بین‌المللی
- سیستم حقوقی
- روابط بین‌المللی
- روابط داخلی
- خرید و فروش
در هر صورت اگر می‌خواهید مذاکره موفقیت آمیزی داشته باشید، باید مهارت مذاکره و ارتباطات را بیاموزید تا به هدف دلخواه خود دست یابید.
مراحل مذاکره کدام است؟
اگر می‌خواهید به نتیجه دلخواه خود در مذاکره برسید، باید یک ساختار و برنامه مشخص و جزئی را دنبال کنید. در واقع مذاکره در مراحل زیر صورت می‌گیرد:
- آمادگی
- بحث و گفتگو
- تعیین اهداف
- مذاکره دو سر برد
- توافق
- اجرای یک دوره عملی
مرحله اول مذاکره: آمادگی
پیش از هر مذاکره‌ای باید درباره مشکلات و خواسته‌تان یک آمادگی قبلی داشته باشید. تمام نظرات‌تان را از پیش بررسی کنید و برنامه را تنظیم کنید. در واقع در مرحله آمادگی باید جایگاه و هدف خود را تعیین کنید.
برای مثال شما میتوانید برای قوانین مورد نظر خود برنامه تنظیم کنید. اگر در مرحله آمادگی، تمام برنامه‌های خود را جزء به جزء حاضر کنید، از بروز سردرگمی در مذاکره جلوگیری می‌کنید.
همچنین زمانی را در طول بحث از دست نمی‌دهید و برای زمان خود و طرف مقابل‌تان احترام و ارزش قائل می‌شوید.
مرحله دوم مذاکره: بحث و گفتگو
در مرحله بحث و گفتگو، طرفین مذاکره سعی می‌کنند شرایط را درک کنند. به این ترتیب شما میتوانید سوال بپرسید و شنونده فعال باشید. همچنین در مرحله بحث و گفتگو میتوانید توضیحات طرف مقابل را یادداشت کنید تا تمام نکات مهم را به طور دقیق دریافت و درک کنید.
استاد احمد محمدی
قانون موفقیت در فروش: درخواست کردن از دیگران و نترسیدن از شنیدن پاسخ منفی.
همچنین یادداشت کردن نظرات و نکات مذاکرات کمک میکند نکته‌ای را فراموش نکنید و فردی زیر قرار داد نزند. مهم‌ترین امر در مرحله بحث و گفتگو، گوش دادن است. یکی از اشتباهات رایج در طول مذاکره، صحبت کردن زیاد و کم گوش دادن است.
در واقع مذاکره‌ای موفقیت آمیز است که طرفین به یک اندازه فرصت داشته باشند نظرات خود را بیان کنند و نکات ضروری را دریافت کنند.
مرحله سوم مذاکره: تعیین اهداف
مرحله سوم مذاکرات تعیین اهداف، علایق، سلیقه شخصی و نقطه نظر دو طرف است. بنابراین هر یک اهداف و نظرات خود را بیان میکند.
شما میتوانید اهداف خود را به عنوان اولویت‌های خود پیش از مذاکرات یادداشت کنید تا نکته مهمی را فراموش نکنید و از قلم نیاندازید.
در واقع اگر اهداف یکدیگر را به درستی بشناسید و درک کنید، از بسیاری از مشکلات مذاکرات و سوء برداشت‌ها جلوگیری می‌کنید.
به خاطر داشته باشید شما به منظر و هدفی مذاکره می‌کنید. بنابراین اگر هدف مشخصی ندارید، وقت خودتان و دیگران را هدر ندهید.
مرحله چهارم مذاکره: رسیدن به مذاکره دو سر برد
در این مرحله دو طرف باید مذاکره را به صورتی پیش ببرند که دو سر برد باشید و هر دو از مذاکره رضایت کامل داشته باشند.
بنابراین طرفین باید احساس مثبت و رضایت داشته باشند و نقاط نظر خود را به درستی بیان کنند و در این خصوص تصمیمات مشتری اخذ کنند.
در واقع بهترین نتیجه یک مذاکره مثبت، دو سر برد است. با این حال همیشه یک مذاکره دو سر برد نیست و گاهی یک مذاکره دو سر برد به عنوان یک هدف تلقی می‌شود.
مرحله پنجم مذاکره: توافق
در هر گفتگو و مذاکره‌ای توافق، راه حل و کلید مشکلات است. در صورت توافق هر دو طرف از مذاکرات راضی و خرسند خواهند بود.
هر توافقی باید واضح و روشن بیان شود. ما توصیه می‌کنیم یک توافق نامه دقیق و صریح بنویسید. در این توافق نامه باید شرایط و قوانین مورد نیاز را قید کنید و در پایان، هر دو طرف توافق نامه را به همراه تاریخ دقیق مذاکره امضا کنند.
مرحله ششم مذاکره: اجرای یک دوره عملی
آخرین مرحله مذاکره اجرای یک دوره عملی است. به بیان دیگر طرفین مذاکره به قول و قرارهای خود باید عمل می‌کنند.
بنابراین هر دو طرف می‌بایست شرایط توافق نامه را بی‌کم و کاست اجرا می‌کنند و به آن وفادار باشند.
مذاکره ناموفق چگونه است؟
در صورتی که مذاکرات بدون هیچ توافقی به پایان برسد و طرفین به نقطه نظر مشخصی دست نیابند، هیچ توافق نامه‌ای حاصل نمی‌گردد و مذاکرات ناموفق می‌شود.
در این صورت، شما میتوانید یک قرار دیگر تنظیم کنید و مذاکره جدیدی را با اهداف و نظرات تازه‌ای اجرا کنید تا طرفین به یک نقطه نظر برسند.
البته برخی از مذاکرات نیاز دارند که چندین بار تکرار شوند و در جلسات بیشتری اجرا شوند. سعی کنید در هر جلسه مذاکره جدید یک ایده تازه‌ای را بیان کنید تا جلسات تکراری نشود.
همچنین شما میتوانید راه حل‌های تازه‌ای پیدا کنید و ارائه دهید تا به سرعت و به سادگی مشکلات مذاکره را حل و رفع کنید.
چگونه مذاکره کنیم؟
افراد کمی تمایل به مذاکره و ارتباطات دارند، به همین دلیل کمتر کسی میتواند به سادگی و درستی مذاکره کند. به هر حال مذاکره بخش اصلی موفقیت در تجارت است و تجربیات بزرگی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
اگر می‌خواهید در مذاکره موفق و سربلند باشید، باید هنر ارتباطات را بیاموزید. به بیان دیگر، شما باید بدانید:
- صحبت‌های خود را منطقی و با دلیل و برهان بیان کنید.
- ایده‌های خود را دقیق و به درستی به دیگران توصیف و بیان کنید.
- به دیگران تصمیمات خود را بازگو کنید و دلیل خود را بگویید.
- به فرد مقابل مزیت تغییرات را توضیح دهید.
در واقع مهارت مذاکره، مهارت برقراری ارتباطات است.
ترفند هایی برای مذاکره موفقیت آمیز
در اینجا به ۹ روش اشاره می‌کنیم:
در مذاکره ترس خود را قورت دهید و شجاع باشید
اکثر مردم تمایل ندارند سر حرف را باز کنند و پیش از هر فرد دیگری صحبت کنند و نظرات خود را بیان کنند. در واقع اکثر ما ممکن است ترجیح دهیم شنونده باشیم و فرد دیگری پیش قدم شود و با ما ارتباط برقرار کند.
بنابراین سعی کنید بر ترس خود غلبه کنید و میزان شجاعت خود را افزایش دهید و احساسات خود را به روشنی بیان کنید.
اگر احساس می‌کنید نمی‌توانید به سادگی و صریح سر صحبت را باز کنید از روش شمارش معکوس کمک بگیرید.
روش شمارش معکوس همانند پرتاب یک موشک به فضا است. شما با خود می‌شمارید. ۵،۴،۳،۲،۱ و آتش. حرف بزنید و تصمیمات خود را بیان کنید.
عجله نکنید
هیچ گاه در انتظار یک نتیجه فوری از مذاکره خود با دیگران نباشید و انتظارات نامعقول را از ذهن‌تان خارج کنید. به دیگران وقت و فرصت دهید. اجازه بدهید آنان نیز فکر کنند و تصمیمات خود را بگیرند.
مذاکره موفق یک روند دو طرفه است که هر دو طرف نظرات و ایده‌های خود را در میان می‌گذارند و با یکدیگر به بحث و گفتگوی صمیمانه می‌پردازند.
بنابراین هیچ گاه عجله نکنید و صبور باشید. به طرف مذاکره خود اجازه بررسی و تحقیق را بدهید. همانطور که شما ایده و نظرات خود را بیان کردید، خواسته‌های فرد مقابل را هم بشنوید و روی نظراتش خوب فکر کنید.
برای مذاکره از قبل برنامه ریزی کنید
اگر می‌خواهید درخواستی را بیان کنید، پیش از هر چیز برنامه ریزی کنید. درخواست شما اهمیت بسیاری دارد، چرا که خواسته و نیازتان است.
مذاکره این فرصت را در اختیارتان قرار می‌دهد تا دو نفر خواسته و نظرات‌شان را به صورت متقابل بیان کنند. بنابراین ساختار و دوره برنامه ریزی و هچنین نحوه بیان خواسته‌تان میتواند شما را به موفقیت نزدیک کند.
به یاد داشته باشید:
- درخواست شما باید معقول باشد.
- در خواست شما باید منطقی باشد.
- درخواست شما نباید به ضرر افراد دیگر یا فرد مقابل‌تان باشد.
حرفهای خود را با سند ثابت کنید
همیشه سعی کنید، اگر با فردی مذاکره می‌کنید، حرف‌های‌تان را با دلیل و مدرک ثابت کنید تا از نظرات‌تان سوء برداشت نشود.
برای مثال اگر می‌خواهید از یک نمایشگاه اتومبیلی خریداری کنید و یک نمایشگاه دیگر همان اتومبیل را با قیمت پایین‌تری می‌فروشد، هنگام گفتگو این قیمت را با سند و دلیل ثابت کنید.
گاهی در طول مذاکره سکوت کنید
اگر فرد مقابل مذاکره درخواست خودش را بیان کرد و شما موافق نبودید، به سرعت پاسخ ندهید. سعی کنید کمی سکوت اختیار کنید و به جای بیان نظر منفی خود، از زبان بدن‌تان کمک بگیرید.
گاهی اوقات نیازی به بیان نظرات منفی نیست. چرا که ممکن است باعث دلخوری یا شرایط ناگوار شود.
بنابراین با زبان بدن خود نظر منفی‌تان را اعلام کنید. مثلا میتوانید مودبانه کمی سرتان را به عقب متمایل کنید.
به طرف مقابل مذاکره خوب گوش دهید
کلید موفقیت یک مذاکره فوق‌العاده و موفق درک خواسته، نیاز و انگیزه فرد مقابل است. بنابراین شما سعی کنید شنونده خوبی باشید و با دقت به حرفهای طرف مقابل گوش دهید.
اگر یک شنونده فعال باشید و به حرفهای فرد مقابل تمرکز کنید، میتوانید اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کنید و متوجه درخواست و نیازهای دیگری شوید.
در واقع گفتگوی موفق است که دو سوم از زمان گفتگو را به صحبت و نظرات فرد مقابل با دقت گوش دهید و تنها یک سوم از زمان گفتگو را صحبت کنید و نظرات‌تان را بیان کنید.
تن صدای مناسبی داشته باشید
اگر می‌خواهید فرد مقابل نیز شنوده فعالی باشد، سعی کنید تن صدای مناسبی داشته باشید. صدای شما باید ملایم و با احترام باشد. بنابراین اگر احساس می‌کنید فرد مقابل به صحبت‌های شما توجه کافی ندارد:
- میتوانید کمی تن صدای خود را بالا ببرید و دوباره تن صدای‌تان را ملایم کنید.
- میتوانید روی برخی از کلمات مهم تاکید کنید و محکم‌تر ادا کنید.
اعتماد به نفس خود را تقویت کنید
مهارت ارتباطات با دوره اعتماد به نفس بالا و قدرتمند رابطه و تاثیر مستقیمی دارد. در واقع اعتماد به نفس در چهره، زبان بدن، تن صدا، نحوه بیان و حتی نحوه پوشش شما نمایان می‌شود.
در صورت اعتماد به نفس کودکان، به فرد مقابل ارزش بالای خود را نشان می‌دهید و احتمال موفقیت شما بیشتر می‌شود.
بنابراین سعی کنید:
مستقیم به چشمان فرد مقابل نگاه کنید و از نگاه نگران به اطراف پرهیز کنید. افرادی که اعتماد به نفس پایینی دارند از برقراری ارتباط چشمی پریشان می‌شوند.
دانش شما قدرت شماست
افرادی که دانش بالایی دارند میتواند به سادگی گفتگو را در دست بگیرند. در واقع اگر می‌خواهید دانش خود را افزایش دهید باید:
- در هر زمانی و در هر زمینه‌ای کتاب بخوانید.
- به پادکست‌های مرتبط گوش دهید.
- اخبار مربوطه را دنبال کنید.
- تا جایی که میتوانید سفر کنید.
- با افراد حرفهای مشورت کنید.
برای موفقیت در مذاکره، چه نکاتی را باید به یاد داشته باشید؟
هنگامی که می‌خواهید با فردی مذاکره کنید باید چندین نکته را به خاطر داشته باشید:
۱. طرف مقابل شما چه کسی است و به چه چیزهایی علاقه دارد؟ آیا اطلاعی درباره تجربیات و گذشته او می‌دانید؟
۲. قوانین چیست و طرفین چگونه قوانین را تعیین و رعایت می‌کنند؟
۳. نیاز و خواسته‌های طرفین چیست؟ چگونه میتوانید مشکلات را حل کنید و نیازها را برآورده سازید؟
۴. شما به چه چیزی نیاز دارید تا به نتیجه دلخواه دست یابید؟
۵. آیا از زمان شرایط آگاه هستید؟ چه زمانی به توافقات خود عمل می‌کنید؟
چرا باید اصول و فنون مذاکره را بیاموزیم ؟
شاید در پاسخ به این پرسش که چرا باید به دوره اصول و فنون مذاکره برویم و آن را بیاموزیم، نخست باید به شرایط زندگی سالم و سپس نیاز بشر به تعامل اشاره کنیم.
چرا که تعامل انسان با سایرین از جمله فرزند، همسر، پدر و مادر و سپس همکار و دوست و رفیق و حتی دشمن دایره تعاملات بشر را در شبانه روز تشکیل می‌دهند و هر کدام جداگانه تاثیر بسزایی در سلامت روح و روان و سپس فیزیک و طول عمر بشر دارند. پس در خلاصه ترین شکل ممکن شما باید اصول و فنون مذاکره را بیاموزید چون نیاز به تعامل با سایرین دارید .
مذاکره چیست؟
رُجی لوییکی مدرس مباحث رفتار سازمانی و یکی از اعضای هیات علمی دانشگاه اوهایو در تعریف مذاکره می‌گوید؛
- مذاکره امری است که در ان دو طرف درگیر آن می‌شوند و این دو طرف میتواند دو فرد یا دو سازمان یا دو مجموعه باشند.
- مذاکره زمانی روی می‌دهد که بین خواسته و نیازهای این دو طرف که میتواند دو فرد یا دو سازمان باشد تعارضی وجود داشته باشد.
- به عبارت دیگر مذاکره زمانی روی می‌دهد که دو یا چند طرف درگیر براساس انتخاب خود و نه به اجبار با یکدیگر مذاکره کنند و همچنین او اضافه میکند؛
- داد و ستد زیربنای مذاکره است و کسانی که درگیر مذاکره می‌شوند در حقیقت برای نوعی داد و ستد آماده اند.
چرا مذاکره می کنیم؟
در پاسخ به این مهم که ؛« چرا مذاکره می‌کنیم؟» باید بگوئیم به عنوان یک انسان اجتماعی برای بقا و البته رفع نیاز چه نیازهای اولیه و چه نیازهای ثانویه با یکدیگر مذاکره می‌کنیم چون مذاکره محدوده گسترده ای از فعالیت‌ها و رابطه‌های ما را در طول زندگی از متن یک گفت گوی دوستانه گرفته تا مذاکره برای عقد یک قرارداد کاری یا تجاری را در برگرفته است.
از اینروی باید گفت وسعت این اصطلاح به قدری گسترده است که بعضا کلیه فعالیت‌های روزانه و حتی شبانه روزی ما را درگیر خودش کرده است لذا بهتر است که با اصول آن نیز آشنا بشویم.
نیاز به تعامل
همانطور که عنوان شد نیاز به تعامل در وجود بشر، او را برای یادگیری اصول و فنون مذاکره به معنای فراگیری شیوه درست مکالمه و برقراری ارتباط و البته انتقال پیام ترغیب می کند. انسان به مرور زمان میاموزد که چگونه برای درخواست نیاز و البته تامین نیاز با سایرینی که در ابتدایی ترین شکل ممکن پدر یا مادر او هستند تعامل برقرار کند و از طریق مذاکره به معنای ایجاد یک ارتباط سالم و بدون هیجان یا تنش و پرخاش که از مهارتهای کلامی و اصول مذاکره به شمار می رود برای رفع مشکل یا رفع نیاز ارتباط برقرار کند.
باید خاطر نشان کرد؛ این تعامل الزاما بری بدست آوردن دوره ثروت یا قدرت نیست بلکه تعامل میتواند اجتماعی یا خانوادگی باشد و در مرحله بعد به تعاملات وسیع تر در جامعه همچون تعامل شغلی یا حرفه ای و سیاسی یا اقتصادی برسد.
فراموش نکنید شما میتوانید یک زن خانه دار باشید یا یک دانشجوی درحال تحصیل، شما در هر شکل و موقعیتی که باشید قطعا برای رفع نیازهای اولیه خود از جمله ؛ نیاز به هم صحبت یا همراهی کردن یک دوست تا ابراز علاقه و رفع مشکل قطعا به این تعامل اجتماعی و دوستانه احتیاج خواهید داشت.
به عبارتی شما از طریق مذاکره با انسانها در حال برقراری یک تعامل دوستانه هستید تا از طریق مذاکره به معنای یک گفت و گوی دو طرفه در راستای تامین نیاز خودتان که هر کدام از موارد بالای میتواند باشد مجبور به تحمل خسارت روحی از جمله پرخاش و داد و بیداد و اهانت نشوید.
ازا ینروی باید گفت؛ ابتدایی ترین پاسخ برای آنکه چرا باید اصول و فنون مذاکره را بیاموزیم نخست بحث نیاز شما و تعامل با اطرافیان است و سپس فن برقراری ارتباط موثر و مذاکره است تا بلد باشیم که ارتباط برقرار کنیم و نتیجه یک رفع نیاز اولیه منجر به درگیری و تنش نشود.
مذاکره برای حفظ و تقویت رابطه است
یکی از ویژگی‌های ممتاز مذاکره حفظ و تقویت رابطه است. ازاینروی بیشتر عنوان می‌شود که به مذاکره گاهی نیز باید به چشم یک مهارت نگاه کرد یک مهارت فردی که از صدمه زدن به روابط دو طرف جلوگیری می کند. گاه این دو طرف صرفا میتواند دو فرد باشد و گاه این دو طرف دو طرف سازمانی هستند.
هر چند که در طول یک مذاکره چه بسا یکی از دو طرفین یا هر دو طرف خواسته یا ناخواسته از بخش‌هایی از خواسته‌های حتی مشروع خود عقب نشینی کنند تا روابط حفظ بشود.
اما فراموش نکنید مسیر مذاکره یک مسیر ساده و مستقیم نیست و در طول مذاکره اتفاق‌هایی بسیاری میافتد که ممکن است هرگز آنها را پیش بینی نکرده باشید با این حال نباید فراموش کرد که نقطه پایانی مذاکره و سرنوشت مذاکره متاثر از نقطه شروع آن است پس هم فن و اصول مذاکره را بیاموزیم و هم به نقاط شروع مذاکره حساس باشیم.
نتیجه
قدرت مذاکره را دست کم نگیرید. هیچ مشکلی با بحث و جدل حل نمی‌شود و تنها با مذاکرات دوستانه حل و رفع می‌شود. اگر می‌خواهید در یک مذاکره در هر زمینه و موضوعی موفق شوید، باید فن بیان و تن صدای خود را تقویت کنید. چرا که اگر در یک مذاکره موفق و پیروز شوید، راه موفقیت‌های دیگر هموارتر و ساده‌تر می‌شود.
به این ترتیب شما میتوانید در تجارت و زندگی شخصی و زندگی حرفهای خود روز به روز موفق شوید. فرصت را از خودتان دریغ نکنید. خجالت را کنار بگذارید و یک بار برای همیشه با قدرت و اعتماد به نفس شما سر حرف را باز کنید.
به یاد داشته باشید، مذاکره میدان جنگ نیست. آرام و خونسرد باشید. احترام طرف مقابل را حفظ کنید و برای خودتان ارزش قائل شوید.
مذاکره مثبت چیست
یک مذاکره مثبت و استاندارد باید دو سر برد باشد و طرفین باید به تصمیمات و نظرات یکدیگر احترام بگذارند. در غیر این صورت مذاکره بدون توافقی به پایان می‌رسد.
البته شما میتوانید به منظور توافق جلسات مذاکرات دیگری اجرا کنید. البته به این شرط که نکات و نظرات قدیمی خود را دور بیاندازید و نظرات و ایده‌های تازه‌ای ارائه دهید تا مشکلات‌تان حل و رفع گردد.
