چهارشنبه, 08 شهریور 1396 ساعت 07:10

خلاصه کتاب انجام کارها: هنر بهره وری بدور از استرس

نوشته شده توسط
این مورد را ارزیابی کنید
(1 رای)

نویسنده: دیوید آلن


نکات طلایی:
 مردم اغلب به کارهای بی اهمیت توجه بسیار میکنند و به کارهای بااهمیت کم توجهی میکنند.

 یک ذهن تهی از استرس واکنشی که به کارهای تازه نشان میدهد به مانند سنگریزه ای ست که به درون آب می افتد. سنگهای بزرگ موجهای بزرگ و سنگهای کوچک موجهای کوچک ایجاد میکنند.
 یک نظام سازمانی مطلوب به همه کارها واکنش مطلوب نشان میدهد.

 هر کاری را که می بایست هم اکنون و در آینده انجام دهید را در یک چارچوب منطقی محقق سازید.

 اگر میدانید کاری را باید در سیستم انجام دهید، دیگر نیاز نیست درباره اش نگران باشید.
 همه وسایل خود را درون گنجه ها، جعبه ها و سبدها جای دهید.
 از کنترلگرهای افقی برای سازماندهی هر آنچه توجهتان را به خود معطوف میکند استفاده کنید.
 از کنترلگرهای افقی برای طرح ریزی کارآمد پروژه ها بهره بگیرید.
 برای پیشبرد پروژه ها، هدف و اصول را تعریف کنید، نتایج را تجسم نمایید، هم اندیشی کنید و کارها را سازماندهی نمایید.


آنچه خواهید آموخت:
در این خلاصه، خواهید آموخت (1) چگونه بدون هیچ دلواپسی در بهره وری مهارت یابید، (2) چگونه کارها را بهینه سازی کنید، (3) 5 گام که میتوانید با آنها جریان کاری را کنترل نمایید کدامند و (4) چگونه پروژه ها را روی غلتک بیاندازید.

 

بررسی:
ذهن تهی از نگرانی پیام کتاب پرفروش دیوید آلن را تشکیل میدهد. هنگامیکه یک سنگ را درون برکه می اندازیم، اندازه موجها به اندازه سنگ ارتباط می یابد. آلن خاطرنشان میکند گستره کارها بزرگی موج نگرانی شکل گرفته در ذهن را تعیین میکند. ولی نمیتوانید در جریان یک مسیر آرام به برکه برسید. باید با ایجاد و حفظ یک نظام سازمانی دقیق آبهای ذهنتان را آرام کنید. فروش بالای این کتاب احتمالا از تاکیدش بر مسئله استرس و سطوح نوآوری نشئت میگیرد. تکنیکهای مدیریت زمانش برگ ذرین دیگریست. پیشنهاد میکنیم در مسیر زندگی بهره ورانه تان، به برگ برگ این کتاب نیز نگاهی بیاندازید.

 

 

فرای سالنامه:
بسیاری از مردم امروزه بسیار بیشتر از آنچه میتوانند پروژه می پذیرند و بنابراین سطح استرسشان فزونی می یابد. پروژه ها خودشان مسئله سازند. بسیاری از آنها به سبب تغییر پی در پی و پاره ای ابهامات از ادامه کار باز میمانند. پس، همیشه آشکار نیست کار به پایان رسیده است یا خیر. نبود مرزهای آشکار کار افزوده را بر دوش سازمانها می اندازد و گفتمانهای غیرضروری پی در پی را در بوق و کرنا میکند.
جهت تحقق کارآمد و موثر پروژه ها، می بایست به دو هدف دست یابید:
1- هر آنچه نیاز دارید را هم اکنون یا در آینده بگونه ای منطقی انجام دهید. ناگزیر نیستید به این مسائل بیاندیشید مگر آنکه آمادگیش را داشته باشید.
2- به خود نظم و ترتیب بدهید تا به تصمیم گیری های برجسته در زندگی مبادرت کنید و بتوانید تغییرات را برنامه ریزی نمایید.
احتمالا در لابلای وسائلتان یک سالنامه کامل یافت میشود ولی برای سازماندهی کافی نیست زیرا تنها بخشی اندک از آنچه ناگزیرید سازماندهی کنید را نشان میدهد. به یک نظام سازمانی همه جانبه نیاز دارید. این شرایط بویژه برای کسانی سودمندست که هر روز و هر ساعت سر در گمند و تصویری بزرگ در ذهن دارند.

 

موجهای بجا:
باید خود را در حالت ذهنی درست قرار دهید. بنابراین، تصور کنید یک ذهن به آرامی آب دارید. اگر یک سنگریزه درونش بیاندازید، آب واکنش بجایی را نشان میدهد. موجهای ایجاد شده روی سطح آب با جرم سنگریزه و نیروی تاثیرش تناسب دارند. هنگامیکه آب از این جریان تاثیر پذیرفت، به شرایط آرامش باز میگردد. تلاش کنید کارتان را هم همینگونه انجام دهید آنچنانکه به هر عنصری تک به تک توجه کنید. بر چالش ها به اندازه تمرکز نمایید نه کمتر نه بیشتر. باید تعهدات تان را بگونه ای بجا مدیریت کنید. پس، بیش از اندازه تعهد نسپارید و به استرس تان نیافزایید. این سه اصل را دنبال کنید:
1- اگر چیزی پایان نیافت، آن را از ذهن خود آزاد کنید. آن را در سیستمی جای دهید که بدان اعتماد دارید آنچنانکه بتوانید اطلاعات را رده بندی کنید و به هنگام آمادگی از آن بهره بگیرید.
2- درباره تعهدات تان روراست و شفاف باشید: باید دقیقا بدانید برای پایبندی به تعهدات چه باید بکنید.
3- هنگامیکه درباره کنشها تصمیم گرفتید، یک سیستم یادآوری را شکل دهید: یادآوریها را پیوسته مرور کنید.
برای اینکه کارآمدی این رویکرد را به بوته آزمایش بگذارید، نام پروژه یا موقعیت مربوطه را یادداشت نمایید. سپس، مواردی را بنویسید که برای پیشبردش می بایست لحاظ گردد: گامها، طرفین قرارداد و ... . تنها با تکمیل این تمرین کنترل، آسایش و تمرکز را احساس خواهید کرد.
فهرست دغدغه ها و کارها را در یک جای امن بگذارید تا ذهنتان از آن رها شود و در زمان آمادگی، به سراغش بروید.


مدیریت کنشها:
زمان محدودتان را به مدیریت کنشهایتان اختصاص دهید. در آغاز، دریابید باید چه کار کنید و چه زمانی نیاز دارید چه کاری را انجام دهید. پیش از آغاز، گامهای هر پروژه را شفاف کنید نه اینکه با افزایش مسائل، زمان بیشتری را به آنها اختصاص دهید.
اگرچه بسیاری از شرکتها بر جهت روبه پایین یعنی از نقطه ماموریت کل به هدفها و جزئیات اجرا تمرکز میکنند، بیشتر مردم به تعهدات روزمره میپردازند که نه زمان مشخص دارند و نه جایی برای نفس کشیدن میگذارند. یک نقطه آغاز مطلوب از کنترل همه مسائل سرمنشا میگیرد و سپس چشم اندازش گسترش می یابد.
تعهدات، پروژه ها و کارهایتان همگی میتوانند با کنترلهای افقی یا عمودی برنامه ریزی و مدیریت شوند.
کنترل افقی میان همه فعالیتها هماهنگی ایجاد میکند.
کنترل عمودی با کمک موضوعات و پروژ ها مانند توالی کارها اندیشه ورزی تان را راهنمایی میکند.
اگر بتوانید از کنترل افقی و عمودی بگونه ای کارآمد استفاده کنید، همه کارها سر و سامان می یابند. بنابراین، آسودگی را احساس خواهید کرد و زندگی و کارتان را کنترل میکنید.

 

مهارت در جریان کاری:
برای اینکه کنترل زندگی را در دست بگیرید، می بایست 5 مرحله را در جریان کاری پشت سر بگذارید. این 5 مرحله به شما کمک میکنند افق زندگی را مدیریت کنید آنهم با ترکیب نظامند هرآنچه توجهتان را به سمت خود معطوف میکند. این 5 مرحله اینها هستند:
1- گردآوری: میتوانید از انواع متفاوت ابزارهای گردآوری مانند یک ابزار یادداشت برداری کاغذی و الکترونیکی، دستگاه ضبط صدا یا ایمیل استفاده کنید. جهت گردآوری اطلاعات، هر آنچه در ذهنتان میگذرد را بکار گیرد و تا جای ممکن آنها را در برگه دانها جای دهید. این برگه دانها را مرتب خالی کنید: یا آنها را دور بریزید یا تغییری در آنها ایجاد نمایید.
2- پردازش: بپرسید تک تک این آیتمها چه هستند. تصمیم بگیرید میخواهید چه زمانی به آنها توجه کنید: در زمان کنونی میخواهید به آنها بپردازید یا در آینده. اگر در زمان کنونی، آنها را لحاظ میکنید تصمیم بگیرید خودتان آنها را انجام میدهید یا انجامشان را به شخصی دیگر می سپارید.
3- سازماندهی: یک سیستم سازماندهی را ایجاد کنید. یه عنوان مثال، آیتمهای کنش ناپذیر را در مقوله زباله، کمون یا ذخیره مرجع جای دهید. اگر بناست آیتمها را انجام دهید، آنها را در مقوله درست مانند فهرست پروژه ها، طرحهای پروژه، سالنامه، یادآوری بگذارید. یک شیوه فیزیکی را برای گنجاندن هر یک از این مقوله های سازمانی مانند سبد، دفترچه یادداشت یا سیستم فایلها بکار گیرید.
4- مرور: برای مرور هفتگی، زمانی را تعیین کنید. همه کنشها و گزینه های شناسایی شده را از نظر بگذرانید. در این زمان، همه داشته ها را پردازش نمایید، سیستم تان را مرور کنید و فهرستهایتان را به روز رسانی نمایید. اینگونه احساس میکنید همه چیز آرام و کاملست.
5- انجام: از این چهار معیار برای انتخاب آنچه انجام می دهید استفاده نمایید. نخست، بافتار را در نظر بگیرید: موقعیتی که در آن جای دارید یا ابزارهایی که برای انجام کار به آنها نیاز پیدا میکنید (مانند کامپیوتر شخصی در خانه). دوم، بررسی کنید آیا برای رسیدگی به همه چیز زمان دارید. سوم، از خود بپرسید آیا از توان فیزیکی و دهنی کافی برخوردار هستید یا خیر. چهارم، الویتها را تعیین کنید. اگر بافتار، زمان و انرژی بجا را دارایید، کدام یک در این بین از اهمیت بیشتر برخوردارند؟

 

برنامه ریزی پروژه:
جهت آغاز موفقیت آمیز پروژه، از 5 فاز برنامه ریزی بهره بگیرید. این گامها مولفه عمودی مدیریت بهره وری را تشکیل میدهند. این گامها شیوه اندیشه ناآگاهانه و برنامه ریزی به هنگام تکمیل یک کار کم و بیش آسان را به نمایش میگذارند. با این همه، انبوه مردم این گامها را آگاهانه دنبال نمی کنند. بدین سبب، برنامه ریزی طبیعی و غیررسمی اغلب به نتایج بهتر می انجامد. برنامه ریزی طبیعی نوعی از فرآیند اندیشه به هنگام انجام کارها مانند لباس پوشیدن، ناهار خوردن یا یک گفتگوی ساده را بازتاب میدهد. ضرورتا 5 گام برمیداریم:
1- تعریف هدف و اصول: آنچه براتان کارسازست را تعریف کنید، کانون توجهتان را روشن کنید و منابع و انگیزتان را با شرایط کاری همسو گردانید.
2- بینش سازی درباره نتایج: کانون توجهی را ایجاد میکنیم که به ما کمک میکند ایده ها و الگوهای فکری را تولید کنیم. با این شفافیت میتوانیم نتایج مطلوبمان را تصور کنیم و به نتیجه موفقیت آمیز برسیم.
3- هماندیشی: جهت بررسی چندین ایده، از ابزارهایی (مانند نقشه ذهنی و توالی تصویری در ذهن) استفاده کنید که به شما کمک میکنید گزینه هایی را بیابید. یا ایده ها را یادداشت کنید. ذهن خود را باز کنید: نه داوری کنید نه ایراد بگیرید. بر کمیت تاکید کنید نه بر کیفیت. میتوانید این ایده ها را در آینده آنالیز و سازماندهی کنید.
4- سازماندهی: قطعات بااهمیت پروژه تان را شناسایی نمایید و آنها را بر حسب مولفه ها، فرآیندها یا الویتهای گوناگون رده بندی نمایید.
5- شناسایی کنشهای آینده: گام بعد در این پروژه و برنامه ریزی آینده را انتخاب نمایید. کارهایی را لحاظ کنید که چشم براهید دیگران آن را کامل کنند.

بهره وری دور از استرس:
اکنون این اصول پایه را در قالب گامهای زیر جامه عمل بپوشانید:
زمان، فضا و ابزارها را تعیین کنید:
یک برهه زمانی را ایجاد کنید و یک جایگاه کاری با فضا، مبلمان و ابزارهای ضروری را آماده سازید. نیاز به یک سطح جهت نوشتن دارید و اتاقی می خواهید که دارای قفسه باشد. شاید بخواهید دستگاه فکس، پرینتر و دستگاههای دیگر را نیر نصب نمایید. اگر در محیط بیرون از خانه، دفتر دارید، باز هم فضایی از خانه را به محیطی شبیه محیط دفتر درآورید. ابزارهایتان اقلام هر روزه مانند سازمانگر و سالنامه، پوشه های کاری، نوار اسکاچ، کش و یادداشتهای چسبان هستند.
وسائلتان را گردآوری کنید یا بدست آورید: برای انجام این گام، چند ساعت زمان بگذارید. کار را با یافتن چیزهایی آغاز کنید که کامل نیستند. آنها را در جعبه بگذارید. ابزارها، ارجاعات، وسائل دکوری و دستگاهها را در جایشان بگذارید. اگر چیزی که نیاز دارید بسیار بزرگست و در قفسه یا گنجه جای نمیگیرد، بر روی تکه ای کاغذ نامش را بنویسید تا نمایانگر همان وسیله باشد. وسائل را درون دراورها، کابینتها، قفسه ها و گنجه ها مرتب کنید. فهرستی از آیتمهای ناقص مانند فهرستی از پروژه هایی که باید آغاز شوند، پروژه هایی که آغاز شدند ولی پایان نیافتند، تعهداتی که باید تحقق یابند، محدودیتهای مالی، ارتباطهایی که باید انجام گیرند و سمینارهای آموزشی که باید برگزار شوند را تهیه کنید.
محتوای جعبه ها را پردازش کنید: هر آنچه نیاز ندارید را کنار بگذارید، هر کاری را که میتوانید در دو دقیق انجام دهید تمام کنید، انجام هر آنچه میخواهید را به فرد دیگر واگذار کنید، کارهای آینده را یادآوری نمایید و پروژه های بزرگتر را شناسایی کنید. برای اثربخشی کار، آیتمهای بالایی را نخست پردازش نمایید، هر بار به یک آیتم بپردازید و هرگز چیزی را به جعبه ها بازنگردانید.
از گامها و ابزارهای سازماندهی برای کمک به این فرآیند بهره بگیرید: فهرستها و رده بندیهایی از چیزهایی را که میخواهید سازماندهی کنید ایجاد نمایید. از پوشه های دیجیتال و کاغذی جهت انجام این کار کمک بگیرید.
بهترین انتخابها را انجام دهید: اکنون که سازمان یافتید، آنچه در ادامه باید انجام دهید را بر اساس بافتار پروژه، زمان و انرژی و الویتها تعیین کنید.

 

درباره نویسنده:
دیوید آلن رئیس شرکت دیوید آلن در زمینه مشاوره مدیریتی، تربیت اجرایی و آموزشگری بیش از 20 سال تجربه آموخته است. بویژه توانست پژوهشهایی را بر روی بهره وری انجام دهد. وی در انبوهی از سازمانها ماننداوراکل، بین، میو وی سی و بانک جهانی به ایفای نقش پرداخت. وی اصول بهره وری را نیز در روزنامه و مجلاتی چون فست کامپنی، فورچون و لس آنجلس تایمز به رشته نگارش درآورده است.

خواندن 101 دفعه آخرین ویرایش در شنبه, 11 شهریور 1396 ساعت 07:41