چرا کارمندان به وظایف خود به درستی عمل نمی کنند؟ (2)

پیش از تربیت: آنالیز پیش از آموزش

پنج گام موثر جهت مدیریت رفتاری و شیوه تربیت کارمندان وجود دارد. این مهارت را بیاموزید، انجام دهید و قوام بخشید. پیش از تربیت، مسئله را آنالیز کنید. آنچه بر اهمال تاثیر می گذارد را تعیین نمایید. هر گونه پیش داوری، دیدگاه و فرضیات را کناری بگذارید. دلایل مسئله را کنکاش کنید. سپس، این 5 گام را دنبال کنید:

گام 1:

بگذارید کارمندان به این نتیجه برسند که مسئله ای وجود دارد. در برهه ای از زمان، از آنها بپرسید: آیا می دانید چرا اینجا هستید؟ با این پرسش، تربیت روی غلتک می افتد. به یاد داشته باشید جلسه تربیتی گفتمان است نه یک سخنرانی. پرسش هایی را مطرح نمایید تا بتوانید به کارمندان کمک کنید نتیجه گیری کنند در جایی از کار مسئله وجود دارد. اینگونه نیمی از مسیر تربیت را پیموده اید. تا زمانی که کارمندان مسئله را نپذیرند، رفتارشان تغییر نمی یابد.

گام 1 کامل نمی شود مگر اینکه از زبان کارمندانتان بشنوید که درباره مسئله با صدای رسا سخن می گویند. اگر کارمندان باز هم نپذیرفتند، از آنها بخواهید مواردی از اهمال را فهرست کنند. از آنها بپرسید: هنگامیکه این کار را انجام می دهید، چه روی می دهد؟هنگامیکه کارمندان مسائل را پذیرفتند، از آنها بپرسید: اگر این کار را ادامه دادید، باید چکار کنم؟ همه نتایج را تا آنجا که می توانید فهرست کنید. به کارمندان یادآوری کنید می توانند رفتارشان را کنترل کنند. ولی تصمیم هایشان گزینه هایشان را محدود می کند. هنگامیکه کارمندان مسئله را پذیرفتند، به سراغ گام دوم بروید.

3 نشانه که باید در زندگی تان تغییری ایجاد کنید
بخوانید

گام 2:

شما و کارمندتان فکرتان را روی هم بگذارید تا بتوانید راه حل های احتمالی را بیابید. بگویید: چه خوب که شما هم به مسئله پی بردید. اکنون باید برای حل مسئله چه کنیم؟ پرسش هایی را مطرح کنید تا بتوانید همه راه حل های احتمالی را فهرست نمایید. شتاب نکنید. این گام یک جاده دو طرفه را می طلبد. کارمندان تا جای ممکن می توانند ایده های انبوه را فهرست نمایند. هنوز راه حل ها را آنالیز نکنید. تنها آنها را یادداشت کنید.

Why Employees Don't Do what They're Supposed to Do and what to Do about it

گام 3:

کارهای ویژه و درمانبخش را پیشنهاد دهید. پس از آنکه این راه حل ها را فهرست کردید، بپرسید: چگونه می خواهید مسئله را برطرف سازید؟. سپس، سکوت کنید. این نکته مهم است. سکوت می تواند معذب کننده باشد. پس، مدیران اغلب خودشان پا در میان می گذارند و به کارمندان می گویند چه باید بکنند. این کار را نکنید. بگذارید سکوت ادامه یابد تا اینکه خود کارمندان دهان باز کنند. کاری کنید کارمندان به شما بگویند برای حل مسئله چه می خواهند بکنند. اگر کسی نجوا می کند آنچه گفتی را انجام می دهم، از وی بپرسید ایده اش چیست. هنگامیکه کارمندان کاری را انتخاب نمود، از وی بپرسید چه زمانی کارش را آغاز می کند. یک تعهد خاص ایجاد کنید. بشنوید کارمندان تغییر را متعهد می شوند، آن را باز می شناسند و یک زمان آغازین را برایش تعیین می کنند. از کارمندان برای نشستی که با شما داشته اند سپاسگزاری کنید. زمان نشست های دیگر را نیز تعیین نمایید.

آشنایی با 7 اصل اخلاقی مهم در مدیریت موفق یک سازمان منسجم
بخوانید

گام 4:

همگام با کارمند پیش روید. هنگامیکه کارمندان رفتارهای مسئله سازشان را مشخص نمودند، از تلاششان سپاسگزاری کنید و بگویید: پیشرفت را می بینم و به خاطر آن سپاسگزارم. در هر وقفه زمانی، بهبود کارهایش را زیر ذره بین بگذارید. اگر چنین نکنید، کارمندان باور می کنند هرگز به تغییر نیازی نیست. اگر تغییر روی ندهد، اوضاع بهبود نمی یابد. نادیده انگاری عملکرد مداوم نامطلوب جایگاهتان را سست می کند و رفتار منفی را گسترش می دهد. هنگامیکه کارمندان به تعهدپذیری شان ادامه نمی دهند، از آنها بپرسید آیا به کمک نیاز دارند یا خیر. به یاد داشته باشید هدف از تداوم نظارت، تعیین نمره نیست بلکه تغییر نمره است. انتظارات تان را شفاف کنید، موانع را برطرف سازید یا هر پرسشی را جهت کمک به کامیابی کارمندان پاسخ دهید. شغل اصلی شما همین است. نیازی ندارید گام 3 را تکرار کنید. اگر کارمندتان هنوز تغییر نیافت، تنها راه چاره برکناریش می باشد.

گام 5:

پیشرفت و توسعه را فزونی بخشید. این کار ضرورت دارد اگر می خواهید تغییر عملکرد تداوم یابد. افراد رفتارهایی را تکرار می کنند که بگونه ای مثبت فزونی می یابد. بازخورد مداوم –هر چند در وقفه های بیشتر- سبب می شود کارمندان روی غلتک بیفتند. به یاد داشته باشید نمی توانیم از کسی بیش از اندازه سپاسگزاری کنیم. هنگامیکه می بینید کسی کار مثبتی را انجام می دهد، بیدرنگ از وی سپاسگزاری کنید. منتظر نمانید. ستایش مثبت، خاص و صادقانه را ابراز نمایید. در این بین، تفاوت را احساس خواهید نمود.

7 عنصر لازم و اساسی برای دستیابی به موفقیت
بخوانید

نکات طلایی:

  • تربیت یک مهارت یادگیریست. بیشتر مدیران هرگز دقیقا نمی آموزند چگونه افراد و ادارات منابع انسانی را مدیریت کنند.
  • مدیران باورهای اشتباه را درباره کارمندان شان در ذهن می پرورانند که ویرانگرست و آنها را از کامیابی باز می دارد.
  • هنگامیکه کار ناکام بماند، مدیر هم ناکام می ماند. باید به کارمندان کمک کنید به موفقیت برسند.
  • بسیاری از مدیران کارمندانشان را برای عملکرد سازمان پاسخگو می دانند در حالیکه به آنها نمی گویند چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهند.
  • یک مدیر باید بر تعدیل رفتار تمرکز کند نه اینکه نقش روانشناس را بازی کند.
  • جهت پدیدارسازی رفتار مطلوب، پیامدهای مثبت و منفی بجا را ایجاد نمایید.
  • ارتباط موثر به معنای ارائه اطلاعات به افراد نیست. بلکه در سایه ارتباط موثر، افراد می اندیشند شما چه می خواهید و خودشان را با آن سازگار می کنند.
  • بازخورد متناوب و خاص به کارمندان انگیزه و ابزار می دهد.
  • نخستین گام در تربیت تعیین این نکته است که چه چیز بر عملکرد ضعیف تاثیر می گذارد.
  • تربیت رو در رو یک گفتمان و هماندیشی دوسویه است نه یک سخنرانی یک طرفه.

ثبت ديدگاه