دستور العمل های حرفه ای برای نحوه برگزاری جلسات کسب و کار

در هر حرفه و کسب و کاری که فعالیت کنید می‌ دانید که داشتن جلسات خوب و مولد راهگشای بسیاری از مشکلات مالی و غیرمالی شماست. در این نوشتار هفت قاعده پیشنهاد می‌ شود که لازم است در جلسات کاری رعایت کنید.

چند وقت پیش، در یک جلسه با یک مشتری بالقوه، خودم و دیگران متعجب شدیم. مدت زمان کوتاهی بعد از این‌ که یکی از مدیران اجرایی نمایندگی تبلیغاتی شرکت ما، شروع به صحبت کرد و در مسیر مناسبی در ارائه‌ی مفاد تبلیغاتی خود بود، از جای خودم بلند شدم، به سمت صندلی وی رفتم و صفحه‌ی لپ تاپ وی را بستم.

در حالی که متوجه‌ی خروج انرژی از فضای جلسه بودم، توضیح دادم که اگرچه ۲۰ موردکاوی مناسب از مشتریان در اختیار دارم که مایلم ارائه کنم، ولی می خواهم حرکت سریع‌ تری به سوی جلو داشته باشم. روش بهتر برای اثبات این امر، به غیر از تغییر رویکرد در جلسات معرفی چیست؟ با این توضیح، در واقع دستور جلسه را در سطل آشغال پرت کرده‌ بودم. در حالی که برنامه‌ای نداشتم که این گرد‌همایی را خراب‌ کنم، از آنچه بعداً اتفاق افتاد خوشحال بودم. ما مکالمه‌ی مناسبی درباره‌ی اهداف و چالش‌ های مشتری بالقوه‌ی و تخصص‌ های خود داشتیم. آنچه به عنوان یک ارائه‌ی رایانه‌ ای شروع شده بود، تبدیل به مباحثه‌ی رو در روی تعاملی شد. آن مشتری بالقوه، اکنون یکی از مشتریان اصلی شرکت ما است.

بازاریابی حسی (Sensory marketing) چیست و چه تاثیری بر میزان فروش دارد؟
بخوانید

مطمئناً گروه من از این حرکت من شگفت‌زده شدند و من بعداً از آن‌ها عذرخواهی کردم. اما وقتی بحث از جلسات می‌ شود، مایلم جلسات کوتاه، تعاملی، و مولد باشند. در زیر، هفت قاعده پیشنهاد می‌ شود که لازم است در جلسات کسب و کار رعایت شوند:

۱ . سر وقت شروع کنید

اگر باید پنج نفر در یک اتاق کنفرانس در ساعت ۱۰ صبح گرد هم ‌آیند، نباید ۵ دقیقه برای یک فرد مزاحم منتظر بمانید. درب اتاق را ببندید و جلسه را شروع کنید. منتظر ماندن برای افرادی که تاخیر دارند، تنها قدرت آن‌ ها را تقویت می‌ کند. اگر این کار را انجام دهید، احتمال تکرار رفتار افرادی که دیر می‌ رسند، و باعث ناراحتی سایرین می‌ شوند، کاهش می‌ یابد.

۲. اهداف خود را بیان کنید

به آنچه در ابتدای جلسه تصمیم می‌ گیرید یا می‌ خواهید به آن دست یابید، توجه کنید. اگر دستور جلسه‌ای وجود دارد، آن را کوتاه کنید تا اهداف در قالب دستور جلسه‌ی طولانی و بیش از حد مفصل، تعریف نشود.

۳. تعداد افراد را محدود کنید

تا آنجایی که می توانید تلاش کنید تا جلسات را به پنج تا هفت نفر در صورت امکان محدود کنید. وقتی گروه بزرگ‌ تر می‌ شود، تعدادی از شرکت‌ کنندگان، تبدیل به تماشاگر می‌ شوند.

داستان موفقیت و چالشهای شرکت هیلتی(HILTI) رهبر بازار جهانی ابزار آلات صنعتی
بخوانید

Professional rules for conducting business meetings

۴. جلسات را کوتاه کنید

اغلب، میزان زمانی که برنامه‌ ریزی می‌ کنید تا یک اقدام را عملی کنید، مدت زمانی است که در واقع برای اجرای آن عمل ضرورت دارد. به نظر می‌ رسد که یک ساعت به شکل پیش فرض، برای عملی کردن یک اقدام مناسب باشد. ۱۵ تا ۳۰ دقیقه نیز می‌ تواند به عنوان وقت اضافی در نظر گرفته شود.

۵. از تمام شرکت‌ کنندگان بخواهید به اهداف جلسات کمک کنند

در شرکت ما، اگر در جلسات صحبت نکنید، مجدداً به جلسات دعوت نخواهید شد. تعامل و به اشتراک‌گذاری ایده‌ ها ضرورت دارند.

۶. قواعد جدیدی را برای ارائه نکات ضروری وضع کنید

وقتی به ارائه‌ی بصری نیاز باشد، چند رهنمود در این‌ باره وجود دارد. از تصاویر بیشتر از کلمات استفاده کنید (قاعده‌ای در شبکه اجتماعی توئیتر وجود دارد که اجازه ورود بیش از ۱۴۰ کلمه را به کاربر نمی‌ دهد، مایلم از این قاعده الهام بگیرم). در نهایت، خلاصه‌ای از تصمیمات داریم و اکنون نوبت گام بعدی است).

۷. جلسه را به بیرون از اتاق کنفرانس منتقل کنید

وقتی یک گروه کوچک گرد ‌هم‌ می‌ آیند، تمایل داریم تا جلسه را به بیرون از اتاق مذاکره انتقال دهیم. گاهی قدم می‌ زنیم یا جایی در بیرون برای نشستن پیدا می‌ کنیم. از نظر من، اتاق کنفرانس، حتی اتاقی که بسیار شیک باشد، افراد را در فضای کلاس درس قرار می‌ دهد. رویکرد متحرک برای جلسات، ایده‌ ها را جاری می‌ سازد. وقتی در جایی گیر کرده‌ باشیم یا بی حرکت‌ باشیم، آماده‌ی تغییر موضوع، رها کردن دستور جلسه یا حتی خاتمه‌ی جلسه خواهیم بود.

بهترین ساعت در طول روز برای انجام کارها چه زمانی است؟
بخوانید

1397/3/8 11:51:08 خرداد 8ام, 1397|مدیریت موفق, مقالات|بدون ديدگاه

ثبت ديدگاه