خلاصه کتاب انجام کارها، هنر بهره وری به دور از استرس (1)

دیوید آلن رئیس شرکت دیوید آلن در زمینه مشاوره مدیریتی، تربیت اجرایی و آموزشگری بیش از 20 سال تجربه آموخته است. بویژه توانست پژوهشهایی را بر روی بهره وری انجام دهد. وی در انبوهی از سازمانها مانند اوراکل، بین، میو وی سی و بانک جهانی به ایفای نقش پرداخت. وی اصول بهره وری را نیز در روزنامه و مجلاتی چون فست کامپنی، فورچون و لس آنجلس تایمز به رشته نگارش درآورده است.

در این خلاصه، خواهید آموخت:

  1. چگونه بدون هیچ استرسی در بهره وری مهارت یابید
  2. چگونه کارها را بهینه سازی کنید
  3. 5 گام که می توانید با آنها جریان کاری را کنترل نمایید
  4. چگونه پروژه ها را روی غلتک بیاندازید

ذهن تهی از نگرانی پیام کتاب پرفروش دیوید آلن را تشکیل می دهد. هنگامیکه یک سنگ را درون برکه می اندازیم، اندازه موج ها به اندازه سنگ ارتباط می یابد. آلن خاطر نشان می کند گستره کارها بزرگی موج نگرانی شکل گرفته در ذهن را تعیین می کند. ولی نمی توانید در جریان یک مسیر آرام به برکه برسید. باید با ایجاد و حفظ یک نظام سازمانی دقیق آب های ذهنتان را آرام کنید. فروش بالای این کتاب احتمالا از تاکیدش بر مسئله استرس و سطوح نوآوری نشئت می گیرد. تکنیک های مدیریت زمانش برگ زرین دیگریست. پیشنهاد می کنیم در مسیر زندگی تان، به برگ برگ این کتاب نیز نگاهی بیاندازید.

مشغله زیاد

بسیاری از مردم، امروزه بسیار بیشتر از آنچه می توانند پروژه می پذیرند و بنابراین سطح استرس شان فزونی می یابد. پروژه ها خودشان مسئله سازند. بسیاری از آنها به سبب تغییر پی در پی و پاره ای ابهامات از ادامه کار باز می مانند. پس، همیشه آشکار نیست کار به پایان رسیده است یا خیر. نبود مرزهای آشکار کار افزوده را بر دوش سازمان ها می اندازد و گفتمان های غیرضروری پی در پی را در بوق و کرنا می کند.

 

جهت تحقق کارآمد و موثر پروژه ها، می بایست به دو هدف دست یابید:

1. هر آنچه نیاز دارید را هم اکنون یا در آینده بگونه ای منطقی انجام دهید. ناگزیر نیستید به این مسائل بیاندیشید مگر آنکه آمادگیش را داشته باشید.
2. به خود نظم و ترتیب بدهید تا به تصمیم گیری های برجسته در زندگی مبادرت کنید و بتوانید تغییرات را برنامه ریزی نمایید.

زندگینامه ری کراک موسس مک دونالد
بخوانید

احتمالا در لابلای وسائل تان یک سالنامه کامل یافت می شود ولی برای سازماندهی کافی نیست زیرا تنها بخشی اندک از آنچه ناگزیرید سازماندهی کنید را نشان می دهد. به یک نظام سازمانی همه جانبه نیاز دارید. این شرایط بویژه برای کسانی سودمندست که هر روز و هر ساعت سر در گمند و تصویری بزرگ در ذهن دارند.

موج های بجا

باید خود را در حالت ذهنی درست قرار دهید. بنابراین، تصور کنید یک ذهن به آرامی آب دارید. اگر یک سنگریزه درونش بیاندازید، آب واکنش بجایی را نشان می دهد. موج های ایجاد شده روی سطح آب با جرم سنگریزه و نیروی تاثیرش تناسب دارند. هنگامی که آب از این جریان تاثیر پذیرفت، به شرایط آرامش باز می گردد.

تلاش کنید کارتان را هم همین گونه انجام دهید آنچنان که به هر عنصری تک به تک توجه کنید. بر چالش ها به اندازه تمرکز نمایید نه کمتر نه بیشتر. باید تعهدات تان را بگونه ای بجا مدیریت کنید. پس، بیش از اندازه تعهد نسپارید و به استرس تان نیافزایید. این سه اصل را دنبال کنید:

1. اگر چیزی پایان نیافت، آن را از ذهن خود آزاد کنید. آن را در سیستمی جای دهید که بدان اعتماد دارید آنچنان که بتوانید اطلاعات را رده بندی کنید و به هنگام آمادگی از آن بهره بگیرید.
2. درباره تعهدات تان روراست و شفاف باشید. باید دقیقا بدانید برای پایبندی به تعهدات چه باید بکنید.
3. هنگامی که درباره کنش ها تصمیم گرفتید، یک سیستم یادآوری را شکل دهید. یادآوری ها را پیوسته مرور کنید.

برای اینکه کارآمدی این رویکرد را به بوته آزمایش بگذارید، نام پروژه یا موقعیت مربوطه را یادداشت نمایید. سپس، مواردی را بنویسید که برای پیشبردش می بایست لحاظ گردد: گامها، طرفین قرارداد و … . تنها با تکمیل این تمرین کنترل، آسایش و تمرکز را احساس خواهید کرد. فهرست دغدغه ها و کارها را در یک جای امن بگذارید تا ذهنتان از آن رها شود و در زمان آمادگی، به سراغش بروید.

Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity

مدیریت کنش ها

زمان محدودتان را به مدیریت کنش هایتان اختصاص دهید. در آغاز، دریابید باید چه کار کنید و چه زمانی نیاز دارید چه کاری را انجام دهید. پیش از آغاز، گام های هر پروژه را شفاف کنید نه اینکه با افزایش مسائل، زمان بیشتری را به آنها اختصاص دهید.
اگرچه بسیاری از شرکت ها بر جهت رو به پایین یعنی از نقطه ماموریت کل به هدف ها و جزئیات اجرا تمرکز می کنند، بیشتر مردم به تعهدات روزمره می پردازند که نه زمان مشخص دارند و نه جایی برای نفس کشیدن می گذارند. یک نقطه آغاز مطلوب از کنترل همه مسائل سرمنشا می گیرد و سپس چشم اندازش گسترش می یابد.

  • تعهدات، پروژه ها و کارهایتان همگی می توانند با کنترل های افقی یا عمودی برنامه ریزی و مدیریت شوند.
  • کنترل افقی میان همه فعالیت ها هماهنگی ایجاد می کند.
  • کنترل عمودی با کمک موضوعات و پروژه ها مانند توالی کارها اندیشه ورزی تان را راهنمایی می کند.
  • اگر بتوانید از کنترل افقی و عمودی بگونه ای کارآمد استفاده کنید، همه کارها سر و سامان می یابند. بنابراین، آسودگی را احساس خواهید کرد و زندگی و کارتان را کنترل می کنید.
4 گام آسان برای از بین بردن تردید و تعلل در تصمیم گیری
بخوانید

مهارت در جریان کاری

برای اینکه کنترل زندگی را در دست بگیرید، می بایست 5 مرحله را در جریان کاری پشت سر بگذارید. این 5 مرحله به شما کمک می کنند افق زندگی را مدیریت کنید آنهم با ترکیب نظامند هرآنچه توجهتان را به سمت خود معطوف می کند. این 5 مرحله این ها هستند:

1. گردآوری

می توانید از انواع متفاوت ابزارهای گردآوری مانند یک ابزار یادداشت برداری کاغذی و الکترونیکی، دستگاه ضبط صدا یا ایمیل استفاده کنید. جهت گردآوری اطلاعات، هر آنچه در ذهنتان می گذرد را بکار گیرد و تا جای ممکن آنها را در برگه دانها جای دهید. این برگه دانها را مرتب خالی کنید. یا آنها را دور بریزید یا تغییری در آنها ایجاد نمایید.

2. پردازش

بپرسید تک تک این آیتم ها چه هستند. تصمیم بگیرید می خواهید چه زمانی به آنها توجه کنید: در زمان کنونی می خواهید به آنها بپردازید یا در آینده. اگر در زمان کنونی، آنها را لحاظ می کنید تصمیم بگیرید خودتان آنها را انجام می دهید یا انجامشان را به شخصی دیگر می سپارید.

3. سازماندهی

یک سیستم سازماندهی را ایجاد کنید. یه عنوان مثال، آیتم های کنش ناپذیر را در مقوله زباله، کمون یا ذخیره مرجع جای دهید. اگر بناست آیتم ها را انجام دهید، آنها را در مقوله درست مانند فهرست پروژه ها، طرح های پروژه، سالنامه، یادآوری بگذارید. یک شیوه فیزیکی را برای گنجاندن هر یک از این مقوله های سازمانی مانند سبد، دفترچه یادداشت یا سیستم فایل ها بکار گیرید.

چرا برخی از افراد اغلب بی قرار و کم‌ حوصله‌ اند؟
بخوانید

4. مرور

برای مرور هفتگی، زمانی را تعیین کنید. همه کنش ها و گزینه های شناسایی شده را از نظر بگذرانید. در این زمان، همه داشته ها را پردازش نمایید، سیستم تان را مرور کنید و فهرست هایتان را به روز رسانی نمایید. اینگونه احساس می کنید همه چیز آرام و کاملست.

5. انجام

از این چهار معیار برای انتخاب آنچه انجام می دهید استفاده نمایید:

1. نخست، بافتار را در نظر بگیرید: موقعیتی که در آن جای دارید یا ابزارهایی که برای انجام کار به آنها نیاز پیدا می کنید (مانند کامپیوتر شخصی در خانه).

2. دوم، بررسی کنید آیا برای رسیدگی به همه چیز زمان دارید.

3. سوم، از خود بپرسید آیا از توان فیزیکی و ذهنی کافی برخوردار هستید یا خیر.

4. چهارم، الویت ها را تعیین کنید. اگر بافتار، زمان و انرژی بجا را دارایید، کدام یک در این بین از اهمیت بیشتر برخوردارند؟

 

برای ادامه مطلب در مقاله بعدی با ما همراه باشید…

ما به دور از استرس و به هنگام آرامش می توانیم بی دردسر کارهای خود را با بازدهی بالاتری انجام دهیم و به هنگام رویایی با مشکلات، راه حل های مناسبی برای آنان پیدا نماییم. می توان برای مقابله با استرس و مدیریت آن از راهکارهای ارائه شده در مطالب فوق بهره بگیریم. انسان های موفق هم مطمئناً در موقعیت های مختلف زندگی خود، استرس داشته اند ولی با انجام روش ها و راهکارهایی مثل موارد فوق توانسته اند بر آن غلبه و آرامش خود را حفظ نمایند.

استاد احمد محمدی، مدرس، مشاور و سخنران انگیزشی، در سمینار موفقیت مهارت هایی که افراد موفق با داشتن آن ها به موفقیت و اهداف خود دست یافته اند از جمله مهارت حفظ آرامش درونی و غلبه بر استرس در شرایط سخت را به شما تدریس خواهند نمود. پیشنهاد می کنم برای یادگیری و آگاهی از این مهارت ها و شیوه های تقویت آنان در خود، با مراجعه به لینک زیر در این سمینار شاد و انگیزشی شرکت نمایید.

سمینار بزرگ موفقیت – استاد احمد محمدی

ثبت ديدگاه