به جای سخت کار کردن، راندمان کاریتان را بالا ببرید

برایان زنگ (Brian Zeng) مالک Ponbee.com است. او روحیه‌ی کارآفرینی دارد. برایان قصد دارد دیدگاه خود را در مورد مجموعه‌ای از موضوعات مربوط به کسب و کار، تجارت الکترونیک، بازاریابی دیجیتال و کارآفرینی در Ponbee  به اشتراک بگذارد.

بیشتر مردم فکر می‌کنند سخت کار کردن به معنای سراسیمه دویدن از سر کاری به کار دیگر است و آنها با این روش در مدت کوتاهی به موفقیت می‌رسند، ولی این تصور اشتباه محض است. در واقع، مدیریت زمان به معنای پر مشغله بودن نیست؛ بلکه به معنای ساده سازی زندگی شخصی و حرفه ای‌تان، با حداقل استرس و  رعایت نظم و سازماندهی‌های لازم است. به عبارت دیگر، شما باید این توانایی را داشته باشید که تعهدات خود را به گونه‌ای تنظیم کنید تا حتی زمانی که مشغله‌ی زیادی دارید، بتوانید وقتی را به علایق خود اختصاص دهید. پیاده سازی این 10 نکته، باعث افزایش راندمان کاریتان می شود و به شما کمک می‌کند نظم بیشتری داشته باشید:

1. روزتان را برنامه‌ریزی کنید

وقتی که می‌توانید تنها با صرف چند دقیقه، کل روز را برنامه‌ریزی کنید، چرا تمام روز درحال فکر کردن به فعالیت بعدی باشید؟ می‌توانید از شب قبل یا صبح همان روز، برنامه‌ریزی‌تان را انجام دهید. صرفا 15 دقیقه از زمان‌تان را به نوشتن لیستی از وظایف مهم اختصاص دهید؛ این 15 دقیقه می‌تواند در پایان روز و قبل از ترک دفتر کار ، و یا صبح زود و قبل از رفتن به محل کارتان باشد. به هرحال، از نظر برخی از افراد، برنامه‌ریزی از شب قبل بسیار ساده‌تر از انجام این کار در صبح همان روز است.

2. کارهای روتین را به عادت تبدیل کنید

روال کارهای روزانه‌ی شما شامل چند فعالیت است، که می‌تواند انجام چند تمرین ورزشی صبحگاهی باشد، یا آب دادن به گلدانها؛ پس چرا با ایجاد همبستگی لازم، آنها را به عادات تبدیل نکنیم؟ به این وظایف به چشم برنامه‌های کامپیوتری نگاه کنید که به شما کمک می‌کنند فعالیت‌های خاصی را موثرتر و بدون درگیر کردن ذهن و به طور خودکار انجام دهید. نتیجه اینکه، شما دیگر مجبور به استفاده از یادآور یا محاسبه‌ی زمان صرف شده برای فعالیت‌های بی‌اهمیت نخواهید بود، که این امکان را برایتان فراهم می کند که دقت و تمرکز بیشتری برای کارهای مهم آن روز داشته باشید.

تقویت هوش اجتماعی برای بهبود کسب و کار و ارتقا کیفیت زندگی
بخوانید

3. از بین بردن عواملی که موجب حواس پرتی می شوند

حواس پرتی، یکی از علل شکست مدیریت زمان و کاهش راندمان کاری است. آنها ممکن است کوچک و بی‌اهمیت به نظر برسند، اما آنقدر قدرتمند هستند که باعث شوند شما حتی مهم‌ترین وظایف را هم به تاخیر بیاندازید. بنابراین، سعی کنید تا حد ممکن، از چیزهایی که باعث اتلاف وقت می‌شوند، مانند تلفن همراه یا آی پاد خود در برنامه‌ی روتین خود استفاده نکنید؛ مثلا می‌توانید در حین انجام وظایف مهم، گوشی موبایلتان را خاموش کنید و توجه‌تان را کاملا معطوف آن کار یا فعالیت کنید. داشتن تمرکز بیشتر، باعث می‌شود شما بتوانید کارتان را به موقع انجام دهید و به پایان برسانید.

4. وظایف مشابه را در یک گروه قرار دهید

به جای اینکه موارد لیست وظایفتان را جداگانه انجام دهید، می‌توانید با گروه‌بندی کارها و وظایف مشابه، زمان قابل توجهی را ذخیره کنید. به این ترتیب، سرعت عملکرد شما بیشتر می‌شود، زیرا ذهن دیگر نیازی به تمرکز بر چیزهای مختلف و تشویش ناشی از آن ندارد. شما می‌توانید از عوامل مختلف مانند افراد، مکانها، ابزار و نتایج کارها، برای طبقه بندی وظایف مرتبط با یکدیگر استفاده کنید. برای مثال، چک کردن ایمیل و حساب رسانه‌های اجتماعی می‌تواند با هم انجام شود. شما حتی می‌توانید برای وظایف مختلف، محدودیت‌های زمانی تعریف کنید، و سعی داشته باشید که بیش از زمان تعیین شده، برای آن وظیفه‌ی خاص وقت صرف نکنید.

Don’t Be Busy, Be Productive

5. از ابزار مدیریت زمان استفاده کنید

تعیین اهداف مدیریت زمان، برای عملی کردن آن کافی نیست. شما باید برای بالا بردن راندمان کاریتان از ابزارها یا نرم‌افزارهای مدیریت زمان برای شناسایی چیزهایی که وقت‌تان را می‌دزدند استفاده کنید.این حرف را از کسی که از یک تقویم دیجیتالی استفاده می‌کند بپذیرید، احتمالا اگر بفهمید روزانه چقدر از وقتتان به هدر می‌رود، شگفت‌زده خواهید شد. به هرحال شما باید زمانی را به یادگیری نحوه‌ی استفاده از این گونه ابزار اختصاص بدهید، زیرا مهارت‌های مدیریت زمان شما را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. همین امروز یک time planner بخرید، مهم نیست که کاغذی یا نسخه‌ی‌الکترونیکی باشد، هدف آسان‌تر شدن برنامه‌ریزی برای شماست.

چگونه مانند افراد موفق عادات صبحگاهی مفیدی داشته باشیم؟
بخوانید

6. نه گفتن را بیاموزید

هدف مدیریت زمان، یادگیری ایجاد تعهدات واقع‌گرایانه است. بنابراین، دفعه‌ی بعد که کسی از شما درخواستی غیر واقعی داشت، به گفتن «بله» متمایل نشوید. جواب مثبت دادن به هر درخواستی که با آن روبرو می‌شوید، شما را خسته، پر از استرس و تحریک‌پذیر می کند. به جای بهبود بازدهی، زمان زیادی صرف این خواهد شد که چطور می‌توانید از تعهدی که قولش را داده‌اید، رهایی پیدا کنید. به همین دلیل، “نه” گفتن و آموختن آن، از اهمیت زیادی برخوردار است.

7. نگران چیزهای کوچک نباشید

توجه به جزئیات ممکن است برای شما مفید باشد؛ با این حال، صرف بیش از حد زمان برای جزئیات کوچک، می‌تواند کارهای مهم‌تر را به طور قابل توجهی به تاخیر بیاندازد. اگر شما برای چیزهای کوچک زحمت زیادی بکشید، ممکن است وقت یا انرژی پرداختن به چیزهای مورد علاقه‌ی خود را از دست بدهید. علاوه بر این، احتمالا این عادت باعث آزار دوستان، اعضای خانواده و همکارانتان نیز خواهد شد. به عبارت دیگر، بهتر است بخش عمده‌ای از کارهایتان را تکمیل کنید، تا اینکه توجه و تمرکزتان را معطوف چیزهای کوچک کنید.

8. بین کارها، استراحت های کوتاه داشته باشید

با عجله از سر یک کار به کار دیگر رفتن، نه تنها تلاش‌هایتان در جهت مدیریت زمان و بالا بردن راندمان کاری تان را به خطر می‌اندازد،  بلکه تمرکز و بهره‌وری شما را نیز کاهش می‌دهد. به همین دلیل، شما در بین فعالیت‌ها به یک تنفس نیاز دارید، و می‌توانید از آنها برای رفع خستگی ذهن‌تان استفاده کنید. می‌توانید برای مدت کوتاهی پیاده روی کنید یا با دوستتان تماس بگیرید. توجه داشته باشید که کاری که انجام می‌دهید، ذهنتان را آرام کند و بتوانید بهتر بر کار یا هدفی که درحال انجامش هستید تمرکز کنید.

9. برون سپاری را بیاموزید

مسلما شما نمی‌توانید خودتان تمام مسئولیت‌ها را بر عهده بگیرید و یا بر تمام جزئیات پروژه نظارت داشته باشید. در بعضی موارد، شما باید بعضی از مسئولیت‌ها را به عهده‌ی دیگران بگذارید. اینکه مسئولیت‌هایی که قبول می‌کنید بیشتر از توانتان باشد، فقط شما را خسته و مستهلک می‌کند و در نتیجه، راندمان کاری تان پایین می‌آید. بنابراین، بهتر است هرچه زودتر تکلیف خودتان را مشخص کنید و وظایفی را که می‌توانید، به دیگران محول کنید و از بار اضافی رهایی یابید.

 5 راهکار برای شناسایی و مبارزه با بزرگ‌ترین قاتلین انگیزه در شما
بخوانید

10. شب ها خوب بخوابید

آخرین و نه کم‌اهمیت‌ترین مورد، این است که اگر برای اتمام کارتان تا نیمه شب بیدار بمانید، به نتایج بهتری نمی‌رسید و بالعکس، کمبود مداوم خواب می‌تواند منجر به ایجاد مشکلات جسمی مزمن نظیر فشار خون بالا و بیماری‌های قلبی شود. به همین دلیل، شما برای داشتن یک ذهن و جسم سالم و آماده برای بالا بردن راندمان کاری تان، به 7 تا 8 ساعت خواب نیاز دارید. به خواب به عنوان سوختی نگاه کنید که بدن شما برای کارکردن نیاز دارد، درست مانند رابطه‌ی ماشین و بنزین؛ چه اتفاقی می‌افتد اگر بنزین تمام شود؟ ماشین متوقف می‌شود. پس اگر خواب کافی نداشته باشید، بدن شما در نهایت به عملکرد مطلوبی نخواهد رسید.

 

بر خلاف باور عمومی، دویدن از یک کار به کار دیگر، راندمان کاری شما را کاهش می‌دهد و منجر به مدیریت ضعیف زمان می‌شود. شما باید وقت خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که زندگیتان شادتر و انضباط‌پذیرتر باشد. این 10 نکته‌ی آزمایش شده و مقبول، به شما کمک خواهند کرد تا وقت خود را به صورت عاقلانه و درست به‌کار ببرید. اگر روشهای بهتری برای مدیریت زمان دارید، با ما درمیان بگذارید.

گاهی اوقات فشار کاری و شرایط سخت زندگی باعث می شود تا نتوانیم آنطور که باید در شغلمان موفق ظاهر شویم اما خبر خوب این است که با برنامه ریزی درست و شناخت عوامل بازدارنده به راحتی قادر خواهید بود بر این مشکل غلبه کنید. ما در آکادمی بازار به شما می آموزیم که چگونه با برنامه ریزی درست و پیشبرد گام به گام اهداف جزو 3 درصد افراد موفق در زندگی و شغلتان باشید! برای برداشتن قدم اول می توانید در سمینار بزرگ موفقیت شرکت کرده و راه رسیدن به اهدافتان را آغاز کنید!!!

سمینار بزرگ موفقیت – استاد احمد محمدی

 

ثبت ديدگاه